Désigner les pièces de rechange : cinq règles et un ordre

Un planificateur de maintenance demande un vérin pneumatique, alésage 50 mm, course 200 mm, pour remplacer celui qui a commencé à fuir sur un palettiseur. Le magasin détient ce vérin dans trois usines, sous cinq fiches, et aucun des cinq noms ne commence par le même mot. L’acheteur cherche « pneumatic cylinder 50 », ne trouve rien qui semble convenir, et en commande un au revendeur en texte libre. Le vérin était dans le catalogue depuis le début. Ses noms le cachaient.

Les noms dérivent parce que beaucoup de gens les écrivent pendant des années

Un référentiel articles est écrit par de nombreuses mains. Un magasinier crée une fiche pendant un arrêt technique, un acheteur en crée une à partir de l’offre d’un revendeur, et un ingénieur projet charge un lot depuis la liste de pièces de rechange d’un constructeur de machines. Chacun écrit dans les abréviations de son usine, de sa langue et de sa semaine. Dans SAP, la désignation article qu’ils saisissent, le texte court, compte 40 caractères : les mots sont coupés là où la place a manqué. La coupure tombe à un endroit différent à chaque fois.

Aucune fiche ne semble fausse quand on l’ouvre. Le dommage n’apparaît qu’à l’échelle du catalogue, où la bonne pièce existe souvent quelque part et reste pourtant introuvable. La façon dont une recherche par mots-clés échoue sur de telles fiches est le sujet de pourquoi la recherche de pièces de rechange dans les fiches articles rate des pièces. Cet article remonte d’un cran, aux noms eux-mêmes.

Un nom que personne ne peut chercher a un prix. La pièce est rachetée, ou recréée comme nouvelle fiche, et le magasin porte un stock qu’il ne voit pas. C’est l’un des coûts cachés de données articles de mauvaise qualité, et il grandit avec chaque fiche ajoutée dans les abréviations de quelqu’un. Les praticiens qui ont réorganisé un magasin décrivent la solution depuis le rayon : une fois que les désignations suivent un même standard, le nom générique d’abord, le magasin voit ce qu’il détient déjà, y compris une pièce qui fera le travail de celle qui lui manque.

Un vérin pneumatique, cinq fiches

Prenez le vérin du palettiseur : un vérin pneumatique ISO 15552, double effet, alésage 50 mm, course 200 mm. Voici comment il se lit dans trois usines.

L’usine 1000 le connaît sous 10004812, texte court CYL PNEU 50X200 DA ISO, une abréviation en capitales que quelqu’un a trouvée efficace. L’usine 2000, en Allemagne, a 20003391, PNEUMATIKZYLINDER D50 HUB 200, correct et lisible pour quiconque sait que Hub désigne la course. L’usine 2000 a aussi 20008150, créé plus tard par un ingénieur anglophone, CYLINDER 200MM STROKE 50MM BORE, avec la course en premier. L’usine 3000 a 30001247, un texte court d’un seul mot, CYLINDER, et un numéro de catalogue de revendeur à la place de la référence fabricant. Une fiche plus ancienne de l’usine 1000, 10017733, porte la référence fabricant saisie dans le texte court lui-même, CYLINDER PNEUM AC5-50-200-DM-A1 DOUBLE A, et le champ s’arrête là, au quarantième caractère, au milieu de « acting ».

Chaque fiche était juste pour la personne qui l’a saisie. Ensemble, elles font d’une pièce cinq pièces, et un acheteur qui trouve l’une d’elles n’a aucune raison de penser que les quatre autres existent. Les références de cet exemple sont propres à l’illustration.

