Dubletten im Materialstamm zusammenführen, ohne das letzte Ersatzteil zu verschrotten

Die Dublettenliste ist fertig, und weit oben steht eine Hydraulik-Schnellkupplung. Es ist ein Teil, die Kupplung am Schnellwechselsystem der Pressen in drei Werken, abgelegt unter vier Artikelnummern. Linz kauft sie unter zwei davon, zu 38 € und zu 52 €. Graz zahlt 44 € und Pilsen 61 €. Alle drei Werke haben Bestand, und der Datensatz in Pilsen löst gleich eine Nachbestellung aus. Der Leitung des Ersatzteileinkaufs wurde gesagt, die Liste bringe Einsparungen, und sie wartet darauf, sie zu sehen. Preise, Mengen und Werke in diesem Beitrag sind ein Beispiel, kein Kundenergebnis.

Eine Dublettengruppe spart nichts, bis jemand sie zusammenführt

Die Gruppe zu finden, war die erste Hälfte. Der Beitrag Dubletten im Materialstamm finden arbeitet sich von exakten Teilenummern bis zu den Kurztexten vor und endet mit Gruppen von Artikelnummern, die eine Herstellerteilenummer teilen. Dieser Beitrag beginnt, wo jener endet: mit einer bestätigten Gruppe und der Arbeit, daraus einen Datensatz zu machen.

Bis diese Arbeit getan ist, ändert die Liste nichts. Die vier Datensätze behalten ihre vier Preise, jedes Werk behält seinen eigenen Meldebestand, und jede Bestellung geht auf den Datensatz, den der Einkäufer zuerst gefunden hat. Was Dubletten an Bestand, Ausgaben und Suchzeit kosten, fasst der Beitrag über die versteckten Kosten der Ersatzteil-Stammdaten zusammen. Diese Kosten bleiben in den Büchern, bis die Datensätze eins werden.

Zusammenführungen stocken aus einem Grund, den man ernst nehmen sollte. 2019 erzählte der Einkaufsleiter einer Papierfabrik der Fachpresse, sein Team habe seine Dubletten und seinen obsoleten Bestand nie aufgeräumt, weil niemand das letzte Ersatzteil für eine jahrzehntealte Maschine verschrotten wollte. Er fügte hinzu, das Aufräumen brauche jemanden mit technischem Wissen und der Befugnis zu entscheiden. Die Sorge ist berechtigt. Eine Zusammenführung, die Bestand bewegt, ohne die Instandhaltung zu fragen, kann das Regal leeren, auf das eine Presse angewiesen ist. Deshalb zählt die Reihenfolge der Arbeit mehr als ihr Tempo: erst die Fakten, dann die Kritikalität, dann die Datensätze, dann der Bestand.

Die Gruppe bestätigen, dann die Instandhaltung fragen, was bleibt

Eine Zusammenführung braucht eine Tatsache, die das Stammdatenteam und die Instandhaltung beide akzeptieren, und die Herstellerteilenummer ist diese Tatsache. Bei der Kupplung führen alle vier Datensätze auf die Herstellernummer QK12-B4. Die Artikelnummern unterscheiden sich, die Kurztexte unterscheiden sich, und zwei Datensätze schreiben die Nummer unterschiedlich, aber die Nummer ist dieselbe. Lässt sich ein Datensatz einer Gruppe nicht mit der Nummer verbinden, nimm ihn aus der Gruppe, bis jemand sich das Teil im Regal angesehen hat. Eine Gruppe mit einem zweifelhaften Datensatz sind zwei Gruppen, bis diese Prüfung erledigt ist.

Die Kritikalität kommt, bevor Bestand bewegt wird. Die Instandhaltung weiß, ohne welche Ersatzteile ein Werk nicht laufen kann, und hat ein Veto über den Bestand, der sie betrifft. Frag vor der Zusammenführung, und schreib die Antwort auf. Bei der Kupplung ist die Antwort kurz: Ohne sie können die Pressen keine Werkzeuge wechseln, also behält jedes Werk mindestens zwei im Regal. Diese Untergrenze stoppt die Zusammenführung nicht. Sie entscheidet, wie viel Bestand die Zusammenführung bewegen darf, und sie gibt der Instandhaltung einen Grund, die Zusammenführung abzuzeichnen, statt sie zu blockieren.

