Kunden bringen das Problem mit. Den Beweis liefern ihre eigenen Daten.

Früher oder später stellt das Controlling jeder Einkaufsleitung, die etwas Neues kaufen will, dieselbe Frage: Welchen Beleg haben wir, dass das bei uns funktioniert? Es ist die richtige Frage. In einer Kategorie, die das Unternehmen schon gekauft hat, kommt die Antwort aus einem Anbietervergleich und ein paar Referenzgesprächen. In einer Kategorie, die es noch nie gekauft hat, gibt es den Beleg meist noch nicht. Er muss erst aufgebaut werden, und der Ort dafür sind die eigenen Ersatzteildaten des Unternehmens.

Eine neue Kategorie kommt ohne Checkliste

Reife Softwarekategorien sind leicht zu vergleichen, wenn auch nie leicht zu kaufen. Jeder weiß, was ein ERP tut und wofür ein CMMS da ist. Die Bewertung wird zu einem vertrauten Satz von Fragen nach Funktionen, Integration, Zeitplan und Referenzen, und der Prozess ist selten schnell, hat aber wenigstens eine Form. Wer schon einmal einen Softwarekauf mit derselben Tabelle durch sechs Gremien gebracht hat, weiß, was diese Form wert ist.

Parts Intelligence hat diese Form noch nicht. Einkäufer erkennen die Probleme sofort, aber sie können die Anforderung nicht schreiben, weil noch niemand die Antwort oft genug gekauft hat, um zu wissen, wie sie aussehen sollte. Ein Funktionsvergleich hilft nicht, wenn gerade die Funktionen noch erarbeitet werden. Das ist der Normalzustand einer neuen Kategorie, und der Einkauf ist nicht schuld daran.

Kunden bringen das Problem mit, in ihren eigenen Worten

Was ein Kunde mitbringen kann, ist das Problem, beschrieben in den Worten des Teams, das es spürt. Jede dieser Beschreibungen zeigt auf etwas, das das Produkt können muss, auch wenn niemand eine Funktion benennt. Ein Instandhaltungsteam sagt, dass seine Techniker zu lange nach dem richtigen Ersatzteil suchen, und was es braucht, ist eine Suche, die bei einem abgenutzten Etikett oder ein paar Worten beginnt. Der Einkauf sagt, dass er sich auf den OEM verlässt, weil er anderen Bezugsquellen nicht traut, und was er braucht, ist ein Datensatz, der vollständig genug ist, um zu zeigen, wer das Teil sonst herstellt. Das Stammdatenteam sagt, dass es seine Wochen damit verbringt, Beschreibungen und Herstellernummern von Hand zu korrigieren, und was es braucht, ist Hilfe, die die fehlenden Angaben vorschlägt, damit ein Mensch sie freigibt.

Jedes Team hat eine Aufgabe beschrieben, die schiefgeht, ohne eine Technologie zu nennen, und die Aufgabe ist größer, als ein Teil zu finden: Es geht darum zu wissen, was das Teil ist, dem Datensatz zu vertrauen, die Optionen zu sehen und eine Bevorratungs- oder Beschaffungsentscheidung zu treffen, die jemand vertreten kann.

Eine Demo auf sauberen Daten beweist wenig

Am leichtesten beeindruckt man einen Einkäufer mit einer Demo auf sauberen Daten: ein perfekter Datensatz, ein gut ausgeleuchtetes Foto, eine Suche, die beim ersten Mal trifft. Sie beweist, dass die Software unter Bedingungen funktioniert, die der Katalog des Einkäufers nie bieten wird. Echte Materialstämme sind voller Kurztexte, die in Eile geschrieben wurden, voller Teile unter drei Artikelnummern, fehlender Hersteller und Beschreibungen in zwei Sprachen. Ein Werkzeug, das beim sauberen Datensatz glänzt und an diesen Daten scheitert, ist überhaupt nicht bewertet worden.

Die Bewertung, die zählt, läuft auf dem eigenen Katalog des Kunden, mit seinen eigenen unordentlichen Datensätzen und den Menschen, die jeden Tag damit arbeiten. Dafür gibt es die Demo-Lizenz von Partium: das Produkt selbst, auf den Datensätzen, mit denen dein Team arbeitet.

Software für Ersatzteilmanagement bewerten: Was deine eigenen Daten zeigen sollten

Eine gute Bewertung versucht nicht, alles zu beweisen. Sie sollte eine kurze Liste von Fragen beantworten, auf die sich der Business Case stützen kann:

• ob deine Leute das richtige Teil aus unvollständigen Angaben finden
• ob sie den Datensätzen am Ende mehr vertrauen als am Anfang
• ob die Bezugsoptionen für ein Teil breiter und klarer werden
• ob Gespräche über die Bevorratung bessere Belege bekommen
• welche Ergebnisse wichtig genug sind, um sie zu behalten

Keine davon verspricht, dass jedes Teil weniger kostet, und ein Business Case, der das behauptet, übersteht seine erste Prüfung nicht. Sie messen, ob die Entscheidungen besser werden, und genau die muss der Einkauf vertreten.

Behalte, was eine Entscheidung verändert hat

Den letzten Punkt dieser Liste überspringen die meisten Bewertungen. Nur ein Teil dessen, was eine Bewertung zutage fördert, sollte zu einer Funktion werden: Manche Wünsche sind Einzelfälle, manche sind interessante Randfälle, und manche klingen nützlich, bis sie auf den echten Arbeitsablauf treffen. Der Wert eines Tests auf eigenen Daten ist der Fokus. Er zeigt, wo deine Daten brechen, welche Fragen deine Teams tatsächlich stellen und welche Ergebnisse eine Entscheidung verändert haben. Das behältst du, und darauf sollte die nächste Arbeitsrunde aufbauen.

Eine solche Bewertung funktioniert nur, wenn die Software den Katalog so nimmt, wie er kommt. Deine Daten, so wie sie sind. Kein Bereinigungsprojekt, bevor du anfängst. Kurztexte, Dubletten, fehlende Hersteller und Kataloge in mehreren Sprachen sind genau die Eingaben, für die wir bauen. In den Lücken wird der Test interessant, denn genau sie hat die Demo auf sauberen Daten weggelassen. Robust, auch wenn die Daten es nicht sind. Ein falsches Feld, eine Lücke oder ein abgenutztes Typenschild halten die Arbeit nicht auf. Die KI arbeitet um das Fehlende herum, und dein ERP bleibt das führende System. Danach muss der Business Case die Fragen des Controllings überstehen. Jede Zahl zeigt, wie sie berechnet wurde.

Bring das Problem und deinen eigenen Katalog mit: Buch eine Demo und frag nach der Demo-Lizenz.