Créer une pièce de rechange dans le référentiel SAP pour la retrouver un an plus tard

Une nouvelle ligne de convoyage arrive à l’usine, et avec elle une liste de pièces de rechange. Une ligne de la demande indique « variateur 7,5kW p. convoyeur 3 ». Le responsable du magasin maintenance a cette ligne et quarante autres à créer avant le démarrage de l’installation, et chacune deviendra une fiche article que l’on cherchera, commandera et comptera aussi longtemps que le convoyeur tournera. Le variateur de fréquence de cet exemple est une pièce ordinaire. Ce qui lui arrive entre la demande et la fiche mise en service est le sujet de cet article.

La plupart des mauvaises fiches naissent à la création

Prenez n’importe quel référentiel articles qui a grandi pendant dix ans : les problèmes remontent au jour où une fiche a été créée. Un texte court a été tapé à la hâte, avec les mots du demandeur. Le champ fabricant est resté vide parce que la demande n’en nommait aucun. La référence de commande d’un revendeur a atterri dans le champ référence fabricant, parce que c’était le numéro sur la facture. Et la pièce existait déjà, dans cette usine ou une autre, sous un autre nom. Chacun de ces choix était raisonnable sous la pression du temps, et chacun coûte quelque chose à chaque utilisation de la fiche.

La pression est réelle des deux côtés de la demande. Les équipes données de base sont évaluées sur le temps de création d’un article, et le magasin veut la pièce sur l’étagère avant que la ligne en ait besoin. Là où beaucoup de personnes peuvent créer des fiches, chacune avec ses habitudes, le référentiel dérive un peu plus à chaque demande. Ce que coûte cette dérive, en stock, en dépenses et en temps de recherche, est détaillé dans les coûts cachés des données articles de mauvaise qualité. L’endroit le moins coûteux pour l’arrêter se situe avant que la fiche n’existe.

Vérifier le référentiel avant toute création

La première question, pour la demande de variateur, est de savoir si la pièce figure déjà dans le référentiel. Un variateur de fréquence pour convoyeur est une pièce courante, et une usine qui a plusieurs lignes stocke peut-être déjà le même modèle pour un autre convoyeur, sous un texte court que personne ne penserait à chercher. Une usine sœur peut l’avoir aussi. Cherchez par le fabricant et sa référence quand la demande les donne, puis par ce qu’est la pièce : un variateur, 7,5 kW, la tension d’alimentation de la ligne.

La recherche a deux issues, et une seule aboutit à une nouvelle fiche. Si le variateur est trouvé, la demande est satisfaite par l’article existant, en ajoutant l’usine si nécessaire ou en transférant la pièce depuis un autre magasin. S’il n’est pas trouvé après une vraie recherche, la pièce est créée, et créée complète. Pourquoi une recherche avec les mots de la demande rate si souvent une pièce qui est sur l’étagère, c’est le sujet de chercher avant d’acheter.

Créer une pièce de rechange dans SAP avec les champs qui comptent ensuite

Le référentiel articles de SAP compte plus de champs qu’une demande n’en remplira jamais, et la plupart ne concernent pas le magasin. Pour une pièce de rechange, six décident si la fiche tient. Chacun, s’il reste pauvre, fait défaut plus tard d’une façon précise :

