Los 5 mayores factores de coste en el mantenimiento industrial y cómo controlarlos

El mantenimiento tiene fama de centro de coste, y su presupuesto suele fijarlo alguien de fuera de la planta. Sin embargo, gran parte de lo que gasta se decide dentro, repuesto a repuesto: qué repuesto se guarda, dónde está, cuánto cuesta y si alguien vio venir su final. Son decisiones que la dirección de mantenimiento, el almacén de repuestos y compras pueden tomar mejor. Estos son los cinco factores que más cuestan, con lo que controlas en cada uno.

Las paradas cuestan más donde falta un repuesto crítico

Una parada no planificada es la hora más cara de una planta. En su estudio de 2024 sobre el coste real de las paradas, Siemens cifró una hora perdida en los mayores fabricantes del mundo en 36.000 dólares en bienes de consumo de alta rotación y en 2,3 millones de dólares en el extremo superior, en automoción. Las plantas pequeñas pierden menos por hora, pero tienen menos máquinas a las que recurrir.

Lo que controlas es cuánto dura la parada cuando un repuesto ha fallado. Marca los repuestos críticos, los que una línea necesita para funcionar, y deja que mantenimiento decida cuáles son, no la rotación. Después asegúrate de que todos vean dónde están en stock, también en las plantas hermanas. Gran parte de la espera está en la decisión sobre el repuesto antes de la reparación, el tema de por qué el mantenimiento espera al repuesto correcto.

El stock en el lugar equivocado se paga dos veces

El stock es el coste que nadie ve el día de la compra. El almacén guarda repuestos que nadie ha retirado en años, mientras el que necesita la línea está agotado o en una estantería con un segundo número de artículo donde nadie mira. El mismo repuesto dado de alta dos veces se compra dos veces, y su stock se reparte entre dos registros que parecen escasos.

Este factor es de los más controlables, y los equipos que trabajan en él ven el resultado. En la encuesta de MaintainX de 2024 a equipos de mantenimiento, el 58,9 % de las instalaciones que bajaron el coste de las paradas no planificadas lo atribuyó a una mejor gestión del inventario de repuestos. Empieza por los duplicados: fusiona los registros que son un mismo repuesto y comprueba el stock de todas las plantas antes de comprar. Luego revisa lo que no se ha movido, repuesto a repuesto, con mantenimiento aprobando lo que puede salir.

Un precio sin referencia es un precio que no puedes comprobar

Los repuestos se compran en pequeñas cantidades a muchos proveedores, a menudo con prisa, y un precio que ha ido subiendo con los años cuesta de detectar. Una encuesta británica de 2025 de RS Group y CIPS concluyó que las organizaciones usan ahora de media 92 proveedores para sus compras de mantenimiento, reparación y operaciones, frente a 75 en 2023. Cada proveedor más es otra lista de precios que nadie compara.

Lo que controlas es la referencia. Conoce lo que debería costar un repuesto antes de aceptar una oferta, y mira dónde compras una misma clase de repuestos a más proveedores de los necesarios. Muchos repuestos vendidos con el número de un fabricante de máquinas los fabrica otro, y conocer a ese fabricante da al comprador una segunda fuente con la que comparar.

Los repuestos descatalogados se convierten en compras urgentes cuando nadie los ve venir

Los fabricantes de máquinas y de componentes retiran productos continuamente, y una planta que funciona durante décadas vive ese día con muchos de sus repuestos. Si nadie lo ve venir, el repuesto descatalogado aparece como una avería: una compra urgente al precio que pidan, un repuesto usado de un intermediario o un rediseño hecho con prisas.

Lo que controlas es cuándo te enteras. Sigue qué repuestos de tus máquinas están activos, en retirada u obsoletos, anota las fechas de última compra y busca posibles alternativas mientras aún hay tiempo para probarlas. Un repuesto sustituido según tu calendario es una tarea de planificación. El mismo repuesto sustituido según el calendario de la máquina es una emergencia.

El conocimiento que se va con las personas se lleva la búsqueda de repuestos

Toda planta tiene personas que saben qué repuesto va dónde, y la mayoría está perdiendo a algunas. En la misma encuesta de MaintainX, la escasez de personal cualificado fue el mayor obstáculo para mejorar los programas de mantenimiento, citada por el 60 % de los encuestados. Cuando la experta se jubila, se va también el saber qué válvula encaja en la prensa vieja, y el siguiente técnico pasa el turno buscando en lugar de reparar.

Lo que controlas es si ese conocimiento está en las personas o en los registros. Describe los repuestos de la misma forma, mantén el fabricante y su número de pieza en cada registro y deja que los técnicos busquen como hablan. Para eso está Partium Find. Escribe lo que sepas: unas pocas palabras, una función, parte de una descripción. Find busca por el significado, no por el nombre exacto.

Cinco factores de coste en mantenimiento, cinco tareas para este trimestre

Cada uno de los cinco se reduce a un hábito que una planta puede empezar este trimestre:

• Marca los repuestos críticos junto con mantenimiento, y haz visible su stock en cada planta.
• Fusiona los registros duplicados, y revisa cada almacén antes de comprar.
• Da una referencia de precio a cada repuesto que compras a menudo.
• Haz una lista de los repuestos que van camino de la obsolescencia, con las fechas que importan.
• Pon el fabricante y el número de pieza en cada registro, para que cualquiera encuentre el repuesto.

La mayoría parte de datos que la planta ya tiene. El problema es que están repartidos entre el ERP, las hojas de cálculo del almacén y el historial de compras de varias plantas.

Los datos de repuestos detrás de cuatro de las cinco decisiones, en un solo lugar

Partium Cockpit reúne las cuatro primeras decisiones. Partium Cockpit es el software para los equipos que se ocupan de los repuestos: mantenimiento y compras. El dashboard muestra lo que hay que hacer hoy, y la función en la que se hace. Ante la avería y el duplicado, la búsqueda ya no se detiene en el almacén de una planta. Una sola búsqueda muestra dónde está el repuesto en stock, en cada planta, para que lo encuentres antes de volver a comprarlo. Para el comprador, cada oferta tiene su vara de medir. El benchmark de precios te indica lo que debería costar un repuesto, para que cada precio que pagas tenga una referencia. Y para los repuestos que van a desaparecer, mantenimiento recibe el aviso a tiempo. Ve si un repuesto está activo, en retirada u obsoleto, para planificar la obsolescencia en lugar de reaccionar a ella.

Para ver estos cinco factores en tus propios datos de repuestos, reserva una demo y pide la licencia de demostración sobre tu propio catálogo.