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Référentiel articles pièces de rechange : une pièce, une fiche
Pour votre entreprise, une pièce de rechange n’existe que par sa fiche. C’est elle que vous cherchez, stockez, achetez ou retirez. Un nettoyage corrige l’existant. Il ne dure que si chaque nouvelle fiche est juste dès le départ.
Le nettoyage du référentiel articles, et pourquoi les fiches se dégradent
Les données articles de vos pièces de rechange, c’est une fiche par pièce dans le référentiel articles : ce qu’est la pièce, qui la fabrique, comment elle s’appelle, dans quelle classe elle est rangée et si elle est stockée. Toute la gestion des pièces de rechange part de cette fiche. Si elle est fausse, le niveau de stock, le prix et la recherche le sont aussi.
Aucun autre article du référentiel ne se dégrade autant que les pièces de rechange. Ce n’est pas une question de négligence, mais de la façon dont elles entrent dans le système :
Créées rarement, et dans l’urgence. Une matière de production est créée dans un processus planifié et utilisée chaque jour : une erreur se voit tout de suite. Une pièce de rechange est souvent créée en pleine panne. Sa fiche peut rester fausse des années avant que quelqu’un s’en aperçoive.
Une pièce, plusieurs identités. Le numéro du constructeur de la machine, celui du fabricant et celui de votre usine. La même pièce peut entrer par chacune de ces portes.
Des décennies de service. Les machines tournent vingt ans ou plus. Pendant ce temps, les fabricants de leurs pièces fusionnent, changent de nom et arrêtent des produits.
Plusieurs langues. Chaque usine et chaque équipe a ses propres abréviations pour la même pièce.
Un exemple, avec des chiffres illustratifs et non mesurés : un exploitant de taille moyenne, trois usines, 40 000 fiches de pièces de rechange et environ 2 000 nouvelles par an. Un vérin hydraulique figure trois fois dans son référentiel : une fois depuis la liste de pièces du constructeur de la machine, une fois depuis le texte de commande d’un acheteur et une fois depuis l’usine allemande. Chaque usine en garde deux. Cela fait six vérins en rayon, là où deux suffiraient pour les trois usines.
Vous gardez vos systèmes. Votre ERP reste le système de référence. Partium Agent y lit les données et y réécrit ce que votre équipe décide.
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Une pièce, une fiche
Fusionner la même pièce, jamais une autre
Un doublon est stocké deux fois, acheté à deux prix et manqué par chaque recherche qui trouve l’autre fiche. Le plus difficile est de savoir ce qui compte comme la même pièce. Dans le catalogue, trois cas se ressemblent :
La même pièce. Deux fiches, deux numéros, une seule référence fabricant. C’est un doublon : fusionnez-le, une fois que la maintenance a validé la fiche à conserver.
Une autre pièce qui fait le même travail. Le vérin d’un autre fabricant, avec le même alésage, la même course et la même fixation. C’est une équivalence, jugée sur la forme, l’ajustement et la fonction : reliez-la, ne la fusionnez jamais.
Un faux jumeau. Texte court proche, pièce différente : même alésage, course plus longue. N’y touchez pas.
La ressemblance des textes ne permet pas de les distinguer ; la référence fabricant, si. Une erreur, et vous stockez la même pièce sous trois numéros, ou vous fusionnez deux pièces différentes, dont l’une est montée sur une machine.
Dans Partium Cockpit, c’est le Suivi des doublons :
Trouve la même pièce enregistrée sous différentes références.
Confirme chaque groupe par la référence fabricant.
Chaque groupe de doublons liste les références qui désignent une seule et même pièce. La décision de fusionner reste celle de votre équipe.
En savoir plus : Trouver les doublons dans les fiches articles · Fusionner les doublons de fiches articles · Forme, ajustement, fonction (FFF) et équivalences
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Une désignation et une classe faciles à chercher
Toujours construite de la même façon
Un technicien tape « vérin hydraulique ». La fiche dit « VÉRIN HYDR. » ou « Hydraulikzylinder ». La pièce est dans le système, et la recherche répond qu’elle n’y est pas. La solution : construire chaque désignation de la même façon, à partir de la classe de la pièce et de ses attributs clés, dans un ordre fixe. Sans cela, l’acheteur commande en texte libre.
Dans Cockpit, c’est Partium Agent qui fait ce travail. La classification range chaque pièce de votre catalogue dans sa classe le jour même où vous le chargez. Chaque fonctionnalité de Cockpit part de cette cartographie. Viennent ensuite les désignations. La dénomination uniforme construit chaque désignation d’article de la même façon, pour qu’une même pièce se lise toujours pareil. D’ici là, la Recherche d’articles :
Trouve la pièce avec les mots dont vous disposez, même quand la fiche est désordonnée.
En savoir plus : Désignation des pièces de rechange : cinq règles · Recherche de pièces de rechange dans les fiches articles
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Une fiche complète pour la prochaine décision
Pas tous les champs. Ceux qui comptent ensuite.
Les projets « remplir tous les champs » s’enlisent : la plupart des champs ne décident jamais de rien. Une fiche est complète par rapport à une décision. Pour racheter la pièce, il vous faut le fabricant et la référence fabricant. Pour la stocker, sa criticité et son délai de livraison. Pour la remplacer, les dimensions qui permettent à une autre pièce de s’adapter. Lisez ces valeurs sur la fiche technique ou la plaque signalétique au lieu de les ressaisir.