Une convention de désignation, c’est cinq règles dans un ordre fixe

La convention qui règle cela est assez courte pour tenir sur une page par classe. Appliquées dans cet ordre, cinq règles donnent à chaque fiche d’une classe la même forme :

• Le nom générique d’abord, tiré d’une liste fixe de noms. Un nom par type de pièce, au singulier et en entier : CYLINDER, jamais CYL ni ZYL. L’équipe données de base tient la liste, et un nouveau nom est ajouté par l’équipe, pas par la personne qui crée la fiche.
• Puis le type. Le mot qui distingue ce vérin des autres vérins : PNEUMATIC, HYDRAULIC. Les catalogueurs appellent cette paire de nom et de type le format nom-modificateur.
• Puis les attributs qui décident de la compatibilité, dans un ordre fixe par classe, avec des unités et des abréviations fixes. Pour les vérins pneumatiques, cet ordre est alésage, course, type d’effet et norme, écrits D50, S200, DA, ISO15552, en millimètres à chaque fois.
• Le fabricant et sa référence dans leurs propres champs, jamais dans le texte court. Dans le texte court, ils prennent la place dont les attributs ont besoin, et ils échappent à quiconque cherche dans les champs prévus pour eux.
• Une seule langue dans le texte court. Les traductions vont dans les champs de langue que l’ERP prévoit pour chaque désignation article.

L’ordre compte plus que n’importe quelle règle. Un texte court se lit depuis la gauche, et une liste de fiches se trie depuis la gauche : quand chaque fiche d’une classe commence par le même nom et liste ses attributs dans le même ordre, les fiches d’une même pièce se retrouvent côte à côte et leurs différences apparaissent. L’ordre décide aussi de ce qui est coupé. Un texte court qui manque de place perd sa fin : l’attribut qui compte le moins pour la compatibilité vient donc en dernier.

Construit selon les règles, le vérin du palettiseur se lit CYLINDER,PNEUMATIC,D50,S200,DA,ISO15552, soit 39 caractères. Tout ce dont l’acheteur ou le technicien a encore besoin va dans le texte long et les champs d’attributs : l’amortissement, le piston magnétique pour les capteurs de position, le filetage de tige, la taille de raccord, ainsi que le fabricant et sa référence dans les champs prévus pour eux. Certains grands exploitants vont plus loin et génèrent le texte court à partir de la liste d’attributs de chaque classe, si bien que personne ne le saisit. Vos propres classes passent en premier dans ce travail. Une classification standard comme eCl@ss peut y être rattachée plus tard, quand un partenaire ou un appel d’offres le demande.

Appliquer la convention classe par classe, nouvelles fiches d’abord

Renommer à la main tout un référentiel articles est le projet que personne ne finance, et il serait dépassé avant d’être fini. La convention s’applique plutôt classe par classe, en commençant là où le magasin et les acheteurs cherchent le plus, parce que ces noms sont les plus lus. Chaque nouvelle fiche suit la convention dès son premier jour, si bien que les classes corrigées le restent. Renommer fait aussi remonter des fiches qui s’avèrent être une seule pièce : deux fiches qui finissent avec le même nom sont un doublon potentiel, et c’est là que trouver les doublons dans les fiches articles prend le relais.

Partium Cockpit travaille sur les deux moitiés de cet ordre, et votre équipe décide de chaque nom qui change. Les nouvelles fiches partent sur de bonnes bases. Pas de doublons, pas de fiches à moitié vides : chaque nouvelle pièce entre complète dans le catalogue. Derrière chaque nom se trouvent les attributs que demande la convention. Le Suivi de l’enrichissement des données propose les attributs manquants pour chaque pièce que votre équipe ajoute. Le nom lui-même suit la même logique. Avec la Dénomination uniforme, en Beta, Cockpit nomme chaque pièce de la même façon, pour qu’une même pièce se lise toujours pareil. En attendant, les classes que vous n’avez pas encore traitées doivent toujours être trouvées. Tant que chaque nom n’est pas corrigé, la Recherche d’articles pardonne les fautes de frappe et les nombreuses façons d’écrire une même pièce.

Commencez cette semaine avec une classe. Prenez la classe que votre magasin cherche le plus, notez son nom, son type et l’ordre de ses attributs, et renommez vingt de ses fiches à la main. Comptez combien des vingt s’avèrent être la même pièce. Pour appliquer la même convention à votre propre catalogue, réservez une démo et voyez-le sur notre catalogue de démonstration, ou sur un échantillon de vos données.