Cómo crear un repuesto en el maestro de materiales de SAP que se siga encontrando un año después

Llega a la planta una nueva línea de cintas transportadoras, y con ella una lista de repuestos. Una línea de la solicitud dice «variador 7,5kW p. cinta 3». El responsable del almacén de repuestos tiene esa línea y otras cuarenta que crear antes de que arranque la línea, y cada una se convertirá en un registro de material que la gente buscará, pedirá y contará mientras funcione la cinta. El variador de frecuencia de este ejemplo es un repuesto corriente. Lo que le pasa entre la solicitud y el registro que entra en uso es el tema de este artículo.

La mayoría de los registros malos nacen al crearlos

Mira cualquier maestro de materiales que lleve una década creciendo, y los problemas se remontan al día en que se creó cada registro. Un texto breve se escribió con prisa, con las palabras de quien lo pedía. El campo del fabricante quedó vacío porque la solicitud no nombraba ninguno. El número de pedido de un distribuidor acabó en el campo del número de pieza del fabricante porque era el número que venía en la factura. Y el repuesto ya existía, en esta planta o en otra, con otro nombre. Cada una de esas decisiones era razonable con prisas, y cada una cuesta algo cada vez que se usa el registro después.

La presión es real en los dos lados de la solicitud. A los equipos de datos maestros se les mide por lo que tardan en crear un material, y el almacén quiere el repuesto en la estantería antes de que la línea lo necesite. Donde muchas personas pueden crear registros, cada una con sus costumbres, el maestro se desvía un poco más con cada solicitud. Lo que cuesta esa deriva, en stock, gasto y tiempo de búsqueda, se explica en los costes ocultos de los datos maestros de repuestos deficientes. El sitio más barato para frenarla es antes de que exista el registro.

Revisa el maestro antes de crear nada

La primera pregunta ante la solicitud del variador es si el repuesto ya está en el maestro. Un variador de frecuencia para una cinta es un repuesto habitual, y una planta con varias líneas puede tener ya en stock el mismo modelo para otra cinta, con un texto breve que a nadie se le ocurriría buscar. También puede tenerlo una planta hermana. Busca por el fabricante y su número de pieza cuando la solicitud los traiga, y después por lo que es el repuesto: un variador, 7,5 kW, la tensión de alimentación con la que trabaja la línea.

La búsqueda tiene dos resultados, y solo uno acaba en un registro nuevo. Si el variador aparece, la solicitud se resuelve con el material existente, añadiéndole la planta si hace falta o traspasando el repuesto desde otro almacén. Si no aparece tras una búsqueda de verdad, se crea el repuesto, y se crea completo. Por qué una búsqueda con las palabras de la solicitud no encuentra tantas veces un repuesto que está en la estantería se explica en busca antes de comprar.

Crear un repuesto en el maestro de materiales de SAP con los campos que importan después

El maestro de materiales de SAP tiene más campos de los que llenará cualquier solicitud, y la mayoría no son asunto del almacén. Para un repuesto, seis deciden si el registro aguanta. Cada uno, si se deja pobre, falla de una forma concreta más adelante:

• Tipo de material. El tipo que usa tu empresa para los repuestos, para que el repuesto se planifique, se almacene y se valore como tal. Creado con el tipo equivocado, sigue reglas pensadas para otra cosa.
• Texto breve, con un solo patrón. Primero el tipo de repuesto, luego sus valores clave, luego el fabricante, en el mismo orden en todos los registros: «INVERTER, FREQUENCY, 7.5KW, 400V» antes de cualquier detalle propio de la línea. Un texto breve con las abreviaturas de quien lo pide es la forma en que un repuesto se vuelve imposible de encontrar por palabras clave.
• Unidad de medida base. Unidad, para un variador. Una unidad equivocada cuenta mal el stock y los pedidos desde la primera entrada de mercancías.
• Grupo de artículos, con las clases de tu empresa. La clase que usa tu equipo para accionamientos y variadores, con eCl@ss como correspondencia opcional cuando la necesites. Un repuesto en el grupo equivocado desaparece de todas las vistas por clase y de todo análisis de gasto por clase.
• Fabricante y número de pieza del fabricante, en campos separados. La empresa que fabricó el variador y el número propio de ese fabricante, no el número de pedido del distribuidor ni el número que da el constructor de la cinta a la misma unidad. Sin ellos, el próximo duplicado no se puede emparejar y ningún otro proveedor puede ofertar el repuesto.
• Datos de planta: ubicación en el almacén y planificación de necesidades. Dónde está el variador, y si se repone y cuándo. Con los valores por defecto, el repuesto o no se repone nunca o se repone como si fuera un consumible.

La línea de la solicitud y el registro que entra en uso parecen ahora dos cosas distintas. Una dice «variador 7,5kW p. cinta 3». La otra lleva un texto breve con el patrón de la planta, un fabricante, un número de pieza del fabricante, una clase y una ubicación en el almacén. Quién fija el patrón, las clases y los pasos de aprobación es una cuestión de gobierno de datos, y la trata otro artículo.

Un registro completo lleva más de lo que exige SAP

SAP deja activar un material con mucho menos que la lista anterior. Un registro que cumple los campos obligatorios puede fallarle a la primera persona que lo busque o lo pida. Para un repuesto, dos cosas más marcan la diferencia.

La primera son los atributos que necesitará la próxima búsqueda. Para el variador, son los valores con los que un técnico lo describiría junto a la máquina: potencia nominal, tensión de alimentación, la interfaz con la que se comunica con la línea. Un registro sin ellos solo lo encuentra quien ya conoce su texto breve. La segunda es lo que necesitará el próximo pedido: los proveedores que pueden suministrar el repuesto, un plazo de entrega, un precio de referencia y si se sigue fabricando. Los accionamientos son electrónica, y un fabricante puede descatalogar una serie cuando a la cinta aún le quedan años de servicio. Un variador creado sin su estado del ciclo de vida puede entrar en el maestro ya camino de la obsolescencia, y nadie se entera hasta el primer pedido de reposición.

Las propuestas ayudan, y el repuesto lo crea tu equipo

Partium Cockpit gestiona la solicitud del variador en el Alta de materiales. Compara cada solicitud con tu maestro, para que un repuesto que ya tienes no se cree dos veces. Si el variador ya está en otra planta, la solicitud termina ahí. Si es nuevo, el registro empieza tan pobre como la línea de quien lo pidió. El Alta de materiales completa los atributos que le faltan al registro antes de que el repuesto se active. Son los valores que las abreviaturas dejaron fuera y que pedirá la próxima búsqueda. Da a cada repuesto nuevo sus proveedores, plazos de entrega, un precio de referencia y su estado de ciclo de vida. Así el comprador sabe antes del primer pedido quién vende el variador y si su serie se sigue fabricando. Nada de esto es todavía un registro. El repuesto solo entra en el catálogo cuando tu equipo lo crea.

Empieza esta semana con los diez últimos repuestos creados. Sácalos del maestro de materiales, compara cada uno con los seis campos de arriba y añade una séptima comprobación: ¿estaba ya el repuesto en el maestro, en esta planta o en otra, antes de crearlo? Cuenta los huecos por campo. El campo con más huecos es donde tus próximas solicitudes necesitan más atención. Para hacer la misma comprobación con las solicitudes nuevas a medida que llegan, reserva una demo y mira el Alta de materiales en acción, con nuestro catálogo de demostración o con una muestra del tuyo. Comprobar en el alta es la mitad del trabajo de depurar los datos maestros de repuestos: mantiene limpio un maestro que ya está limpio.