Parts Intelligence
Ersatzteil-Stammdaten bereinigen: ein Teil, ein Datensatz
Für dein Unternehmen existiert ein Ersatzteil nur als Datensatz. Nur über ihn findest, lagerst, bestellst oder streichst du das Teil. Eine Bereinigung räumt den Bestand auf. Halten wird sie nur, wenn jeder neue Datensatz von Anfang an stimmt.
Was die Bereinigung umfasst und warum Ersatzteil-Stammdaten verfallen
Deine Ersatzteil-Stammdaten sind ein Datensatz pro Teil im Materialstamm: was das Teil ist, wer es herstellt, wie es heißt, wie es klassifiziert ist und ob es auf Lager liegt. Alles andere im Ersatzteilmanagement baut darauf auf. Stimmt der Datensatz nicht, stimmen auch Bestand, Preis und Suche nicht.
Kein anderes Material im Materialstamm verfällt so schnell wie Ersatzteile. Das liegt nicht an Nachlässigkeit, sondern daran, wie Ersatzteile ins System kommen:
Selten und unter Zeitdruck angelegt. Ein Produktionsmaterial wird geplant angelegt und täglich gebraucht, ein Fehler fällt sofort auf. Ein Ersatzteil entsteht oft mitten im Störfall. Bis jemand merkt, dass der Datensatz nicht stimmt, vergehen manchmal Jahre.
Ein Teil, mehrere Nummern. Die Nummer des Maschinenbauers, die des Herstellers und die eigene Artikelnummer des Werks. Über jede davon kann dasselbe Teil ein weiteres Mal ins System kommen.
Jahrzehnte im Einsatz. Maschinen laufen zwanzig Jahre und länger. In dieser Zeit fusionieren Hersteller, benennen um und kündigen Teile ab.
Mehrere Sprachen. Jedes Werk und jede Schicht hat eigene Kürzel für dasselbe Teil.
Ein Beispiel, die Zahlen sind zur Veranschaulichung gewählt, nicht gemessen: Ein mittelgroßer Betreiber hat drei Werke, 40.000 Ersatzteil-Datensätze und legt rund 2.000 neue im Jahr an. Ein Hydraulikzylinder steht dreimal im Materialstamm: einmal aus der Ersatzteilliste des Maschinenbauers, einmal aus dem Bestelltext eines Einkäufers und einmal aus dem deutschen Werk. Jedes Werk hält zwei davon vor. Macht sechs Zylinder im Regal, wo zwei für alle drei Werke reichen würden.
Deine Systeme bleiben. Dein ERP bleibt das führende System. Partium Agent liest die Daten aus und spielt zurück, was dein Team entscheidet.
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Ein Teil, ein Datensatz
Dasselbe Teil zusammenführen, ein anderes nie
Eine Dublette liegt doppelt im Lager, wird zu zwei Preisen gekauft und fehlt in jeder Suche, die den anderen Datensatz findet. Schwierig ist die Frage, was als dasselbe Teil gilt. Im Katalog sehen sich drei Fälle zum Verwechseln ähnlich:
Dasselbe Teil. Zwei Datensätze, zwei Nummern, eine Herstellerteilenummer. Das ist eine Dublette: zusammenführen, sobald die Instandhaltung festgelegt hat, welcher Datensatz bleibt.
Ein anderes Teil für dieselbe Aufgabe. Der Zylinder eines anderen Herstellers mit gleichem Kolbendurchmesser, Hub und gleicher Befestigung. Das ist ein Alternativteil, geprüft nach Form, Fit, Function: verknüpfen, nie zusammenführen.
Ein Doppelgänger. Ähnlicher Kurztext, anderes Teil: gleicher Kolbendurchmesser, längerer Hub. Den lässt du in Ruhe.
Am Text erkennst du den Unterschied nicht, an der Herstellerteilenummer schon. Wer sich hier vertut, hält ein Teil unter drei Nummern auf Lager oder führt das falsche Teil mit einem zusammen, das in einer Maschine verbaut ist.
