Parts Intelligence
Einkauf von Ersatzteilen: das Teil kaufen, nicht nur die Bestellung
Beim Einkauf von Ersatzteilen geht es um die Teile, die deine Werke am Laufen halten, und gut wird er mit fünf Gewohnheiten: wissen, wo die Ausgaben liegen, was jedes Teil kosten sollte, wer es noch liefern kann, wie viele Lieferanten eine Teileklasse braucht, und einmal für alle Werke kaufen.
Was zum Einkauf von Ersatzteilen gehört
Der Einkauf von Ersatzteilen beschafft Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen, die die Werke am Laufen halten, im Unterschied zum Material, das ins Produkt geht. Er ist ein Teil des Ersatzteilmanagements und die sperrigste Warengruppe, die ein Einkauf betreut.
Mit dem Einkauf von Produktionsmaterial hat er wenig gemeinsam: Tausende Positionen mit kleinem Wert, ein langer Schwanz an Lieferanten, Bedarfe im Freitext („Dichtsatz für die Presse, dringend“) und Teile, deren Preis niemand prüfen kann, solange nicht klar ist, was sie genau sind. Jede Gewohnheit auf dieser Seite hängt an diesen Artikeldaten: Hersteller und Herstellerteilenummer hinter jeder Position.
Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung und Zahlung laufen im Einkaufssystem und im ERP. Hier geht es um das Teil hinter der Bestellung.
Drei Rollen teilen sich die Arbeit. Der Einkauf verantwortet Lieferanten und Preis. Der technische Einkäufer bearbeitet jeden Tag die Bedarfe. Die Instandhaltung entscheidet, welche Teile kritisch sind, und zeichnet jede Änderung an einem Teil oder seiner Bezugsquelle ab, und das kommt vor jeder Einsparung. Was dein Team als kritisch einstuft, hat Vorrang vor dem Modell. Ein Ersatzteil, ohne das die Anlage stillsteht, landet nie auf der Liste für den Bestandsabbau.
Deine Systeme bleiben. Dein ERP bleibt das führende System. Partium Agent liest die Daten aus und spielt zurück, was dein Team entscheidet.
Fünf Gewohnheiten im Einkauf von Ersatzteilen, und wo jede bricht
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Wissen, wo die Ausgaben liegen
Den Spend bis zum Teil verfolgen
Eine gute Spend-Analyse geht nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail der Einzelbestellungen. Sie zeigt, welche Teileklassen am meisten kosten, bei welchen Lieferanten sie liegen und welche Teile unter anderen Bezeichnungen immer wieder gekauft werden.
Sie bricht, wenn Ausgaben per Freitext und Kostenstelle gebucht werden. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Hydraulikzylinder, gekauft beim Maschinenbauer, bei einem Großhändler und bei drei Händlern unter fünf Bezeichnungen, erscheint als fünf Einkäufe, die nichts miteinander zu tun haben.
In Partium Cockpit beginnt der Spend beim Teil:
Sieh, wo dein Spend liegt, nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail.
Weiterlesen: Die Spend-Analyse muss bis zum Teil reichen · Zeit, den Tail Spend bei Ersatzteilen neu zu denken
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Wissen, was jedes Teil kosten sollte
Ein Vergleichspreis für jedes Teil, nicht nur für die Rahmenverträge
Rahmenverträge decken die Teile ab, die du oft kaufst. Die meisten Ersatzteile kaufst du selten, zu dem Preis, den der Lieferant nennt. Gut ist ein Vergleichspreis für jedes Teil, Preisausreißer auf einen Blick und jede Verhandlung vorbereitet mit dem, was das Teil kosten sollte.
Das bricht leise: Ein Preis wird akzeptiert, weil nichts dagegen spricht, und eine Preiserhöhung oder ein Metallzuschlag geht ungeprüft durch.
Der Vergleichswert kommt von Partium Agent. Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte – so hast du für jeden Preis, den du zahlst, einen Vergleichswert.
In Cockpit wird daraus ein Hebel:
Was jedes Teil kosten sollte, und was du sparst, wenn du genau das zahlst.
Sieh Preisausreißer, Teile, die bei zu vielen Herstellern gekauft werden, und die Lieferanten, von denen du abhängst, jeweils mit den Teilen dahinter.
