Una nomenclatura de repuestos son cinco reglas y un orden

Un planificador de mantenimiento pide un cilindro neumático, diámetro 50 mm, carrera 200 mm, para sustituir uno que ha empezado a perder aire en una paletizadora. El almacén de repuestos tiene ese cilindro en tres plantas, en cinco registros, y no hay dos de esos cinco nombres que empiecen por la misma palabra. El comprador busca «cilindro neumático 50», no encuentra nada que parezca correcto y lo pide al revendedor como pedido de texto libre. El cilindro estuvo todo el tiempo en el catálogo. Sus nombres lo escondían.

Los nombres se desvían porque los escriben muchas personas durante años

Un maestro de materiales lo escriben muchas manos. Un empleado del almacén crea un registro durante una parada, un comprador crea otro a partir de la oferta de un revendedor, y un ingeniero de proyecto carga un lote desde la lista de repuestos de un fabricante de maquinaria. Cada uno escribe con las abreviaturas de su planta, su idioma y su semana. En SAP, la descripción del material que teclean, el texto breve, admite 40 caracteres, así que las palabras se cortan donde a quien escribía se le acabó el espacio. El corte cae en un sitio distinto cada vez.

Ningún registro parece incorrecto cuando lo abres. El daño solo se ve en el conjunto del catálogo, donde el repuesto correcto a menudo existe en algún sitio y aun así no se encuentra. Cómo falla una búsqueda por palabras clave con esos registros es el tema de por qué la búsqueda de repuestos en el maestro de materiales no los encuentra. Este artículo va un paso antes, a los propios nombres.

Un nombre que nadie puede buscar tiene un precio. El repuesto se vuelve a comprar, o se vuelve a crear como registro nuevo, y el almacén carga con stock que no ve. Es uno de los costes ocultos de los datos maestros de repuestos deficientes, y crece con cada registro añadido con las abreviaturas de cada cual. Quienes han reorganizado un almacén describen la solución desde la estantería: cuando las descripciones siguen un único estándar, con el sustantivo primero, el almacén puede ver lo que ya tiene, incluido un repuesto que sirve para lo mismo que el que le falta.

Un cilindro neumático, cinco registros

Toma el cilindro de la paletizadora: un cilindro neumático ISO 15552, de doble efecto, diámetro 50 mm, carrera 200 mm. Así se lee en tres plantas.

La planta 1000 lo conoce como 10004812, texto breve CYL PNEU 50X200 DA ISO, una abreviatura en mayúsculas que a alguien le pareció eficiente. La planta 2000, en Alemania, tiene el 20003391, PNEUMATIKZYLINDER D50 HUB 200, que es correcto y legible para cualquiera que sepa que Hub es la carrera. La planta 2000 tiene también el 20008150, creado más tarde por un ingeniero de habla inglesa, CYLINDER 200MM STROKE 50MM BORE, con la carrera primero. La planta 3000 tiene el 30001247, un texto breve de una sola palabra, CYLINDER, y un número de catálogo de un revendedor donde debería ir el número de pieza del fabricante. Un registro más antiguo de la planta 1000, el 10017733, lleva el número de pieza del fabricante escrito en el propio texto breve, CYLINDER PNEUM AC5-50-200-DM-A1 DOUBLE A, y el campo termina ahí, en el carácter cuarenta, a mitad de «acting».

Cada registro era correcto para quien lo escribió. Juntos hacen que un repuesto parezca cinco, y un comprador que encuentra uno no tiene motivo para pensar que existen los otros cuatro. Los números de pieza de este ejemplo son propios de la ilustración.