In Partium Cockpit übernimmt das der Dubletten-Monitor:
Findet dasselbe Teil unter verschiedenen Artikelnummern.
Bestätigt jede Gruppe über die Herstellerteilenummer.
Jede Dublettengruppe listet die Artikelnummern auf, hinter denen dasselbe Teil steckt. Ob sie zusammengeführt wird, entscheidet dein Team.
Weiterlesen: Dubletten im Materialstamm finden · Dubletten im Materialstamm zusammenführen · Form, Fit, Function (FFF) für Alternativteile
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Ein Name und eine Klasse, die jeder findet
Jedes Mal nach demselben Schema
Ein Techniker sucht nach „Hydraulikzylinder“. Im Datensatz steht „ZYL HYD“ oder „Hydraulic cylinder“. Das Teil ist im System, die Suche findet es trotzdem nicht. Abhilfe schafft ein festes Schema: Jeder Name entsteht aus der Klasse des Teils und seinen wichtigsten Merkmalen, immer in derselben Reihenfolge. Fehlt das Schema, bestellt der Einkauf nach Freitext.
In Cockpit erledigt das Partium Agent. Die Klassifizierung ordnet jedes Teil deines Katalogs schon am Tag des Uploads ein. Auf dieser Ordnung baut jede Funktion in Cockpit auf. Dann die Namen: Die einheitliche Benennung baut jeden Teilenamen nach demselben Schema auf – so heißt dasselbe Teil überall gleich. Und bis dahin hilft die Materialsuche:
Findet das Teil mit den Begriffen, die dir einfallen – auch wenn der Datensatz lückenhaft ist.
Weiterlesen: Namenskonvention für Ersatzteile: fünf Regeln · Ersatzteilsuche im Materialstamm: warum sie Teile verfehlt
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Vollständig für die nächste Entscheidung
Nicht jedes Feld. Die Felder, auf die es als Nächstes ankommt.
Projekte nach dem Motto „alle Felder füllen“ bleiben stecken, denn die meisten Felder entscheiden nie etwas. Vollständig heißt: vollständig für die anstehende Entscheidung. Für die Nachbestellung brauchst du Hersteller und Herstellerteilenummer, für die Lagerhaltung Kritikalität und Lieferzeit, für den Ersatz die Maße, an denen ein anderes Teil passt. Diese Werte stehen auf Datenblatt und Typenschild. Lies sie dort aus, statt sie neu abzutippen.
In Cockpit übernimmt das der Datenanreicherungs-Monitor. Die gezielte Attributanreicherung ergänzt, was einem Datensatz fehlt – genau die Attribute, die du für die nächste Entscheidung brauchst. Bei neuen Teilen gilt:
Übernimmt Spezifikationen aus Datenblättern und Fotos vom Typenschild in den Datensatz.
Weiterlesen: Versteckte Kosten schlechter Ersatzteil-Stammdaten
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Richtig von Anfang an
Jede Anfrage prüfen, bevor das Teil freigegeben wird
Die meisten Dubletten sind nicht alt. Sie kommen Anfrage für Anfrage dazu: Ein Techniker findet ein Teil nicht und beantragt es neu. Gleiche also jede Anfrage mit dem Bestand ab und vervollständige sie, bevor das Teil freigegeben wird. An derselben Stelle verbessern sich die beiden Kennzahlen, die das Stammdatenteam ohnehin meldet: die Zeit bis zur Anlage und wie oft ein Datensatz auf Anhieb stimmt.
In Cockpit übernimmt das die Materialanlage:
Gleicht jede Anfrage mit deinem Materialstamm ab – so wird kein Teil doppelt angelegt.
Ergänzt die fehlenden Attribute, bevor das Teil freigegeben wird.
