Die Spend-Analyse muss bis zum Teil reichen

Die Spend-Analyse hat einen Monat gedauert. Am Ende stand ein Diagramm nach Lieferanten und Kategorien: links die größten Balken, rechts ein langer Ausläufer. Die Einkaufsleitung konnte daraus keine einzige Entscheidung ableiten. Falsch war das Diagramm nicht. Es zeigte, wer das Geld bekommt. Der Einkauf wollte aber wissen, wofür das Geld ausgegeben wird und ob es zu viel ist. Bei Ersatzteilen steht diese Antwort beim einzelnen Teil, und die übliche Auswertung hört eine Ebene darüber auf.

Lieferant und Kategorie zeigen nur, wer das Geld bekommt

Eine Kategoriesicht passt gut, wenn wenige Lieferanten per Vertrag liefern. Bei Ersatzteilen ist das anders. Dasselbe Teil verteilt sich auf mehrere Datensätze, Lieferanten und Werke. An einem Standort ist es unter der Nummer des Maschinenbauers angelegt, am anderen unter der des Herstellers. Ein Jahr kommt es vom Händler, im nächsten vom Distributor. Jeder Kauf landet als eigene kleine Zeile in der Analyse. Was das Teil insgesamt kostet, steht deshalb nirgends an einer Stelle. Mit dem Blick auf die Ausgaben Teil für Teil beginnt der Einkauf von Ersatzteilen.

Im Einkauf kennt man das aus der täglichen Arbeit. Category Manager schicken ihren Lieferanten Vorlagen, in die diese Hersteller und Teilenummer eintragen sollen, weil die eigenen Daten beides nicht hergeben. Dazu kommen die Spend-Daten oft erst Monate nach der Zahlung an. Ein Diagramm daraus zeigt also, was im Vorjahr gekauft wurde. Eine Spend-Analyse, die beim Lieferanten aufhört, bestätigt dem Einkauf deshalb nur, was er schon ahnte: Wenige Lieferanten bekommen den Großteil des Geldes, eine lange Liste anderer den Rest. Steht ein Teil unter mehreren Datensätzen, übernimmt die Analyse die versteckten Kosten schlechter Ersatzteil-Stammdaten. Der Spend für dieses Teil ist dann schon aufgeteilt, bevor jemand hinschaut.

Ein Filterelement, drei Datensätze, drei Preise

Ein Beispiel: ein hydraulisches Rücklauf-Filterelement, wie es an einer Pressenlinie alle paar Monate gewechselt wird. In der Einkaufshistorie eines Werks steht es dreimal: unter drei Artikelnummern, bei drei Lieferanten, zu 54 €, 67 € und 83 €. In der Lieferantensicht sind das drei kleine Zeilen an drei verschiedenen Stellen. Keine ist groß genug, dass jemand genauer hinsieht. In der Kategoriesicht gehen sie in der Hydraulik unter.

Löst man die drei Zeilen bis zum Teil auf, bleibt eine übrig. Hinter allen drei Datensätzen steht dieselbe Herstellerteilenummer. Das Werk kauft also ein Filterelement zu drei Preisen. Zwischen dem niedrigsten und dem höchsten liegt mehr als die Hälfte des niedrigsten Preises. Diese Spanne ist der Hebel, und sichtbar wird sie erst, wenn die Analyse beim Teil ankommt. Die Beträge sind ein Beispiel, keine Zahlen eines Kunden. Es geht um das Muster: ein Teil, mehrere Datensätze, mehrere Preise.

Spend-Analyse im Ersatzteileinkauf: drei Fragen pro Teil

Ist die Analyse beim Teil angekommen, machen drei Fragen aus jeder Spend-Zeile eine Entscheidung:

• Ist es ein Teil, oder sind es mehrere Datensätze desselben Teils?
• Was kostet es bei den Lieferanten, bei denen du es kaufst?
• Was sollte es kosten?

Die erste Frage führt den Spend zusammen, den die Datensätze aufteilen. Die Antwort liefert die Herstellerteilenummer. Die zweite zeigt die Spanne, wie beim Filterelement. Die dritte gibt der Spanne einen Maßstab: Der Einkäufer sieht, welcher der drei Preise fair ist und wie weit die anderen davon abweichen. Zusammen zeigen die drei Fragen, wo die Hebel liegen: bei Teilen, die zu mehr als einem Preis gekauft werden, bei Teilen von zu vielen Herstellern und bei den Lieferanten, von denen du abhängst. Die kleinen Teile am Ende des Diagramms gehören genauso dazu. Warum es sich lohnt, diesen Tail Spend bei Ersatzteilen Klasse für Klasse anzugehen, steht in einem eigenen Beitrag.

Der Spend bewegt sich, und die Teilesicht trennt Preis von Menge

Die Frage wird dringlicher. Laut dem Indirect Procurement Report 2025 von RS Group und dem Chartered Institute of Procurement & Supply gaben Organisationen im Vereinigten Königreich 20 % mehr für Instandhaltung, Reparatur und Betrieb (MRO) aus als zwölf Monate zuvor. Eine Sicht, die beim Lieferanten aufhört, kann nicht sagen, wie viel davon Preis ist und wie viel Menge. Eine Sicht bis zum Teil kann es. Kostet dasselbe Teil mehr, ist das eine Preisfrage für den Einkauf. Werden mehr Teile gekauft, ist das eine Frage für die Instandhaltung. Wo Aufschläge die Preise treiben, zeigt der Beitrag Metallzölle auf Ersatzteile, wie du eine berechtigte Erhöhung von einer unberechtigten unterscheidest.

Partium Cockpit führt die Analyse bis zum Teil

Partium Cockpit beantwortet die drei Fragen für den ganzen Katalog. Es fängt damit an, wohin das Geld geht, und die Analyse dauert keinen Monat mehr. Sieh, wo dein Spend liegt, nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail. Zu einem Teil werden die drei Datensätze des Filterelements erst, wenn ein gemeinsames Merkmal sie verbindet. Der Dubletten-Monitor bestätigt jede Gruppe über die Herstellerteilenummer. Sind die Datensätze verbunden, erscheinen die Hebel direkt bei den Teilen, an denen sie hängen. Sieh Preisausreißer, Teile, die bei zu vielen Herstellern gekauft werden, und die Lieferanten, von denen du abhängst, jeweils mit den Teilen dahinter. Für die dritte Frage bekommt jede Spanne einen Maßstab. Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte – so hast du für jeden Preis, den du zahlst, einen Vergleichswert.

Probier die drei Fragen diesen Monat an deinen fünf größten Ersatzteilklassen aus. Fang mit den Teilen an, die du am häufigsten kaufst. Willst du sie über deinen ganzen Katalog laufen lassen, buch dir eine Demo. Wir zeigen es dir auf unserem Demo-Katalog oder an einem Auszug aus deinen Daten.