Eine Namenskonvention für Ersatzteile: fünf Regeln und eine Reihenfolge

Ein Instandhaltungsplaner fordert einen Pneumatikzylinder an, Kolbendurchmesser 50 mm, Hub 200 mm, als Ersatz für einen, der an einem Palettierer undicht geworden ist. Das Ersatzteillager führt diesen Zylinder in drei Werken, unter fünf Datensätzen, und keine zwei der fünf Namen beginnen mit demselben Wort. Der Einkäufer sucht auf Englisch nach „pneumatic cylinder 50“, findet nichts, was passend aussieht, und bestellt einen beim Händler als Freitextposition. Der Zylinder war die ganze Zeit im Katalog. Seine Namen haben ihn versteckt.

Namen driften, weil viele Leute sie über viele Jahre schreiben

Einen Materialstamm schreiben viele Hände. Ein Lagerist legt während eines Stillstands einen Datensatz an, ein Einkäufer einen aus dem Angebot eines Händlers, und ein Projektingenieur lädt einen ganzen Schwung aus der Ersatzteilliste eines Maschinenbauers. Jeder schreibt in der Kurzschrift seines Werks, seiner Sprache und seiner Woche. In SAP fasst die Materialbezeichnung, die sie eintippen, der Kurztext, 40 Zeichen, also werden Wörter dort abgeschnitten, wo dem Tippenden der Platz ausging. Der Schnitt liegt jedes Mal woanders.

Kein einzelner Datensatz sieht falsch aus, wenn du ihn öffnest. Der Schaden zeigt sich erst über den ganzen Katalog, wo das richtige Teil oft irgendwo existiert und trotzdem nicht zu finden ist. Wie eine Stichwortsuche an solchen Datensätzen scheitert, steht in Warum die Stichwortsuche Ersatzteile im Materialstamm verfehlt. Dieser Beitrag setzt einen Schritt früher an, bei den Namen selbst.

Ein Name, den niemand finden kann, hat einen Preis. Das Teil wird noch einmal gekauft oder als neuer Datensatz noch einmal angelegt, und das Lager führt Bestand, den es nicht sieht. Das gehört zu den versteckten Kosten schlechter Ersatzteil-Stammdaten, und es wächst mit jedem Datensatz, der in jemandes eigener Kurzschrift dazukommt. Praktiker, die ein Ersatzteillager neu aufgebaut haben, beschreiben die Lösung vom Regal aus: Sobald die Bezeichnungen einem Standard folgen, Substantiv zuerst, sieht das Lager, was es schon hat, auch ein Teil, das die Aufgabe des fehlenden übernehmen kann.

Ein Pneumatikzylinder, fünf Datensätze

Nimm den Zylinder des Palettierers: ein Pneumatikzylinder nach ISO 15552, doppeltwirkend, Kolbendurchmesser 50 mm, Hub 200 mm. So liest er sich in drei Werken.

Werk 1000 kennt ihn als 10004812, Kurztext CYL PNEU 50X200 DA ISO, eine Abkürzung in Großbuchstaben, die jemand effizient fand. Werk 2000 in Deutschland hat 20003391, PNEUMATIKZYLINDER D50 HUB 200, korrekt und lesbar für jeden, der weiß, dass Hub das ist, was die englischen Datensätze STROKE nennen. Werk 2000 hat außerdem 20008150, später von einem englischsprachigen Ingenieur angelegt, CYLINDER 200MM STROKE 50MM BORE, mit dem Hub zuerst. Werk 3000 hat 30001247, einen Kurztext aus einem Wort, CYLINDER, und eine Katalognummer des Händlers, wo die Herstellerteilenummer stehen sollte. Ein älterer Datensatz in Werk 1000, 10017733, hat die Herstellerteilenummer direkt im Kurztext, CYLINDER PNEUM AC5-50-200-DM-A1 DOUBLE A, und dort endet das Feld, beim vierzigsten Zeichen, mitten in DOUBLE ACTING.

Jeder Datensatz war richtig für die Person, die ihn eingetippt hat. Zusammen lassen sie ein Teil wie fünf aussehen, und ein Einkäufer, der einen davon findet, hat keinen Grund anzunehmen, dass es die anderen vier gibt. Die Teilenummern in diesem Beispiel gehören zur Illustration.