Weiterlesen: Ersatzteil im SAP-Materialstamm anlegen
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Sauber nach der Bereinigung
Den Zufluss reparieren, nicht nur den Bestand
Eine Bereinigung repariert die Datensätze von heute, nicht den Weg, auf dem neue entstehen. Zurück zum Beispiel, die Zahlen weiter nur zur Veranschaulichung: Die Bereinigung führt 3.000 Dubletten zusammen. Jede zehnte neue Anfrage betrifft ein Teil, das schon im Materialstamm steht, und niemand prüft das. Das sind rund 200 neue Dubletten im Jahr, 1.000 in fünf Jahren: ein Drittel der Bereinigung ist zurück, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hat. Was hält, ist ein dauerhafter Blick auf neue Dubletten und Lücken, nicht das nächste Projekt.
In Cockpit bleibt der Dubletten-Monitor nach der Bereinigung eingeschaltet:
Verhindert, dass mit einem neuen Datensatz die nächste Dublette entsteht.
Was er findet, arbeitet dein Team ab. Die vollständige Ergebnistabelle nimmt Korrekturen direkt und in großen Mengen an: Die KI schlägt vor, dein Team korrigiert. Und der Katalog bleibt deiner. Das Teil kommt erst in den Katalog, wenn dein Team es anlegt.
Wenn die Umstellung auf S/4HANA kommt
In den meisten Unternehmen wird die Stammdatenbereinigung genau dann vom Irgendwann-Projekt zur Aufgabe: Der Datenauszug liegt vor, die Regeln werden neu geschrieben, das Budget steckt im Programm.
Eine Migration zieht die Datensätze um, nicht die Art, wie neue entstehen. Ist die Anlage bis zum Go-live nicht repariert, erbt das neue System das alte Problem, nur mit neuem Startdatum. Im Beispiel brächte eine Umstellung vier Jahre nach der Bereinigung rund 800 neue Dubletten mit.
Deshalb zählt die Reihenfolge: Dubletten schon im Datenauszug finden und mit der Instandhaltung festlegen, welche Datensätze bleiben. Prüfung bei der Anlage und Namensschema ins neue System einbauen. Und den Blick auf neue Dubletten nach dem Go-live weiterlaufen lassen.
Weiterlesen: Ersatzteil-Stammdaten vor S/4HANA
So fängst du an: vier Schritte
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Schau dir den Materialstamm an.
Zieh einen Auszug und such nach Datensätzen ohne Herstellerteilenummer und nach Herstellerteilenummern, die unter mehreren Artikelnummern stehen.
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Kläre, wer eine Zusammenführung freigibt.
Liegt das Teil auf Lager, bestätigt die Instandhaltung, welcher Datensatz bleibt.
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Repariere zuerst die Anlage,
vor der nächsten Bereinigung. Dann hält sie auch.
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Sieh es dir an einem Katalog an.
Buch eine Demo, auf unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug deiner eigenen Daten. Vorbereiten musst du nichts.
Was kosten Dubletten in den Stammdaten und doppelt gekaufte Teile deine Werke? Probier es im ROI-Rechner selbst aus.
Eine Plattform für das Teil, neben deinem ERP
Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Für den Materialstamm sind das der Dubletten-Monitor, die Materialanlage, der Datenanreicherungs-Monitor und die Materialsuche.
Partium Agent arbeitet unter jeder Funktion von Cockpit und Find. Du arbeitest im Produkt, Agent erledigt im Hintergrund den Rest. Hier heißt das: Dublettenbereinigung, einheitliche Benennung, Klassifizierung und gezielte Attributanreicherung.
Mehr zu Partium Cockpit und Partium Agent. Du kaufst Partium Cockpit, Partium Find oder beides. Partium Agent ist immer dabei und nicht einzeln erhältlich.
Fragen zur Bereinigung von Ersatzteil-Stammdaten
Müssen wir unser ERP oder MDG ersetzen?
Nein. Dein ERP bleibt das führende System. Partium bezieht seine Daten daraus und kann auch dorthin zurückschreiben.
Sieh es dir an einem Katalog wie deinem an
Auf unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug deiner eigenen Daten. Vorbereiten musst du nichts.