Bereite jede Lieferantenverhandlung auf einer Seite vor: was du dort kaufst und was es kosten sollte.
Weiterlesen: Stahlzölle und Ersatzteilpreise: Welche Aufschläge halten und was du beim Rest tun kannst
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Wissen, wer es noch liefern kann
Den Hersteller hinter der Nummer finden
Viele Ersatzteile kaufst du beim Maschinenbauer oder bei einem Händler unter deren eigener Nummer, obwohl ein anderes Unternehmen sie hergestellt hat. Gut ist, diesen Hersteller und die weiteren Lieferanten desselben Teils zu kennen, bevor die nächste Störung kommt.
Wo das niemand weiß, ist das Teil automatisch eine Einzelquelle: Ein Lieferant bestimmt Preis und Lieferzeit, und an einem langen Liefertermin kommt niemand vorbei. Eine andere Quelle kommt erst infrage, wenn die Instandhaltung bestätigt, dass es dasselbe Teil ist, nach Hersteller und Herstellerteilenummer.
Partium Agent übernimmt die Suche:
Die Lieferantensuche findet, wer das Teil noch herstellt oder verkauft – bis zum Originalhersteller hinter der Händlernummer.
Weiterlesen: Der OEM ist oft nicht die einzige Quelle – nur die einzige, die du siehst · Lieferzeiten für Ersatzteile: Prüf die aktuelle, bevor du zusagst
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Weniger Lieferanten pro Teileklasse
Auf sauberen Daten bündeln, dann ausschreiben
Wer eine Teileklasse, zum Beispiel Hydraulikverschraubungen, auf weniger Lieferanten bündelt, hat in der Verhandlung etwas in der Hand. Eine Ausschreibung braucht dann Artikeldaten, auf die ein Lieferant ein Angebot abgeben kann: Hersteller und Herstellerteilenummer in jeder Position, Dubletten zusammengeführt. Bevor ein Lieferant geht, bestätigt die Instandhaltung, welche seiner Teile kritisch sind.
Das bricht auf zwei Arten: Der Long Tail wächst mit jedem dringenden Bedarf, und Ausschreibungen mit Kurztexten kommen mit Rückfragen statt mit Preisen zurück.
In Cockpit ist das die Lieferantenkonsolidierung:
Zeigt, bei wie vielen Lieferanten du eine Teileklasse einkaufst.
Zu viele Lieferanten für eine Teileklasse heißt: bei keinem echte Verhandlungsmacht. Cockpit zeigt, wo du bündeln kannst.
Weiterlesen: Weniger Lieferanten: Die Konsolidierung beginnt beim Hersteller jedes Teils
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Einmal kaufen, für alle Werke
Erst ins Regal des Schwesterwerks schauen, dann bestellen
Bei mehreren Werken bestellt oft jeder Einkäufer für sich, und das Teil auf der Bestellanforderung liegt vielleicht schon im Lager eines anderen Werks, unter einer anderen Nummer. Ein guter Einkauf von Ersatzteilen prüft den Bestand aller Werke, bevor eine Bestellung rausgeht, und bündelt den Bedarf einer Warengruppe über die Werke, damit er gemeinsam und zu einheitlichen Konditionen gekauft wird.
Das bricht als Bestellung am Einkauf vorbei: Eine Suche bleibt leer, das Teil wird noch einmal am vereinbarten Lieferanten vorbei bestellt, und jedes Werk verhandelt allein.
In Cockpit decken die Suche und die Bestandsoptimierung beide Hälften ab:
Eine Suche zeigt, in welchem Werk das Teil auf Lager liegt – so findest du es, bevor du es noch einmal kaufst.
Bündelt den Bedarf einer Warengruppe über alle Werke, damit er gemeinsam eingekauft wird.
Weiterlesen: Bestellungen am Einkauf vorbei beginnen mit einer leeren Suche · Erst suchen, dann kaufen: Warum der Einkauf Ersatzteile nachbestellt, die schon da sind
So fängst du an: vier Schritte
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Hol dir die Ersatzteilausgaben eines Jahres.
Sieh nach, wie viel davon keine Herstellerteilenummer hinter der Position hat.
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Such dir eine Teileklasse mit vielen Lieferanten aus.
Die Klasse, die deine Einkäufer unter den meisten Lieferantennamen bestellen.
