Ersatzteil im Materialstamm anlegen, damit es in einem Jahr noch auffindbar ist

Ein neues Förderband kommt ins Werk, und mit ihm eine Ersatzteilliste. In der Anforderung steht eine Zeile: „FU 7,5kW f. Förderband 3“. Der Leiter des Ersatzteillagers muss diese Zeile und vierzig weitere anlegen, bevor das Band anläuft. Aus jeder wird ein Materialdatensatz, den andere suchen, bestellen und zählen, solange das Förderband läuft. Der Frequenzumrichter in diesem Beispiel ist ein ganz gewöhnliches Teil. In diesem Beitrag geht es darum, was mit ihm zwischen der Anforderung und dem Datensatz passiert, der am Ende freigegeben wird.

Schlechte Datensätze entstehen meist schon bei der Anlage

Schau dir einen Materialstamm an, der über zehn Jahre gewachsen ist. Seine Probleme führen zurück auf den Tag, an dem ein Datensatz angelegt wurde. Den Kurztext hat jemand in Eile getippt, in den Worten des Anforderers. Das Feld Hersteller blieb leer, weil die Anforderung keinen nannte. Im Feld Herstellerteilenummer landete die Bestellnummer des Händlers, weil sie auf der Rechnung stand. Und das Teil gab es längst, in diesem Werk oder einem anderen, unter anderem Namen. Unter Zeitdruck war jede dieser Entscheidungen vernünftig. Trotzdem kostet jede etwas, und zwar jedes Mal, wenn jemand den Datensatz danach benutzt.

Der Druck kommt von beiden Seiten der Anforderung. Die Stammdatenpflege wird daran gemessen, wie lange die Anlage eines Materials dauert. Das Ersatzteillager will das Teil im Regal haben, bevor die Linie es braucht. Wo viele Leute Datensätze anlegen dürfen, jeder mit seinen eigenen Gewohnheiten, läuft der Materialstamm mit jeder Anforderung weiter auseinander. Was das an Bestand, Ausgaben und Suchzeit kostet, steht im Beitrag über die versteckten Kosten schlechter Ersatzteil-Stammdaten. Am billigsten hältst du diese Entwicklung auf, bevor der Datensatz überhaupt existiert.

Erst den Materialstamm prüfen, dann anlegen

Bei der Anforderung für den Frequenzumrichter lautet die erste Frage: Gibt es das Teil schon im Materialstamm? Frequenzumrichter für Förderbänder sind gängige Teile. Ein Werk mit mehreren Linien führt dasselbe Modell vielleicht längst für ein anderes Band, unter einem Kurztext, nach dem niemand suchen würde. Auch ein Schwesterwerk kann es haben. Such zuerst nach Hersteller und Herstellerteilenummer, wenn die Anforderung sie nennt. Dann nach dem, was das Teil ist: ein Frequenzumrichter, 7,5 kW, für die Versorgungsspannung, mit der die Linie läuft.

Die Suche kann zwei Ergebnisse haben, und nur eines führt zu einem neuen Datensatz. Wird der Frequenzumrichter gefunden, beantwortet das vorhandene Material die Anforderung. Bei Bedarf wird das Werk ergänzt, oder das Teil kommt per Umlagerung aus einem anderen Lager. Findet auch eine gründliche Suche nichts, wird das Teil angelegt, und zwar vollständig. Warum eine Suche mit den Worten der Anforderung so oft ein Teil verfehlt, das im Regal liegt, steht im Beitrag Erst suchen, dann kaufen.

Ersatzteil im SAP-Materialstamm anlegen: die Felder, die später zählen

Der Materialstamm in SAP hat mehr Felder, als eine Anforderung je füllt. Die meisten davon gehen das Ersatzteillager nichts an. Bei einem Ersatzteil entscheiden sechs, ob der Datensatz taugt. Bleibt eines davon dünn, rächt sich das später, bei jedem Feld auf eine bestimmte Art:

