Por qué es hora de repensar el tail spend en compras de repuestos

Todo responsable de compras conoce la forma de su gasto. Unos pocos proveedores grandes concentran la mayor parte del dinero y reciben la mayor parte de la atención: contratos, revisiones, negociaciones. Detrás de ellos hay una larga lista de proveedores que recibieron cada uno un puñado de pedidos el año pasado. Esa lista es la cola, y en una planta de fabricación buena parte de ella son repuestos. Para compras, ha parecido durante mucho tiempo la parte del gasto que no merece el esfuerzo. Merece una segunda mirada, porque el camino para entrar en ella ya está en los propios datos de repuestos de la planta.

El tail spend es la larga lista de compras pequeñas fuera de tus proveedores principales

El tail spend es la parte del gasto de una empresa que se reparte entre muchos proveedores en compras pequeñas y poco frecuentes: una parte pequeña del dinero y una parte grande de los pedidos. En las compras alemanas, buena parte de él se llama C-Teile, los artículos de poco valor al final de un análisis ABC. Nadie lo gestiona a propósito, porque ningún pedido por sí solo parece merecerlo, y durante años faltaron las herramientas para verlo entero.

Sin embargo, el esfuerzo detrás de cada pedido no es pequeño. En su Indirect Procurement Report 2025, RS Group y CIPS concluyeron que casi seis de cada diez equipos de compras del Reino Unido no saben cuánto cuesta tramitar un pedido y que, donde sí lo saben, la media es de 89 £. Una cola de miles de pedidos pequeños carga ese coste en cada uno de ellos, antes de que nadie haya mirado el precio del propio repuesto.

El tail spend en compras de repuestos son repuestos comprados cuando hacen falta

En una planta, la cola tiene una causa propia. Una planta usa miles de repuestos distintos, y la mayoría se compran pocas veces: cuando uno falla, cuando un trabajo planificado lo necesita, cuando el almacén se queda sin existencias. El pedido va a quien pueda entregar a tiempo, a menudo un proveedor con el que la planta trabajó una vez, a veces uno con el que nunca ha trabajado. Algunos de esos pedidos se saltan compras por completo, cuando la persona que necesita el repuesto no lo encuentra en el maestro de materiales y lo compra al proveedor más cercano.

El registro del repuesto alarga la cola más de lo necesario. El mismo repuesto suele estar dado de alta varias veces, con el número del fabricante de la máquina en una planta y con el del fabricante del componente en otra, cada registro con su propio proveedor y su propio precio. Visto registro a registro, cada uno es una compra pequeña a un proveedor pequeño. Visto como un solo repuesto, puede ser un volumen constante que un único proveedor querría conservar. Los duplicados son uno de los costes ocultos de los datos maestros de repuestos deficientes, y en la cola también ocultan el poder de negociación.

La gestión del tail spend avanza una clase de repuestos tras otra

Repensar la cola no significa gestionar cada pedido. Significa acortarla donde es fácil y seguro. Empieza por verla entera: el gasto por proveedor y por repuesto, hasta los proveedores con un pedido al año. Luego toma una clase de repuestos, la que concentra más gasto o más proveedores, como los bornes de conexión y otros componentes eléctricos, y mírala en conjunto.

Dentro de esa clase, el comprador ordena los repuestos según lo críticos que son, la frecuencia con que se compran y lo fácil que es conseguirlos. Los repuestos comunes y de bajo riesgo pueden pasar a uno o dos distribuidores que tengan toda la clase. Los repuestos especiales puede ser mejor comprarlos directamente a su fabricante, una vez que el comprador sabe quién es. Los repuestos críticos se quedan con los proveedores en los que confía mantenimiento: mantenimiento decide cuáles son, y compras trabaja con esa decisión. Así, el número de proveedores de la clase baja, el volumen por proveedor sube y nadie en planta espera más por un repuesto.

Una referencia de precio para cada repuesto hace negociable la cola

La segunda razón por la que la cola quedó sin gestionar es el precio. Un comprador puede negociar un contrato para unos cientos de repuestos de alto valor, donde cada precio se conoce y se compara. En la cola a menudo no hay nada con qué comparar: el repuesto se compró dos veces en tres años, a dos proveedores, a dos precios, y ninguno de los dos dice lo que debería costar.

Una referencia lo cambia. Cuando cada repuesto de una clase lleva lo que debería costar, el comprador ve qué precios son justos y cuáles se han desviado, y puede llevar toda la clase a un proveedor de una vez, con una cifra en cada línea. Eso es lo que hace rentable la consolidación: menos proveedores, más volumen con cada uno y cada precio contrastado con el mercado. También hace que la próxima licitación de esa clase se prepare más rápido, porque los datos ya están ahí. Y cuando un precio se mueve, como los precios de los metales este año, el comprador puede distinguir una subida justa de una que no lo es.

Partium Cockpit muestra la cola y por dónde empezar

Partium Cockpit es donde compras aborda la cola, una clase tras otra. El primer paso es verla entera. Ve dónde se concentra tu gasto, por categoría, proveedor y repuesto, hasta la cola. A partir de ahí, el comprador elige la clase con la que empezar. Demasiados proveedores para una clase de repuestos es no tener poder de negociación con ninguno. Cockpit muestra dónde consolidar. Para los repuestos especiales de esa clase, el comprador necesita saber quién más puede suministrarlos. La búsqueda de proveedores encuentra quién más fabrica o vende el repuesto, hasta el OEM que hay detrás de un número de distribuidor. Y para cada repuesto que se queda en la clase, el precio recibe su vara de medir. El benchmark de precios te indica lo que debería costar un repuesto, para que cada precio que pagas tenga una referencia.

Para ver tu propia cola, clase a clase, reserva una demo y pide la licencia de demostración sobre tu propio catálogo.