Eine Namenskonvention für Ersatzteile: fünf Regeln in fester Reihenfolge

Die Konvention, die das behebt, passt auf eine Seite je Klasse. In dieser Reihenfolge angewandt, geben fünf Regeln jedem Datensatz einer Klasse dieselbe Form:

• Das Substantiv zuerst, aus einer festen Liste von Substantiven. Ein Substantiv für jede Art von Teil, im Singular und ausgeschrieben: CYLINDER, nie CYL oder ZYL. Das Stammdatenteam pflegt die Liste, und ein neues Substantiv fügt das Team hinzu, nicht wer gerade den Datensatz anlegt.
• Dann der Typ. Das Wort, das diesen Zylinder von anderen Zylindern unterscheidet: PNEUMATIC, HYDRAULIC. Katalogisierer nennen dieses Paar aus Substantiv und Typ das Noun-Modifier-Format.
• Dann die Merkmale, die über die Passung entscheiden, in fester Reihenfolge je Klasse, mit festen Einheiten und Abkürzungen. Bei Pneumatikzylindern ist diese Reihenfolge Kolbendurchmesser, Hub, Wirkungsweise und Norm, geschrieben D50, S200, DA, ISO15552, jedes Mal in Millimetern.
• Hersteller und Herstellerteilenummer in eigenen Feldern, nie im Kurztext. Im Kurztext nehmen sie den Platz, den die Merkmale brauchen, und wer in den dafür gebauten Feldern sucht, findet sie nicht.
• Eine Sprache im Kurztext. Übersetzungen gehören in die Sprachfelder, die das ERP für jede Materialbezeichnung führt.

Die Reihenfolge zählt mehr als jede einzelne Regel. Ein Kurztext wird von links gelesen, und eine Liste von Datensätzen wird von links sortiert. Wenn also jeder Datensatz einer Klasse mit demselben Substantiv beginnt und seine Merkmale in derselben Reihenfolge nennt, landen die Datensätze eines Teils nebeneinander, und ihre Unterschiede werden sichtbar. Die Reihenfolge entscheidet auch, was abgeschnitten wird. Ein Kurztext, dem der Platz ausgeht, verliert sein Ende, also kommt das Merkmal, das für die Passung am wenigsten zählt, ans Ende.

Nach den Regeln gebildet, lautet der Zylinder des Palettierers CYLINDER,PNEUMATIC,D50,S200,DA,ISO15552, 39 Zeichen. Alles andere, was Einkäufer oder Techniker brauchen, kommt in den Langtext und die Merkmalsfelder: die Dämpfung, der Magnetkolben für die Positionssensoren, das Kolbenstangengewinde, die Anschlussgröße, und Hersteller und Herstellerteilenummer in den Feldern, die dafür gemacht sind. Manche großen Betreiber gehen einen Schritt weiter und erzeugen den Kurztext aus der Merkmalsliste jeder Klasse, sodass ihn niemand mehr eintippt. Bei dieser Arbeit kommen deine eigenen Klassen zuerst. Eine Standardklassifikation wie eCl@ss lässt sich später darauf abbilden, wenn ein Partner oder eine Ausschreibung danach fragt.

Wende die Konvention Klasse für Klasse an, neue Datensätze zuerst

Einen ganzen Materialstamm von Hand umzubenennen, ist das Projekt, das niemand finanziert, und es wäre veraltet, bevor es fertig ist. Die Konvention kommt stattdessen Klasse für Klasse, angefangen dort, wo Lager und Einkäufer am meisten suchen, denn diese Namen werden am meisten gelesen. Jeder neue Datensatz folgt der Konvention vom ersten Tag an, sodass die Klassen, die du in Ordnung gebracht hast, in Ordnung bleiben. Das Umbenennen bringt auch Datensätze an die Oberfläche, die sich als ein Teil herausstellen: Zwei Datensätze, die am Ende denselben Namen tragen, sind ein Dubletten-Kandidat, und dort übernimmt Dubletten im Materialstamm finden.

Partium Cockpit arbeitet an beiden Hälften dieser Reihenfolge, und dein Team entscheidet über jeden Namen, der sich ändert. Neue Datensätze starten richtig. Keine Dubletten, keine halbleeren Datensätze: Jedes neue Teil kommt vollständig in den Katalog. Hinter jedem Namen stehen die Merkmale, die die Konvention verlangt. Der Datenanreicherungs-Monitor schlägt die fehlenden Merkmale für jedes Teil vor, das dein Team hinzufügt. Der Name selbst folgt derselben Logik. Die Einheitliche Benennung, in Beta, benennt jedes Teil auf dieselbe Weise, sodass dasselbe Teil immer gleich heißt. Die Klassen, zu denen du noch nicht gekommen bist, müssen in der Zwischenzeit trotzdem gefunden werden. Bis jeder Name in Ordnung ist, verzeiht die Materialsuche Tippfehler und die vielen Schreibweisen für ein und dasselbe Teil.

Fang diese Woche mit einer Klasse an. Nimm die Klasse, in der dein Lager am meisten sucht, schreib ihr Substantiv, ihren Typ und ihre Merkmalsreihenfolge auf und benenne zwanzig ihrer Datensätze von Hand um. Zähl, wie viele der zwanzig sich als dasselbe Teil herausstellen. Um dieselbe Konvention auf deinen eigenen Katalog anzuwenden, buch dir eine Demo und sieh es dir auf unserem Demo-Katalog an, oder auf einem Auszug aus deinen Daten.