• Materialart. Die Materialart, die dein Unternehmen für Ersatzteile vorsieht. Dann wird das Teil als Ersatzteil geplant, bevorratet und bewertet. Unter der falschen Materialart angelegt, folgt es Regeln, die für etwas anderes gemacht sind.
• Kurztext nach einem festen Muster. Zuerst die Art des Teils, dann seine wichtigsten Werte, dann der Hersteller, in jedem Datensatz in derselben Reihenfolge: „FREQUENZUMRICHTER, 7,5KW, 400V“ steht vor allem, was nur diese Linie betrifft. Steht im Kurztext das Kürzel des Anforderers, wird das Teil für die Stichwortsuche unauffindbar.
• Basismengeneinheit. Bei einem Frequenzumrichter: Stück. Mit der falschen Einheit stimmen Bestand und Bestellungen vom ersten Wareneingang an nicht.
• Warengruppe, in den eigenen Klassen deines Unternehmens. Die Klasse, unter der dein Team Antriebe und Frequenzumrichter führt. eCl@ss kommt als optionale Zuordnung dazu, wo du sie brauchst. Steht ein Teil in der falschen Gruppe, fehlt es in jeder Ansicht nach Klasse und in jeder Ausgabenanalyse nach Klasse.
• Hersteller und Herstellerteilenummer, in getrennten Feldern. Das Unternehmen, das den Frequenzumrichter gebaut hat, und dessen eigene Nummer dafür. Nicht die Bestellnummer des Händlers und nicht die Nummer, unter der der Hersteller des Förderbands dasselbe Gerät führt. Fehlen die beiden, lässt sich die nächste Dublette nicht zuordnen, und kein anderer Lieferant kann ein Angebot für das Teil abgeben.
• Werksdaten: Lagerort und Dispositionsparameter. Wo der Frequenzumrichter liegt, und ob und wann er nachbestellt wird. Bleiben hier die Standardwerte stehen, wird das Teil entweder nie nachbestellt oder so, als wäre es Verbrauchsmaterial.

Die Anforderungszeile und der Datensatz, der freigegeben wird, haben jetzt kaum noch etwas gemeinsam. In der einen steht „FU 7,5kW f. Förderband 3“. Der andere hat einen Kurztext nach dem Muster des Werks, einen Hersteller, eine Herstellerteilenummer, eine Klasse und einen Lagerort. Wer das Muster, die Klassen und die Freigabeschritte festlegt, ist eine Frage der Governance. Darum geht es in einem eigenen Beitrag.

Ein vollständiger Datensatz enthält mehr, als SAP verlangt

SAP gibt ein Material schon mit viel weniger frei, als die Liste oben verlangt. Ein Datensatz, der alle Pflichtfelder erfüllt, kann trotzdem den Ersten im Stich lassen, der ihn sucht oder bestellt. Bei einem Ersatzteil machen zwei weitere Dinge den Unterschied.

Das erste sind die Attribute, die die nächste Suche braucht. Beim Frequenzumrichter sind das die Werte, mit denen ein Techniker ihn an der Maschine beschreiben würde: Nennleistung, Versorgungsspannung und die Schnittstelle, über die er mit der Linie kommuniziert. Ohne diese Werte findet den Datensatz nur, wer seinen Kurztext schon kennt. Das zweite ist, was die nächste Bestellung braucht: die Lieferanten, die das Teil liefern können, eine Lieferzeit, einen Preisrichtwert und die Angabe, ob das Teil noch hergestellt wird. Antriebe sind Elektronik. Ein Hersteller kann eine Baureihe abkündigen, während das Förderband noch Jahre laufen soll. Wird ein Frequenzumrichter ohne seinen Lebenszyklusstatus angelegt, kommt er womöglich schon auf dem Weg in die Obsoleszenz in den Materialstamm. Und niemand merkt es, bis zum ersten Mal Ersatz bestellt wird.

Vorschläge helfen, das Teil legt dein Team an

Partium Cockpit bearbeitet die Anforderung für den Frequenzumrichter in der Materialanlage. Sie gleicht jede Anfrage mit deinem Materialstamm ab – so wird kein Teil doppelt angelegt. Liegt der Frequenzumrichter schon in einem anderen Werk, ist die Anforderung damit erledigt. Ist er neu, beginnt der Datensatz so dünn wie die Zeile des Anforderers. Die Materialanlage ergänzt die fehlenden Attribute, bevor das Teil freigegeben wird. Gemeint sind die Werte, die das Kürzel weggelassen hat und nach denen die nächste Suche fragt. Sie liefert zu jedem neuen Teil Lieferanten, Lieferzeiten, einen Preisrichtwert und den Lebenszyklusstatus. So weiß der Einkauf vor der ersten Bestellung, wer den Frequenzumrichter verkauft und ob seine Baureihe noch hergestellt wird. Ein Datensatz ist das alles noch nicht. Das Teil kommt erst in den Katalog, wenn dein Team es anlegt.

Fang diese Woche mit deinen zehn zuletzt angelegten Ersatzteilen an. Zieh sie aus dem Materialstamm und halte jedes gegen die sechs Felder oben. Dazu kommt eine siebte Prüfung: Gab es das Teil schon im Materialstamm, in diesem Werk oder einem anderen, bevor es angelegt wurde? Zähl die Lücken je Feld. Wo die meisten Lücken sind, brauchen deine nächsten Anforderungen die meiste Aufmerksamkeit. Willst du dieselbe Prüfung bei jeder neuen Anforderung machen, sobald sie eintrifft, buch eine Demo und sieh dir die Materialanlage an, an unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug aus deinen Daten. Die Prüfung beim Anlegen ist die Hälfte der Arbeit, wenn du Ersatzteil-Stammdaten bereinigen willst: Sie hält einen sauberen Stamm sauber.