Una nomenclatura de repuestos son cinco reglas en un orden fijo

La nomenclatura que lo arregla es tan breve que cabe en una página por clase. Aplicadas en este orden, cinco reglas dan a todos los registros de una clase la misma forma:

• El sustantivo primero, de una lista fija de sustantivos. Un sustantivo para cada tipo de repuesto, en singular y completo: CYLINDER, nunca CYL ni ZYL. El equipo de datos maestros mantiene la lista, y un sustantivo nuevo lo añade el equipo, no quien crea el registro.
• Después, el tipo. La palabra que distingue este cilindro de otros cilindros: PNEUMATIC, HYDRAULIC. Los catalogadores llaman a este par de sustantivo y tipo el formato sustantivo-modificador.
• Después, los atributos que deciden el encaje, en un orden fijo por clase, con unidades y abreviaturas fijas. Para los cilindros neumáticos, ese orden es diámetro, carrera, efecto y norma, escritos D50, S200, DA, ISO15552, siempre en milímetros.
• El fabricante y su número de pieza en sus propios campos, nunca en el texto breve. En el texto breve ocupan el espacio que necesitan los atributos, y quedan ocultos para quien busca en los campos creados para ellos.
• Un solo idioma en el texto breve. Las traducciones van en los campos de idioma que el ERP guarda para cada descripción de material.

El orden importa más que cualquier regla por separado. Un texto breve se lee desde la izquierda, y una lista de registros se ordena desde la izquierda, así que cuando todos los registros de una clase empiezan por el mismo sustantivo y enumeran sus atributos en el mismo orden, los registros de un mismo repuesto quedan juntos y sus diferencias se ven. El orden decide también qué se corta. Un texto breve que se queda sin espacio pierde el final, así que el atributo que menos importa para el encaje va el último.

Construido con las reglas, el cilindro de la paletizadora queda CYLINDER,PNEUMATIC,D50,S200,DA,ISO15552, 39 caracteres. Todo lo demás que necesitan el comprador o el técnico va al texto largo y a los campos de atributos: la amortiguación, el émbolo magnético para los sensores de posición, la rosca del vástago, el tamaño de conexión, y el fabricante y su número de pieza en los campos hechos para ellos. Algunos grandes operadores van un paso más allá y generan el texto breve a partir de la lista de atributos de cada clase, de modo que nadie lo teclea. En ese trabajo, tus propias clases van primero. Una clasificación estándar como eCl@ss puede asignarse a ellas más adelante, cuando lo pida un socio o una licitación.

Aplica la nomenclatura clase a clase, primero los registros nuevos

Renombrar a mano todo un maestro de materiales es el proyecto que nadie financia, y estaría desfasado antes de terminar. Por eso la nomenclatura se implanta clase a clase, empezando por donde más buscan el almacén y los compradores, porque esos nombres son los que más se leen. Cada registro nuevo sigue la nomenclatura desde el primer día, así que las clases que ya has arreglado siguen arregladas. Renombrar también saca a la luz registros que resultan ser un mismo repuesto: dos registros que acaban con el mismo nombre son un candidato a duplicado, y ahí es donde toma el relevo encontrar duplicados en el maestro de materiales.

Partium Cockpit trabaja en las dos mitades de ese orden, y tu equipo decide cada nombre que cambia. Los registros nuevos empiezan con buen pie. Sin duplicados ni registros a medias: cada repuesto nuevo entra completo en el catálogo. Detrás de cada nombre están los atributos que pide la nomenclatura. El Monitor de mejora de datos propone los atributos que faltan para cada repuesto que añade tu equipo. El nombre sigue la misma lógica. Con la Denominación uniforme, en Beta, nombra cada repuesto de la misma manera, para que el mismo repuesto siempre se lea igual. Mientras tanto, hay que seguir encontrando lo que hay en las clases a las que aún no has llegado. Hasta que todos los nombres estén arreglados, la Búsqueda de materiales perdona las erratas y las muchas formas de escribir un mismo repuesto.

Empieza esta semana con una clase. Toma la clase que más busca tu almacén, anota su sustantivo, su tipo y su orden de atributos, y renombra a mano veinte de sus registros. Cuenta cuántos de los veinte resultan ser el mismo repuesto. Para aplicar la misma nomenclatura a tu propio catálogo, reserva una demo y míralo con nuestro catálogo de demostración o con una muestra de tus datos.