In fünf Schritten Dubletten im Materialstamm zusammenführen

Ist die Gruppe bestätigt und die Untergrenze vereinbart, ist die Zusammenführung selbst Routinearbeit in deinem ERP. Dein Team erledigt sie, mit den Freigaben, die es schon nutzt, und das ERP bleibt das führende System. Arbeite jede Gruppe in dieser Reihenfolge ab:

• Den Datensatz wählen, der bleibt. Nimm den mit Hersteller, vollständiger Teilenummer, klarer Beschreibung und der längsten Historie. Bei der Kupplung ist das der ältere Datensatz in Linz, 10045812.
• Den Bestand darauf umbuchen. Lagere die Menge jedes Werks von den anderen Datensätzen auf den verbleibenden um, Werk für Werk, und behalte die Untergrenze der Instandhaltung im Blick.
• Die offenen Bestellungen umziehen. Bestellungen auf einen alten Datensatz werden geändert oder ersetzt, damit sie unter der verbleibenden Nummer ankommen.
• Stücklisten und Verweise in Arbeitsaufträgen umstellen. Die nächste Reparatur an der Presse entnimmt die Kupplung dann unter der Nummer, die den Bestand hält.
• Die anderen Datensätze für den Einkauf sperren. Niemand kann mehr auf sie bestellen, und ihre Historie bleibt lesbar.

Jeder Schritt hinterlässt eine Spur, die ein Kollege prüfen kann: welcher Datensatz geblieben ist, was bewegt wurde und welche Datensätze gesperrt sind. Bei dieser Spur beginnt auch der Einsparbericht.

Ein Datensatz, ein Preis, und die Einsparung Zeile für Zeile

Der zusammengeführte Datensatz zeigt zwei Dinge, die die vier Datensätze verborgen haben. Das erste ist die Preisspanne: 38 € bis 61 € für dieselbe Kupplung. Der Einkauf geht jetzt mit einem Preis zum Lieferanten, zum Beispiel den 38 €, die Linz schon zahlt, und jedes Werk bestellt zu diesem Preis. Das zweite ist der Bestand. Mit 14 Kupplungen in Linz, 4 in Graz und 2 in Pilsen auf einem Datensatz sieht Pilsens Nachbestellung von zehn Stück zu 61 € anders aus. Linz kann sechs schicken und behält trotzdem seine Untergrenze von zwei. Das ist das Werk, das gerade ein Teil bestellen will, das ein anderes Werk schon hat, abgefangen, bevor die Bestellung rausgeht.

Der Einsparbericht folgt derselben Logik: zählen, was passiert ist, Teil für Teil, und weglassen, was passieren könnte. Bei der Kupplung reichen drei Zeilen. Die Preisdifferenz zählt bei jeder Bestellung, sobald sie aufgegeben wird: Die nächste Bestellung aus Graz über zwölf Stück zu 38 € statt 44 € macht 72 €. Der Kauf, der nicht stattfand, zählt einmal: Pilsens zehn Stück zu 61 €, also 610 €, abzüglich der Fracht für sechs Kupplungen aus Linz. Bestand, der verbraucht statt nachbestellt wird, zählt bei der Entnahme: Die fünf Kupplungen auf dem zweiten Linzer Datensatz werden verbraucht, bevor jemand neue kauft, das sind 190 € zum einen Preis.

Jede Zeile trägt die Teilenummer, die beteiligten Artikelnummern, die Menge, die beiden Preise und das Datum. Ein Controller kann jede Zeile gegen eine Bestellung oder eine Bestandsbewegung im ERP prüfen. Eine Kupplungsgruppe ist wenig Geld, und der Bericht sagt das auch. Glaubwürdig wird der Bericht dadurch, dass jede Zeile ihre Grundlage hat, für jede Gruppe, ohne eine Prognose darin.

Partium Cockpit bringt Gruppe, Kritikalität und Bestand an einen Ort

Partium Cockpit gibt dem Stammdatenteam und der Instandhaltung für jede Gruppe denselben Ausgangspunkt. Der Dubletten-Monitor bestätigt jede Gruppe über die Herstellerteilenummer. Die Antwort der Instandhaltung darauf, was bleiben muss, gehört zum selben Bild. Die Kritikalität, die dein Team festlegt, geht vor dem Modell. Ein Ersatzteil, ohne das die Anlage nicht läuft, wird nicht als abzubauender Bestand markiert. Die Zusammenführung selbst ist die Arbeit deines Teams in deinem ERP, und der Grund dafür ist klar, sobald die Gruppe sichtbar ist. Dein Materialstamm führt ein Teil unter vier Artikelnummern, zu vier Preisen. Führ sie zusammen und kauf zu einem Preis. Nach der Zusammenführung lohnt es sich als Nächstes, eine Nachbestellung wie die aus Pilsen abzufangen. Die Bestandsoptimierung findet das Werk, das Bestand braucht, den ein anderes Werk hält.

Nimm diese Woche deine zehn größten bestätigten Gruppen in dieser Reihenfolge durch. Bestätige jede über ihre Herstellerteilenummer, frag die Instandhaltung nach ihrer Untergrenze, führ zusammen, und beginne den dreizeiligen Bericht mit den ersten Bestellungen danach. Um dieselbe Reihenfolge über deinen ganzen Materialstamm laufen zu lassen, buch dir eine Demo und sieh es dir auf unserem Demo-Katalog an, oder auf einem Auszug aus deinem.