Warum es Zeit ist, Tail Spend bei Ersatzteilen neu zu denken

Jede Einkaufsleitung kennt die Form ihres Spends. Wenige große Lieferanten tragen den Großteil des Geldes und bekommen den Großteil der Aufmerksamkeit: Verträge, Reviews, Verhandlungen. Dahinter läuft eine lange Liste von Lieferanten, die im letzten Jahr jeweils eine Handvoll Bestellungen bekommen haben. Diese Liste ist der Long Tail, und in einem Fertigungswerk besteht vieles davon aus Ersatzteilen. Für den Einkauf sah das lange nach dem Teil des Spends aus, der den Aufwand nicht wert ist. Er ist einen zweiten Blick wert, denn der Weg hinein steckt schon in den eigenen Teiledaten des Werks.

Tail Spend ist die lange Liste kleiner Käufe außerhalb deiner Hauptlieferanten

Tail Spend ist der Teil der Ausgaben eines Unternehmens, der sich in kleinen, seltenen Käufen auf viele Lieferanten verteilt: ein kleiner Anteil am Geld und ein großer Anteil an den Bestellungen. Im deutschen Einkauf heißt vieles davon C-Teile, die geringwertigen Artikel am unteren Ende einer ABC-Analyse. Niemand steuert ihn bewusst, weil keine einzelne Bestellung die Steuerung wert scheint, und lange fehlten die Werkzeuge, um ihn als Ganzes zu sehen.

Der Aufwand hinter jeder Bestellung ist allerdings nicht klein. In ihrem Indirect Procurement Report 2025 stellten RS Group und CIPS fest, dass fast sechs von zehn Einkaufsteams in Großbritannien nicht wissen, was die Bearbeitung einer Bestellung kostet, und dass der Durchschnitt dort, wo sie es wissen, bei 89 £ liegt. Ein Long Tail aus Tausenden kleiner Bestellungen trägt diese Kosten bei jeder einzelnen, bevor jemand auf den Preis des Teils selbst geschaut hat.

Tail Spend bei Ersatzteilen entsteht, wenn ein Teil gebraucht wird

Im Werk hat der Long Tail eine eigene Ursache. Ein Werk führt Tausende verschiedener Ersatzteile, und die meisten davon werden selten gekauft: wenn eines ausfällt, wenn ein geplanter Auftrag es braucht, wenn das Lager leer ist. Die Bestellung geht an den, der rechtzeitig liefern kann, oft an einen Lieferanten, bei dem das Werk schon einmal gekauft hat, manchmal an einen, bei dem es nie gekauft hat. Manche dieser Bestellungen laufen ganz am Einkauf vorbei, wenn die Person, die das Teil braucht, es im Materialstamm nicht findet und beim nächstbesten Lieferanten kauft.

Der Datensatz macht den Long Tail länger, als er sein müsste. Dasselbe Teil ist oft mehrmals angelegt, unter der Nummer des Maschinenbauers in einem Werk und unter der Nummer des Herstellers in einem anderen, jeder Datensatz mit eigenem Lieferanten und eigenem Preis. Datensatz für Datensatz betrachtet ist jeder ein kleiner Kauf bei einem kleinen Lieferanten. Als ein Teil betrachtet ist es vielleicht ein stetiges Volumen, das ein einzelner Lieferant gern behalten würde. Dubletten gehören zu den versteckten Kosten schlechter Ersatzteil-Stammdaten, und im Long Tail verbergen sie auch die Verhandlungsmacht.

Tail-Spend-Management funktioniert eine Teileklasse nach der anderen

Den Long Tail neu zu denken heißt nicht, jede Bestellung zu steuern. Es heißt, ihn dort kürzer zu machen, wo das einfach und sicher geht. Fang damit an, ihn als Ganzes zu sehen: den Spend nach Lieferant und nach Teil, bis hinunter zu den Lieferanten mit einer Bestellung im Jahr. Nimm dann eine Teileklasse, die mit dem meisten Spend oder den meisten Lieferanten, etwa Reihenklemmen und andere elektrische Komponenten, und betrachte sie als Ganzes.

Innerhalb dieser Klasse sortiert der Einkäufer die Teile danach, wie kritisch sie sind, wie oft sie gekauft werden und wie leicht sie zu bekommen sind. Gängige Teile mit geringem Risiko können zu einem oder zwei Händlern wandern, die die ganze Klasse führen. Spezialteile kauft man vielleicht besser direkt beim Hersteller, sobald der Einkäufer weiß, wer der Hersteller ist. Kritische Ersatzteile bleiben bei den Lieferanten, denen die Instandhaltung vertraut: Die Instandhaltung entscheidet, welche Teile das sind, und der Einkauf arbeitet mit dieser Entscheidung. So geht die Zahl der Lieferanten für die Klasse zurück, das Volumen pro Lieferant steigt, und niemand in der Produktion wartet länger auf ein Teil.

Eine Preisreferenz für jedes Teil macht den Long Tail verhandelbar

Der zweite Grund, warum der Long Tail ungesteuert blieb, ist der Preis. Für ein paar Hundert hochwertige Teile, bei denen jeder Preis bekannt und verglichen ist, kann ein Einkäufer einen Vertrag verhandeln. Im Long Tail gibt es oft nichts zum Vergleichen: Das Teil wurde in drei Jahren zweimal gekauft, bei zwei Lieferanten, zu zwei Preisen, und keiner der Preise sagt, was das Teil kosten sollte.

Eine Referenz ändert das. Sobald jedes Teil einer Klasse trägt, was es kosten sollte, sieht der Einkäufer, welche Preise fair sind und welche davongelaufen sind, und kann die ganze Klasse auf einmal zu einem Lieferanten bringen, mit einer Zahl in jeder Zeile. Das macht die Bündelung lohnend: weniger Lieferanten, mehr Volumen bei jedem, und jeder Preis am Markt geprüft. Es macht auch die nächste Ausschreibung für diese Klasse schneller vorbereitet, weil die Fakten schon da sind. Und wenn sich ein Preis bewegt, wie die Metallpreise in diesem Jahr, kann der Einkäufer eine faire Erhöhung von einer unterscheiden, die es nicht ist.

Partium Cockpit zeigt den Long Tail und wo du anfängst

Partium Cockpit ist der Ort, an dem der Einkauf den Long Tail angeht, eine Klasse nach der anderen. Der erste Schritt ist, ihn als Ganzes zu sehen. Sieh, wo dein Spend liegt, nach Kategorie, Lieferant und Teil, bis in den Long Tail. Von dort wählt der Einkäufer die Klasse, mit der er anfängt. Zu viele Lieferanten für eine Teileklasse heißt: bei keinem echte Verhandlungsmacht. Cockpit zeigt, wo du bündeln kannst. Für die Spezialteile dieser Klasse muss der Einkäufer wissen, wer sie sonst liefern kann. Die Lieferantensuche findet, wer das Teil sonst herstellt oder verkauft, bis zum OEM hinter einer Händlernummer. Und für jedes Teil, das in der Klasse bleibt, bekommt der Preis seinen Maßstab. Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte. Jeder Preis, den du zahlst, hat damit eine Referenz.

Um deinen eigenen Long Tail Klasse für Klasse zu sehen, buch dir eine Demo und frag nach der Demo-Lizenz für deinen eigenen Katalog.