Dans Cockpit, c’est le Suivi de l’enrichissement des données. L’enrichissement ciblé des attributs complète les attributs qui manquent à une fiche article : ceux dont votre prochaine décision a besoin. Pour les nouvelles pièces, le suivi :
Reporte dans la fiche les caractéristiques lues dans les fiches techniques et sur les photos de plaques signalétiques.
En savoir plus : Les coûts cachés des données articles
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Juste dès la création
Vérifier chaque demande avant de créer la pièce
La plupart des doublons ne sont pas anciens. Ils arrivent une demande à la fois : un technicien ne trouve pas une pièce, alors il en demande une nouvelle. Vérifiez chaque demande par rapport à l’existant, et complétez-la avant que la pièce soit créée. C’est au même endroit que s’améliorent les deux indicateurs que l’équipe données de base suit déjà : le temps de création d’un article et la part des fiches justes du premier coup.
Dans Cockpit, c’est la Création d’articles :
Vérifie chaque demande dans votre référentiel, pour qu’une pièce que vous avez déjà ne soit pas créée deux fois.
Complète les attributs qui manquent à la fiche avant la mise en service de la pièce.
En savoir plus : Créer une fiche article de pièce de rechange SAP
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Fiable, même après le nettoyage
Corriger le flux, pas seulement les fiches
Un nettoyage corrige les fiches d’aujourd’hui, pas le flux qui produit de nouvelles fiches fausses. Reprenons l’exemple, avec des chiffres toujours illustratifs : le nettoyage fusionne 3 000 doublons, et une nouvelle demande sur dix porte sur une pièce déjà présente dans le référentiel, sans que rien ne la vérifie. Cela fait environ 200 nouveaux doublons par an : 1 000 en cinq ans. Un tiers du nettoyage est perdu, sans que personne n’ait commis d’erreur. Ce qui dure, c’est une vue permanente des nouveaux doublons et des lacunes, pas le prochain projet.
Dans Cockpit, le Suivi des doublons reste actif après le nettoyage :
Empêche une nouvelle fiche d’ajouter un doublon de plus.
Votre équipe traite ce qu’il trouve. Le tableau complet des résultats accepte les corrections directement et en masse : l’IA propose, votre équipe corrige. Et le catalogue reste le vôtre. La pièce n’entre dans le catalogue que lorsque votre équipe la crée.
Quand arrive la migration vers S/4HANA
Pour la plupart des entreprises, c’est le moment où le nettoyage du référentiel articles cesse d’être un projet pour plus tard : l’extraction est faite, les règles sont réécrites et le budget est dans le programme.
Une migration déplace les fiches, pas la façon d’en créer de nouvelles. Si la création n’est pas corrigée avant la mise en production, le nouveau système hérite de l’ancien problème, avec une nouvelle date de départ. Dans l’exemple, une migration quatre ans après le nettoyage emporterait environ 800 nouveaux doublons.
L’ordre compte donc. Avant la migration, trouvez les doublons dans l’extraction et validez avec la maintenance les fiches à conserver. Intégrez au nouveau système la vérification à la création et la règle de désignation. Après la mise en production, gardez la surveillance active.
En savoir plus : Données de base des pièces de rechange avant S/4HANA
Par où commencer : quatre étapes
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Regardez votre référentiel aujourd’hui.
Faites une extraction. Cherchez les fiches sans référence fabricant, et les références fabricant qui apparaissent sous plusieurs numéros d’article.
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Décidez qui valide une fusion.
Quand la pièce est en stock, la maintenance confirme la fiche à conserver.
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Corrigez d’abord la création,
avant le prochain nettoyage, pour qu’il dure.
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Voyez-le sur un catalogue.
Réservez une démo sur notre catalogue de démonstration ou sur un échantillon du vôtre. Rien à préparer.
Combien vous coûtent les articles en double et les pièces achetées deux fois ? Essayez par vous-même avec le calculateur ROI.
Une plateforme pour la pièce, à côté de votre ERP
Partium Cockpit est le logiciel des équipes qui gèrent les pièces de rechange : maintenance et achats. Le tableau de bord montre ce qu’il faut faire aujourd’hui, et la fonctionnalité où le faire. Pour le référentiel articles : le Suivi des doublons, la Création d’articles, le Suivi de l’enrichissement des données et la Recherche d’articles.
Partium Agent fonctionne sous chaque fonctionnalité de Cockpit et de Find. Vous travaillez dans le produit ; Agent fait le travail en dessous. Ici, cela veut dire le dédoublonnage, la dénomination uniforme, la classification et l’enrichissement ciblé des attributs.
En savoir plus sur Partium Cockpit et Partium Agent. Vous achetez Partium Cockpit, Partium Find ou les deux. Partium Agent est inclus avec chacun et n’est pas vendu seul.
Questions sur le nettoyage du référentiel articles
Faut-il remplacer notre ERP ou notre MDG ?
Non. Votre ERP reste le système de référence. Partium y puise ses données et peut aussi y réécrire.
Voyez-le sur un catalogue comme le vôtre
Sur notre catalogue de démonstration ou sur un échantillon du vôtre. Rien à préparer.