Parts Intelligence
Datos maestros de materiales: un repuesto, un registro
Para tu empresa, un repuesto solo existe como registro: es lo único que puede buscar, almacenar, comprar o dar de baja. Una depuración corrige los registros que ya tienes. Y solo dura si cada registro nuevo nace bien.
Qué abarca la depuración y por qué fallan los registros de repuestos
Tus datos maestros de repuestos son un registro por repuesto en el maestro de materiales: qué es, quién lo fabrica, cómo se llama, en qué clase está y si se tiene en stock. Todo lo demás en la gestión de repuestos parte de ese registro. Si el registro está mal, también lo están el stock, el precio y la búsqueda.
Ningún otro material del maestro falla tanto como los repuestos. No es por descuido, sino por la forma en que los repuestos entran en el sistema:
Se crean pocas veces y con prisa. Un material de producción se da de alta en un proceso planificado y se usa a diario, así que un error salta a la vista. Un repuesto se crea a menudo en plena avería. Pueden pasar años hasta que alguien note que su registro está mal.
Un repuesto, varias identidades. El número del fabricante de la máquina, el del fabricante del repuesto y el de tu propia planta. Por cada una de esas puertas puede entrar otra vez el mismo repuesto.
Décadas en servicio. Las máquinas funcionan veinte años o más. Mientras tanto, los fabricantes de sus repuestos se fusionan, cambian de nombre y descatalogan.
Varios idiomas. Cada planta y cada turno tienen sus propias abreviaturas para el mismo repuesto.
Un ejemplo, con cifras ilustrativas, no medidas: un operador mediano con tres plantas, 40.000 registros de repuestos y unos 2.000 nuevos al año. Un mismo cilindro hidráulico aparece tres veces en su maestro: desde la lista de repuestos del fabricante de la máquina, desde el texto de un pedido de compras y desde la planta alemana. Cada planta guarda dos. Son seis cilindros en las estanterías, donde dos bastarían para las tres plantas.
Tus sistemas se quedan como están. Tu ERP sigue siendo el sistema de referencia. Partium Agent lee de él y escribe de vuelta lo que decide tu equipo.
-
Un repuesto, un registro
Fusiona el mismo repuesto. Nunca uno distinto.
Un duplicado se almacena dos veces, se compra a dos precios y no aparece en ninguna búsqueda que encuentre el otro registro. Lo difícil es saber qué cuenta como el mismo repuesto. En el catálogo, tres casos se parecen mucho:
El mismo repuesto. Dos registros, dos números, una sola referencia del fabricante. Es un duplicado: fusiónalo cuando mantenimiento haya acordado qué registro se queda.
Otro repuesto que hace el mismo trabajo. El cilindro de otro fabricante con el mismo diámetro, la misma carrera y la misma fijación. Es una alternativa, evaluada por forma, ajuste y función: vincúlala, nunca la fusiones.
Uno que solo se parece. Texto breve parecido, repuesto distinto: el mismo diámetro, pero una carrera más larga. Déjalo como está.
El texto no permite distinguirlos; la referencia del fabricante, sí. Si te equivocas, acabas con stock bajo tres números o fusionas el repuesto equivocado en una máquina.
En Partium Cockpit, de esto se encarga el Monitor de duplicados:
Encuentra el mismo repuesto registrado con distintos números de artículo.
Confirma cada grupo por la referencia del fabricante.
Cada grupo de duplicados enumera los códigos de artículo que son un mismo repuesto. Si se fusionan o no, lo decide tu equipo.
Más información: Cómo encontrar duplicados en el maestro de materiales, pasada a pasada · Fusionar registros de material duplicados sin desechar el último repuesto · Forma, ajuste y función: la disciplina detrás de los repuestos alternativos aprobados
-
Un nombre y una clase que cualquiera encuentra
Siempre con el mismo esquema
Un técnico escribe «cilindro hidráulico». El registro dice «CIL HID» o «Hydraulikzylinder». El repuesto está en el sistema, pero la búsqueda dice que no. La solución: construir cada nombre igual, a partir de la clase del repuesto y sus atributos clave, siempre en el mismo orden. Sin eso, el comprador pide por texto libre.
En Cockpit, este trabajo lo hace Partium Agent. La clasificación sitúa cada repuesto de tu catálogo en su clase el mismo día en que lo subes. Todas las funciones de Cockpit parten de ese mapa. Después vienen los nombres. La denominación uniforme construye el nombre de cada repuesto de la misma manera, para que el mismo repuesto se lea siempre igual. Y mientras tanto, la Búsqueda de materiales:
Encuentra el repuesto con las palabras que tienes, aunque el registro esté desordenado.
Más información: Una nomenclatura de repuestos son cinco reglas y un orden · Por qué la búsqueda por palabras clave no encuentra repuestos en el maestro de materiales
-
Completo para la próxima decisión
No todos los campos. Solo los que importan ahora.
Los proyectos de «rellenar todos los campos» se atascan: la mayoría de los campos nunca deciden nada. Un registro está completo según la decisión que toca. Para volver a comprar el repuesto necesitas el fabricante y su referencia. Para tenerlo en stock, su criticidad y su plazo de entrega. Para sustituirlo, las medidas que hacen que otro repuesto encaje. Toma esos datos de la ficha técnica o de la placa de características en vez de teclearlos otra vez.