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Kläre mit der Instandhaltung, was in dieser Klasse kritisch ist,
bevor sich ein Teil oder ein Lieferant ändert.
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Sieh es dir an einem Katalog an.
Buch eine Demo, auf unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug deiner eigenen Daten. Vorbereiten musst du nichts.
Was kosten Dubletten, Totbestand und ungeprüfte Preise deine Werke? Probier es im ROI-Rechner selbst aus.
Eine Plattform für das Teil, neben deinem ERP
Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Für den Einkauf sind das die Lieferantenkonsolidierung und die Suche über alle Werke.
Partium Agent arbeitet unter jeder Funktion von Cockpit und Find. Du arbeitest im Produkt, Agent erledigt im Hintergrund den Rest. Preis-Benchmark und Lieferantensuche sind zwei seiner Fähigkeiten.
Wie Partium den Einkauf unterstützt, zeigt die Seite zum Einkauf, die ganze Plattform die Seite zu Parts Intelligence. Du kaufst Partium Cockpit, Partium Find oder beides. Partium Agent ist immer dabei und nicht einzeln erhältlich.
Du bepreist die Teile, die du verkaufst, nicht die, die du kaufst? Kundendienst und Ersatzteilvertrieb haben eine eigene Seite: Kundendienst und Service.
Fragen zum Einkauf von Ersatzteilen
Was gehört zum Einkauf von Ersatzteilen?
Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen einkaufen, die die Werke am Laufen halten, und die Ausgaben, Preise und Lieferanten dahinter steuern. Es beginnt bei den Ausgaben:
Sieh, wo dein Spend liegt, nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail.
Was unterscheidet den Ersatzteileinkauf vom Einkauf von Produktionsmaterial?
Produktionsmaterial sind wenige Artikel, in großen Mengen nach Prognose gekauft. Ersatzteile sind Tausende Teile, die meisten selten und oft wegen einer Störung gekauft, bei einem langen Schwanz an Lieferanten.
Zu viele Lieferanten für eine Teileklasse heißt: bei keinem echte Verhandlungsmacht. Cockpit zeigt, wo du bündeln kannst.
Woher weißt du, was ein Ersatzteil kosten sollte?
Vergleich es mit dem, was dasselbe Teil, nach Hersteller und Herstellerteilenummer, anderswo kostet: andere Angebote, andere Werke, frühere Bestellungen. Einen Kurztext kann niemand bepreisen.
Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte – so hast du für jeden Preis, den du zahlst, einen Vergleichswert.
Wie reduzierst du die Zahl der Lieferanten, ohne die Anlage zu gefährden?
Fang mit einer Teileklasse an, finde den Hersteller hinter jeder Händlernummer und lass die Instandhaltung bestätigen, was kritisch ist und was als dasselbe Teil gilt. Kritische Teile behalten eine zweite Quelle, der Rest geht an weniger Lieferanten.
Die Lieferantensuche findet, wer das Teil noch herstellt oder verkauft – bis zum Originalhersteller hinter der Händlernummer.
Wem gehört der Einkauf von Ersatzteilen: dem Einkauf oder der Instandhaltung?
Beiden, mit klaren Rollen. Der Einkauf verantwortet Lieferanten, Preise und Verträge, die Instandhaltung, was kritisch ist, und sie zeichnet jede Änderung an einem Teil oder seiner Quelle ab. Es funktioniert, wenn beide Teams mit demselben Datensatz des Teils arbeiten.
Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst.
Wie senkt der Einkauf die Kosten für Ersatzteile?
Mit den fünf Gewohnheiten auf dieser Seite: Bestand nutzen, den ein anderes Werk schon hat, zahlen, was jedes Teil kosten sollte, eine zweite Quelle aufbauen, jede Teileklasse auf weniger Lieferanten bündeln und den Bedarf über die Werke bündeln. Ein billigeres Teil ist allein nie ein Grund zu wechseln; zuerst zeichnet die Instandhaltung ab.
Sieh Preisausreißer, Teile, die bei zu vielen Herstellern gekauft werden, und die Lieferanten, von denen du abhängst, jeweils mit den Teilen dahinter.
Sieh es dir an einem Katalog wie deinem an
Auf unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug deiner eigenen Daten. Vorbereiten musst du nichts.