Bestellungen am Einkauf vorbei beginnen mit einer leeren Suche

Ein Arbeitsvorbereiter in einem Verpackungswerk braucht ein Magnetventil für eine Abfüllanlage, die immer wieder ausfällt. Er sucht im Materialstamm nach „solenoid valve 24V 1/4“, findet zwei Datensätze, die nicht passen, und hört auf. Der nächste Automatisierungshändler hat das Ventil auf seiner Website, mit Preis, Bild und Lieferung am nächsten Tag. Der Arbeitsvorbereiter bestellt es mit der Firmenkarte, die Anlage läuft am nächsten Morgen wieder, und die Rechnung erreicht den Einkauf drei Wochen später, ohne Bestellung dahinter.

Aus Sicht des Einkaufs ist das eine Bestellung am Einkauf vorbei: Ausgaben außerhalb des Vertrags, außerhalb der freigegebenen Lieferanten und außerhalb jedes verhandelten Preises. Aus Sicht des Arbeitsvorbereiters war es der einzige Weg, das Teil rechtzeitig zu bekommen.

Ausgaben am Vertrag vorbei kosten Geld, und der Einkauf weiß das

Klein ist das Problem deshalb nicht. Es kostet bei jeder Bestellung Geld, weil der Listenpreis des nächsten Händlers selten der Preis ist, den ein Vertrag zahlen würde. Es verteilt Volumen auf Lieferanten, die der Einkauf nie ausgewählt hat, und schwächt jede folgende Verhandlung. Und es versteckt Ausgaben vor denen, die sie steuern sollen. Einkaufsleitungen nehmen das so ernst, dass der Abbau solcher Ausgaben als Ziel in ihren Stellenbeschreibungen steht.

Die üblichen Antworten folgen aus dieser Sicht: strengere Freigaben, Kataloge nur mit Vertragsartikeln, Kartenlimits, eine Erinnerungsmail an die Instandhaltung. Jede hat ihren Platz. Jede setzt aber voraus, dass die Person, die am Einkauf vorbei bestellt hat, eine Wahl hatte. Bevor du eine weitere Regel einführst, schau dir die Bestellungen an, die du schon hast. Prüf für jedes Ersatzteil, das im letzten Quartal am Vertrag vorbei gekauft wurde, eine Sache: Stand das Teil beim Kauf schon in deinem Materialstamm?

Bestellungen am Einkauf vorbei beginnen dort, wo die Suche scheitert

Bei Ersatzteilen lautet die Antwort oft ja. Das Ventil, das der Arbeitsvorbereiter gekauft hat, stand im Materialstamm, unter einem Datensatz „MAGNETVENTIL 3/2 G1/4 24VDC“, vor Jahren in einem Schwesterwerk in Deutschland angelegt, mit Bestand im Regal dort. Der Arbeitsvorbereiter hat auf Englisch gesucht, mit den Worten vom Typenschild, und der Datensatz war in einer anderen Sprache und anderer Wortfolge geschrieben. Die Suche hat ihn nicht gefunden, also gab es ihn für den Arbeitsvorbereiter nicht.

Das ist das Muster hinter vielen Bestellungen am Einkauf vorbei. Produktionsmaterial wird über eine feste Liste von Nummern gekauft, die alle kennen. Ersatzteile fordern Leute an, die das Teil vor sich haben, ein abgenutztes Typenschild oder eine Beschreibung in eigenen Worten, und die es bald brauchen. Wenn die Suche diese Worte nicht mit dem Datensatz verbindet, tut die anfordernde Person, was unter Druck jeder tun würde: Sie findet das Teil woanders.

Dann summieren sich die Kosten. Eine Bestellung am Vertrag vorbei für ein Teil, das schon auf Lager ist, kauft es zum falschen Preis beim falschen Lieferanten, während der eigene Bestand im Regal liegen bleibt. Und wenn die nächste Person den Einkauf bittet, das Teil ordentlich anzulegen, wird es oft noch einmal angelegt, unter neuer Nummer und mit noch einer Beschreibung. Die leere Suche, die in einer Bestellung endet, hinterlässt einen unordentlicheren Stamm, und die nächste Suche bleibt eher leer.

Die Bestellungen bis zum Datensatz zurückverfolgen

Die nützliche Frage für den Einkauf ist nicht mehr, wer die Regel gebrochen hat. Sie lautet: Welche Teile verlassen immer wieder den Vertrag, und warum findet niemand ihre Datensätze? Das ist eine Datenfrage, und sie lässt sich Teil für Teil beantworten.

Fang bei den Ausgaben an. Zieh die Bestellungen für Ersatzteile am Vertrag vorbei aus den letzten zwei Quartalen und gruppiere sie nach Teil, nicht nach Person. Such für jedes Teil nach einem vorhandenen Datensatz, in jedem Werk, unter jeder Beschreibung. Die meisten Teams finden drei Arten von Teilen:

• Teile, die im Stamm standen und irgendwo auf Lager lagen und trotzdem gekauft wurden, weil die Suche sie verfehlt hat
• Teile, die im Stamm standen, aber nicht bevorratet waren, und an einen Lieferanten ohne Vertrag gingen
• Teile, die wirklich neu waren, bei denen eine Bestellung am Vertrag vorbei der vernünftige erste Schritt war

Nur die dritte Art ist eine Frage der Regeln. Die ersten beiden sind Fragen der Suche, und dort liegt das Geld: Die erste Art kostet einen ganzen Kauf, die zweite eine Preisdifferenz und einen Lieferanten, den du nicht ausgewählt hast.

Allen, die bestellen, eine Suche geben, die das Teil findet

Sind die Bestellungen am Vertrag vorbei bis zu den Teilen zurückverfolgt, gehört die Lösung an die Stelle, an der die anfordernde Person aufgegeben hat. Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Für den Einkauf sind die Ausgaben der erste Blick. Sieh, wo dein Spend liegt, nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail.

Der zweite Blick gilt der Suche selbst, für den Arbeitsvorbereiter mit dem Ventil in der Hand. Die Materialsuche findet das Teil mit den Worten, die du hast, auch wenn der Datensatz unordentlich ist. So kommt der deutsche Datensatz zum englischen Typenschild hoch, und mit ihm der Bestand. Eine Suche zeigt, wo das Teil auf Lager liegt, in jedem Werk. So findest du es, bevor du es noch einmal kaufst.

Regeln haben weiter ihre Aufgabe, wenn die Suche ihre erledigt hat. Wer das Ventil im Regal eines Schwesterwerks sieht, hat eine bessere Option als die Website des Händlers, und die meisten nehmen sie. Buch dir eine Demo oder frag nach der Demo-Lizenz und verfolge die Bestellungen des letzten Quartals in deinem eigenen Katalog zurück.