• Type d’article. Le type que votre entreprise utilise pour les pièces de rechange, pour que la pièce soit planifiée, stockée et valorisée comme telle. Créée sous le mauvais type, elle suit des règles prévues pour autre chose.
• Texte court, construit selon un seul modèle. La nature de la pièce d’abord, puis ses valeurs clés, puis le fabricant, dans le même ordre pour chaque fiche : « INVERTER, FREQUENCY, 7.5KW, 400V » avant tout ce qui est propre à la ligne. Un texte court dans les abréviations du demandeur, c’est ainsi qu’une pièce devient introuvable par mots-clés.
• Unité de quantité de base. La pièce, pour un variateur. Une mauvaise unité fausse le stock et les commandes dès la première réception.
• Groupe d’articles, selon les classes de votre entreprise. La classe que votre équipe utilise pour les entraînements et les variateurs, avec eCl@ss en correspondance optionnelle si vous en avez besoin. Une pièce dans le mauvais groupe disparaît de chaque vue par classe et de chaque analyse des dépenses par classe.
• Fabricant et référence fabricant, dans des champs séparés. L’entreprise qui a fabriqué le variateur, et la référence propre à ce fabricant, ni la référence de commande du revendeur, ni le numéro que le constructeur du convoyeur donne à la même unité. Sans eux, le prochain doublon ne peut pas être rapproché, et aucun autre fournisseur ne peut chiffrer la pièce.
• Données usine : emplacement de stockage et paramètres MRP. L’endroit où se trouve le variateur, et s’il est réapprovisionné, et quand. Laissée aux valeurs par défaut, la pièce n’est jamais réapprovisionnée, ou l’est comme un consommable.

La ligne de demande et la fiche mise en service ressemblent maintenant à deux choses différentes. L’une dit « variateur 7,5kW p. convoyeur 3 ». L’autre porte un texte court selon le modèle de l’usine, un fabricant, une référence fabricant, une classe et un emplacement de stockage. Qui fixe le modèle, les classes et les étapes de validation est une question de gouvernance, et un autre article la traite.

Une fiche complète contient plus que ce que SAP exige

SAP laisse un article entrer en service avec bien moins que la liste ci-dessus. Une fiche qui passe les champs obligatoires peut encore faire défaut à la première personne qui la cherche ou la commande. Deux choses de plus font la différence pour une pièce de rechange.

La première, ce sont les attributs dont la prochaine recherche aura besoin. Pour le variateur, ce sont les valeurs qu’un technicien utiliserait pour le décrire devant la machine : la puissance nominale, la tension d’alimentation, l’interface par laquelle il communique avec la ligne. Une fiche sans elles n’est trouvée que par quelqu’un qui connaît déjà son texte court. La seconde, c’est ce dont la prochaine commande aura besoin : les fournisseurs qui peuvent livrer la pièce, un délai, un prix de référence, et si la pièce est encore fabriquée. Les variateurs sont de l’électronique, et un fabricant peut arrêter une série alors que le convoyeur a encore des années devant lui. Un variateur créé sans son statut de cycle de vie peut entrer dans le référentiel déjà en route vers l’obsolescence, et personne ne le découvre avant la première commande de remplacement.

Des propositions aident, et votre équipe crée la pièce

Partium Cockpit traite la demande de variateur dans Création d’articles. Il vérifie chaque demande dans votre référentiel, pour qu’une pièce que vous avez déjà ne soit pas créée deux fois. Si le variateur se trouve déjà dans une autre usine, la demande s’arrête là. S’il est nouveau, la fiche part aussi pauvre que la ligne du demandeur. Création d’articles complète les attributs qui manquent à la fiche avant la mise en service de la pièce. Ce sont les valeurs que les abréviations ont laissées de côté et que la prochaine recherche demandera. Elle donne à chaque nouvelle pièce ses fournisseurs, ses délais, un prix de référence et son statut de cycle de vie. L’acheteur sait ainsi, avant la première commande, qui vend le variateur et si sa série est encore fabriquée. Rien de tout cela n’est encore une fiche. La pièce n’entre dans le catalogue que lorsque votre équipe la crée.

Commencez cette semaine avec les dix dernières pièces de rechange créées. Extrayez-les du référentiel articles, comparez chacune aux six champs ci-dessus, et ajoutez un septième contrôle : la pièce figurait-elle déjà dans le référentiel, dans cette usine ou une autre, avant sa création ? Comptez les manques par champ. Le champ qui en compte le plus est celui qui demande le plus d’attention dans vos prochaines demandes. Pour appliquer le même contrôle aux nouvelles demandes dès leur arrivée, réservez une démo et voyez Création d’articles à l’œuvre, sur notre catalogue de démonstration ou sur un échantillon du vôtre. Le contrôle à la création est la moitié du nettoyage du référentiel articles : il garde propre un référentiel déjà propre.