Der OEM ist oft die einzige Quelle, die du siehst, nicht die einzige, die es gibt

Wenn der Einkauf beim OEM bestellt, liegt das oft daran, dass der Datensatz keine andere Quelle zeigt. Wer alternative Lieferanten für OEM-Ersatzteile finden will, vervollständigt zuerst, was der Datensatz über das Teil weiß.

Ein Einkäufer am Schreibtisch mit einem geschweißten Hydraulikzylinder in seinem offenen Karton, daneben Kataloge und Kartons anderer Hersteller, hinter dem Fenster das Ersatzteillager

An einem Dienstag landet eine Bedarfsanforderung beim Einkäufer für Ersatzteile: ein Hydraulikzylinder für die Pressenlinie, die Teilenummer des Maschinenbauers, der Preis des Maschinenbauers und eine Lieferzeit, die bis ins nächste Quartal reicht. Die Instandhaltung will ihn früher, und der Werkleiter stellt die naheliegende Frage: Kann ihn sonst noch jemand liefern? Der Einkäufer öffnet den Datensatz und findet die Nummer des Maschinenbauers, einen Kurztext und drei frühere Bestellungen, alle beim Maschinenbauer. Nichts in diesem Datensatz weist woandershin.

Der OEM ist oft die richtige Quelle und oft die einzige, die du siehst

Um fair zum OEM zu sein: Er ist häufig die richtige Antwort. Er kennt die Maschine, er hat die Zeichnungen, sein Teil ist das freigegebene, und für ein sicherheitsrelevantes Bauteil gibt es womöglich keine sinnvolle Alternative. Ein Einkäufer, der beim OEM bestellt, macht keinen Fehler.

Das Problem ist, dass der Einkäufer oft nicht erkennen kann, ob es einer dieser Fälle ist. Viele Maschinenbauer kaufen Komponenten wie Hydraulikzylinder bei einem spezialisierten Hersteller, versehen sie mit ihrer eigenen Nummer und verkaufen sie als Ersatzteile weiter. Steht im Datensatz nur die Nummer des Maschinenbauers, sieht der Einkäufer den Hersteller dahinter nicht und damit auch nicht, wer denselben Zylinder sonst verkauft. Der OEM wird dann auf dem Papier zur Single Source, und das sagt etwas über den Datensatz und wenig über den Markt. Vieles, was Werke OEM-Abhängigkeit nennen, beginnt genau hier.

Alternative Lieferanten: Die Suche beginnt zu spät, und sie beginnt im Datensatz

In den meisten Werken beginnt die Suche nach einer anderen Quelle, wenn der Druck schon da ist: eine lange Lieferzeit, ein Preis, der falsch aussieht, oder eine Mitteilung, dass das Teil ausläuft. Dann sucht der Einkauf unter Zeitdruck, auf Lieferantenwebsites und in alten Akten, mit einem Datensatz, der nie für diese Frage angelegt wurde. Die Suche geht langsam voran, und die sichere Wahl ist, beim OEM nachzubestellen und mit der Lieferzeit zu leben.

Der Datensatz entscheidet den Großteil dieses Ergebnisses, bevor die Suche beginnt. Bevor du nach einem anderen Lieferanten suchst, lohnt es sich, im Datensatz selbst vier Dinge zu prüfen:

die Herstellerteilenummer und ob sie überhaupt vorhanden ist
den Hersteller hinter der Nummer eines Händlers oder Maschinenbauers
Dubletten desselben Teils unter anderen Artikelnummern
frühere Käufe des Teils unter einer anderen Beschreibung

Jeder dieser Punkte kann den Markt für ein Teil öffnen. Eine Dublette kann zeigen, dass das Werk denselben Zylinder einmal bei einem Hydraulikhändler zu einem anderen Preis gekauft hat. Eine alte Bestellung kann die Herstellernummer tragen, die im aktuellen Datensatz verloren gegangen ist. Keine dieser Prüfungen dauert lange, solange der Datensatz offen ist, und jede verändert, welche Lieferanten eine Suche finden kann. Die bessere Frage für den Einkäufer ist, ob das Werk dieses Teil gut genug kennt, um zu sehen, wer es sonst liefern kann.

Ein Datensatz, zweimal gezeigt. So, wie der Einkauf ihn sieht: die OEM-Teilenummer, der OEM-Preis und frühere Bestellungen, alle beim OEM. Vervollständigt: dazu die Herstellerteilenummer, der Hersteller hinter der Nummer, eine Dublette, ein alter Kauf unter anderem Namen und weitere Lieferanten. — Das meiste, was du für eine zweite Bezugsquelle brauchst, steht schon in deinen eigenen Daten.

Eine Lücke in der Beschaffung wird zur Reparatur, die wartet

Die Lieferantensuche liegt beim Einkauf, aber ihre Folgen zeigen sich in der Instandhaltung. Nennt die einzige sichtbare Quelle eine so lange Lieferzeit, läuft die Pressenlinie die ganze Zeit ohne Ersatzzylinder, und fällt der eingebaute in dieser Zeit aus, steht die Linie, bis das Teil kommt. Verdeckt eine Dublette einen Zylinder, der schon im Regal eines anderen Werks liegt, kauft das Werk ein Teil, das es bereits besitzt. Um die Verzögerung an der Maschine geht es im Beitrag Warum die Instandhaltung auf das richtige Teil wartet; für den Einkauf heißt die Lehre: Eine Lücke im Datensatz wird zum Risiko in der Werkshalle.

Aus derselben Bedarfsanforderung zwei Wege: Ist nur der OEM sichtbar, folgen eine lange Lieferzeit und eine Maschine, die wartet; ist der Datensatz vervollständigt, werden weitere Lieferanten geprüft und die Bestellung geht rechtzeitig raus. — Der Datensatz entscheidet, welchen Weg eine Bedarfsanforderung nimmt, bevor jemand einen Lieferanten anruft.

Erst den Datensatz vervollständigen, dann die Quellen vergleichen

Die Zylinder-Anforderung ist in dieser Woche eine von vielen auf dem Tisch des Einkäufers, und die meisten haben denselben dünnen Datensatz. Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Beim Zylinder beginnt der Einkäufer mit den Quellen. Wähle die Teile aus, und Partium Agent findet ihre Lieferanten und Lieferzeiten, was jedes kosten sollte und ob es noch hergestellt wird.

Die Dublette hinter dem Zylinder im Regal des anderen Werks gehört ins selbe Bild. Dein Materialstamm führt ein Teil unter vier Artikelnummern, zu vier Preisen. Führ sie zusammen und kauf zu einem Preis. Was auch immer der Einkäufer findet, das nächste Gespräch mit dem OEM verändert sich damit. Bereite jede Lieferantenverhandlung auf einer Seite vor: was du dort kaufst und was es kosten sollte.

Nichts davon verspricht einen niedrigeren Preis für jedes Teil. Es gibt dem Einkäufer eine Wahl, wo der Datensatz früher keine zeigte, und wenn die Bestellung an den OEM geht, dann weil der OEM die beste Option auf der Seite war. Buch eine Demo oder frag nach der Demo-Lizenz und teste sie mit deinen eigenen Teilen.