En Cockpit, de esto se encarga el Monitor de mejora de datos. El enriquecimiento dirigido de atributos completa los atributos que le faltan a un registro de repuesto: los que necesita tu próxima decisión. Con los repuestos nuevos, el monitor:
Lleva al registro las especificaciones de fichas técnicas y de fotos de placas de características.
Más información: Los costes ocultos de los datos maestros de repuestos deficientes: seis retos clave
-
Bien desde el alta
Revisa cada solicitud antes de activar el repuesto
La mayoría de los duplicados no son antiguos. Llegan de solicitud en solicitud: un técnico no encuentra un repuesto y pide uno nuevo. Compara cada solicitud con lo que ya existe y complétala antes de que el repuesto se active. En ese mismo punto mejoran las dos cifras que el equipo de datos maestros ya reporta: el tiempo que se tarda en crear un material y cuántas veces queda bien a la primera.
En Cockpit, de esto se encarga el Alta de materiales:
Compara cada solicitud con tu maestro, para que un repuesto que ya tienes no se cree dos veces.
Completa los atributos que le faltan al registro antes de que el repuesto se active.
Más información: Cómo crear un repuesto en el maestro de materiales de SAP que se siga encontrando un año después
-
Limpio después de la depuración
Corrige el flujo, no solo los registros
Una depuración corrige los registros de hoy, no el flujo que hace que los nuevos nazcan mal. Volvamos al ejemplo, con cifras que siguen siendo ilustrativas. Supón que la depuración fusiona 3.000 duplicados y que una de cada diez solicitudes nuevas es de un repuesto que ya está en el maestro, sin nada que lo compruebe. Son unos 200 duplicados nuevos al año y 1.000 en cinco años: vuelve un tercio de la depuración sin que nadie haya hecho nada mal. Lo que perdura es una vista permanente de los duplicados y huecos nuevos, no el siguiente proyecto.
En Cockpit, el Monitor de duplicados sigue activo después de la depuración:
Evita que un registro nuevo añada otro duplicado.
Tu equipo revisa lo que encuentra. La tabla completa de resultados admite correcciones en línea y en bloque: la IA propone y tu equipo corrige. Y el catálogo sigue siendo tuyo. El repuesto solo entra en el catálogo cuando tu equipo lo crea.
Cuando llega la migración a S/4HANA
En la mayoría de las empresas, este es el momento en que depurar los datos maestros de repuestos deja de ser un proyecto para algún día: se saca el extracto, se reescriben las reglas y el presupuesto ya está en el programa.
Una migración traslada los registros, no la forma de crear los nuevos. Si el alta no se corrige antes de la puesta en marcha, el sistema nuevo hereda el problema viejo con otra fecha de inicio. En el ejemplo, una migración cuatro años después de la depuración arrastraría unos 800 duplicados nuevos.
Por eso importa el orden. Antes de la migración, encuentra los duplicados en el extracto y acuerda con mantenimiento qué registros se quedan. En el sistema nuevo, integra la revisión en el alta y la regla de nomenclatura. Y después de la puesta en marcha, sigue vigilando.
Más información: Datos maestros de repuestos antes de S/4HANA: dejar, fusionar o completar
Por dónde empezar: cuatro pasos
-
Mira cómo está hoy tu maestro.
Saca un extracto y busca registros sin referencia del fabricante, y referencias del fabricante que aparecen con varios números de artículo.
-
Acuerda quién aprueba una fusión.
Si el repuesto está en stock, mantenimiento confirma qué registro se queda.
-
Corrige primero el alta,
antes de la próxima depuración. Así la depuración dura.
-
Míralo en un catálogo.
Reserva una demo con nuestro catálogo de demostración o con una muestra del tuyo. No tienes que preparar nada.
¿Cuánto les cuestan a tus plantas los registros duplicados y los repuestos comprados dos veces? Pruébalo tú mismo en la calculadora ROI.
Una plataforma para el repuesto, junto a tu ERP
Partium Cockpit es el software para los equipos que se ocupan de los repuestos: mantenimiento y compras. El dashboard muestra lo que hay que hacer hoy, y la función en la que se hace. Para el maestro de materiales son el Monitor de duplicados, el Alta de materiales, el Monitor de mejora de datos y la Búsqueda de materiales.
Partium Agent trabaja bajo cada función de Cockpit y Find. Tú trabajas en el producto; Agent hace el trabajo por debajo. Aquí eso significa deduplicación, denominación uniforme, clasificación y enriquecimiento dirigido de atributos.
Más sobre Partium Cockpit y Partium Agent. Compras Partium Cockpit, Partium Find o ambos. Partium Agent viene con cualquiera de los dos y no se vende por separado.
Preguntas sobre la depuración de datos maestros
¿Tenemos que sustituir nuestro ERP o MDG?
No. Tu ERP sigue siendo el sistema de referencia. Partium toma sus datos de él y también puede escribir en él.
Míralo en un catálogo como el tuyo
Con nuestro catálogo de demostración o con una muestra del tuyo. No tienes que preparar nada.