Pourquoi il est temps de repenser le tail spend dans les achats MRO

Tout responsable des achats connaît la forme de ses dépenses. Quelques grands fournisseurs concentrent l’essentiel de l’argent et de l’attention : contrats, revues, négociations. Derrière eux s’étend une longue liste de fournisseurs qui ont chacun reçu une poignée de commandes l’an dernier. Cette liste, c’est la longue traîne, et dans une usine, une grande partie est faite de pièces de rechange. Pour les achats, elle a longtemps ressemblé à la partie des dépenses qui ne vaut pas l’effort. Elle mérite un second regard, car le moyen d’y entrer se trouve déjà dans les propres données de pièces de l’usine.

Le tail spend est la longue liste des petits achats hors de vos fournisseurs principaux

Le tail spend est la part des dépenses d’une entreprise répartie entre de nombreux fournisseurs en achats petits et peu fréquents : une faible part de l’argent et une grande part des commandes. Les acheteurs allemands en appellent souvent une grande partie « C-Teile », les articles de faible valeur au bas d’une analyse ABC. Personne ne le gère volontairement, parce qu’aucune commande isolée ne semble le justifier, et pendant des années les outils pour le voir dans son ensemble ont manqué.

L’effort derrière chaque commande n’est pourtant pas négligeable. Dans leur Indirect Procurement Report 2025, RS Group et le CIPS ont constaté que près de six équipes achats sur dix au Royaume-Uni ne savent pas ce que coûte le traitement d’une commande et que, là où elles le savent, la moyenne est de 89 £. Une longue traîne de milliers de petites commandes porte ce coût sur chacune d’elles, avant même que quelqu’un ait regardé le prix de la pièce.

Le tail spend dans les achats MRO, ce sont des pièces achetées au moment du besoin

Dans une usine, la longue traîne a sa propre cause. Une usine utilise des milliers de pièces de rechange différentes, et la plupart sont achetées rarement : quand l’une tombe en panne, quand une intervention planifiée en a besoin, quand le magasin est vide. La commande va à qui peut livrer à temps, souvent un fournisseur déjà utilisé une fois, parfois un fournisseur jamais utilisé. Certaines de ces commandes contournent complètement les achats, quand la personne qui a besoin de la pièce ne la trouve pas dans le fichier articles et l’achète au fournisseur le plus proche.

La fiche article rallonge la longue traîne plus que nécessaire. La même pièce est souvent créée plusieurs fois, sous la référence du constructeur de la machine dans une usine et sous celle du fabricant dans une autre, chaque fiche avec son propre fournisseur et son propre prix. Fiche par fiche, chacune est un petit achat chez un petit fournisseur. Vue comme une seule pièce, elle peut représenter un volume régulier qu’un seul fournisseur voudrait garder. Les doublons font partie des coûts cachés des données articles de mauvaise qualité, et dans la longue traîne ils cachent aussi le levier.

La gestion du tail spend avance une famille de pièces à la fois

Repenser la longue traîne ne veut pas dire gérer chaque commande. Cela veut dire la raccourcir là où c’est facile et sûr. Commencez par la voir dans son ensemble : les dépenses par fournisseur et par pièce, jusqu’aux fournisseurs qui n’ont qu’une commande par an. Prenez ensuite une famille de pièces, celle qui concentre le plus de dépenses ou le plus de fournisseurs, comme les borniers et les autres composants électriques, et regardez-la dans son ensemble.

Au sein de cette famille, l’acheteur classe les pièces selon leur criticité, leur fréquence d’achat et leur disponibilité. Les pièces courantes et à faible risque peuvent passer chez un ou deux distributeurs qui stockent toute la famille. Les pièces spécifiques gagnent parfois à être achetées directement chez leur fabricant, dès que l’acheteur sait qui il est. Les pièces critiques restent chez les fournisseurs auxquels la maintenance fait confiance : c’est la maintenance qui décide lesquelles, et les achats travaillent avec cette décision. Ainsi, le nombre de fournisseurs de la famille baisse, le volume par fournisseur augmente, et personne dans l’usine n’attend plus longtemps une pièce.

Une référence de prix pour chaque pièce rend la longue traîne négociable

La deuxième raison pour laquelle la longue traîne est restée sans gestion, c’est le prix. Un acheteur peut négocier un contrat pour quelques centaines de pièces de grande valeur, dont chaque prix est connu et comparé. Dans la longue traîne, il n’y a souvent rien à comparer : la pièce a été achetée deux fois en trois ans, chez deux fournisseurs, à deux prix, et aucun des deux ne dit ce qu’elle devrait coûter.

Une référence change cela. Dès que chaque pièce d’une famille porte ce qu’elle devrait coûter, l’acheteur voit quels prix sont justes et lesquels ont dérivé, et peut présenter toute la famille à un fournisseur d’un seul coup, avec un chiffre sur chaque ligne. C’est ce qui rend la consolidation rentable : moins de fournisseurs, plus de volume chez chacun, et chaque prix confronté au marché. Cela accélère aussi la préparation du prochain appel d’offres pour cette famille, car les faits sont déjà là. Et quand un prix bouge, comme les prix des métaux cette année, l’acheteur sait distinguer une hausse justifiée d’une hausse qui ne l’est pas.

Partium Cockpit montre la longue traîne et par où commencer

Partium Cockpit est l’endroit où les achats s’attaquent à la longue traîne, une famille à la fois. La première étape est de la voir dans son ensemble. Voyez où se situent vos dépenses, par catégorie, fournisseur et pièce, jusqu’à la longue traîne. À partir de là, l’acheteur choisit la famille par laquelle commencer. Trop de fournisseurs pour une même famille de pièces, et vous n’avez de levier sur aucun. Cockpit montre où consolider. Pour les pièces spécifiques de cette famille, l’acheteur doit savoir qui d’autre peut les fournir. La recherche de fournisseurs trouve qui d’autre fabrique ou vend la pièce, jusqu’à l’OEM derrière une référence de distributeur. Et pour chaque pièce qui reste dans la famille, le prix reçoit son étalon. Le benchmark des prix vous indique ce qu’une pièce devrait coûter, pour que chaque prix payé ait une référence.

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