Die 5 größten Kostentreiber in der Instandhaltung und wie du sie steuerst

Die Instandhaltung gilt als Kostenstelle, und ihr Budget legt meist jemand außerhalb des Werks fest. Doch ein großer Teil dessen, was sie ausgibt, wird im Werk entschieden, Ersatzteil für Ersatzteil: welches Teil vorgehalten wird, wo es liegt, was es kostet und ob jemand sein Ende kommen sah. Diese Entscheidungen können die Leitung der Instandhaltung, das Ersatzteillager und der Einkauf besser treffen. Hier sind die fünf Treiber, die am meisten kosten, und was du bei jedem steuerst.

Stillstand kostet am meisten, wo ein kritisches Ersatzteil fehlt

Ungeplanter Stillstand ist die teuerste Stunde in einem Werk. In seiner Studie von 2024 zu den wahren Kosten von Stillständen bezifferte Siemens eine verlorene Stunde bei den größten Herstellern der Welt auf 36.000 US-Dollar bei schnelldrehenden Konsumgütern und auf 2,3 Millionen US-Dollar am oberen Ende, in der Automobilindustrie. Kleinere Werke verlieren pro Stunde weniger, haben aber auch weniger Maschinen, auf die sie ausweichen können.

Steuern kannst du, wie lange der Stillstand dauert, wenn ein Teil ausgefallen ist. Kennzeichne die kritischen Ersatzteile, also die Teile, ohne die eine Linie nicht läuft, und lass die Instandhaltung entscheiden, welche das sind, nicht den Umschlag. Sorg dann dafür, dass alle sehen, wo sie liegen, auch in Schwesterwerken. Ein großer Teil des Wartens steckt in der Ersatzteilentscheidung vor der Reparatur. Darum geht es im Beitrag warum die Instandhaltung auf das richtige Teil wartet.

Bestand am falschen Ort bindet Kapital doppelt

Bestand ist der Kostenpunkt, den am Tag des Kaufs niemand sieht. Im Lager liegen Teile, die seit Jahren niemand entnommen hat, während das Teil, das die Linie braucht, fehlt oder unter einer zweiten Artikelnummer in einem Regal liegt, in das niemand schaut. Dasselbe Teil, zweimal angelegt, wird zweimal gekauft, und sein Bestand verteilt sich auf zwei Datensätze, die beide zu niedrig aussehen.

Dieser Treiber gehört zu den am besten steuerbaren, und Teams, die daran arbeiten, sehen das Ergebnis. In der Umfrage von MaintainX unter Instandhaltungsteams aus dem Jahr 2024 führten 58,9 % der Betriebe, die die Kosten ungeplanter Stillstände gesenkt hatten, das auf eine bessere Verwaltung des Ersatzteilbestands zurück. Fang mit den Dubletten an: Führe die Datensätze zusammen, die ein Teil sind, und prüf vor jedem Kauf den Bestand aller Werke. Geh dann durch, was sich nicht bewegt hat, Teil für Teil, und lass die Instandhaltung freigeben, was weg kann.

Ein Preis ohne Referenz ist ein Preis, den du nicht prüfen kannst

Ersatzteile werden in kleinen Mengen bei vielen Lieferanten gekauft, oft in Eile, und ein Preis, der über die Jahre gestiegen ist, fällt kaum auf. Eine britische Umfrage von RS Group und CIPS aus dem Jahr 2025 ergab, dass Unternehmen für Instandhaltung, Reparatur und Betrieb im Schnitt inzwischen 92 Lieferanten nutzen, nach 75 im Jahr 2023. Jeder weitere Lieferant ist eine Preisliste mehr, die niemand vergleicht.

Steuern kannst du die Referenz. Wisse, was ein Teil kosten sollte, bevor du ein Angebot annimmst, und sieh, wo du eine Teileklasse bei mehr Lieferanten kaufst als nötig. Viele Teile, die unter der Nummer eines Maschinenbauers verkauft werden, stammen von einem anderen Hersteller, und wer diesen kennt, hat im Einkauf eine zweite Quelle zum Vergleich.

Abgekündigte Teile werden zu Eilkäufen, wenn niemand sie kommen sieht

Maschinenbauer und Komponentenhersteller kündigen ständig Produkte ab, und ein Werk, das Jahrzehnte läuft, erlebt diesen Tag bei vielen seiner Teile. Sieht ihn niemand kommen, zeigt sich das abgekündigte Teil als Ausfall: ein Eilkauf zu jedem Preis, ein gebrauchtes Teil von einem Händler oder eine Umkonstruktion unter Zeitdruck.

Steuern kannst du, wann du es erfährst. Verfolge, welche Teile in deinen Maschinen aktiv sind, auslaufen oder abgekündigt sind, notiere die Termine für die letzte Bestellung und such nach möglichen Alternativen, solange noch Zeit zum Testen ist. Ein Teil, das nach deinem Zeitplan ersetzt wird, ist eine Planungsaufgabe. Dasselbe Teil nach dem Zeitplan der Maschine ist ein Notfall.

Wissen, das mit Menschen geht, nimmt die Ersatzteilsuche mit

In jedem Werk gibt es Menschen, die wissen, welches Teil wohin gehört, und die meisten Werke verlieren gerade einige von ihnen. In derselben Umfrage von MaintainX war der Fachkräftemangel die größte Hürde für bessere Instandhaltungsprogramme, genannt von 60 % der Befragten. Geht die Expertin in Rente, geht auch das Wissen, welches Ventil in die alte Presse passt, und der nächste Techniker verbringt die Schicht mit Suchen statt mit Reparieren.

Steuern kannst du, ob dieses Wissen in Köpfen steckt oder in den Datensätzen. Beschreib Teile einheitlich, halte Hersteller und Herstellerteilenummer in jedem Datensatz fest und lass Techniker so suchen, wie sie sprechen. Dafür gibt es Partium Find. Gib ein, was du weißt: ein paar Worte, eine Funktion, einen Teil der Beschreibung. Find sucht nach der Bedeutung, nicht nach der exakten Bezeichnung.

Fünf Kostentreiber in der Instandhaltung, fünf Aufgaben für dieses Quartal

Jeder der fünf läuft auf eine Gewohnheit hinaus, mit der ein Werk in diesem Quartal anfangen kann:

• Kennzeichne die kritischen Ersatzteile gemeinsam mit der Instandhaltung, und mach ihren Bestand in jedem Werk sichtbar.
• Führe Dubletten zusammen, und prüf jedes Lager, bevor du kaufst.
• Gib jedem Teil, das du oft kaufst, eine Preisreferenz.
• Liste die Teile auf, die auf die Obsoleszenz zulaufen, mit den Terminen, auf die es ankommt.
• Halte Hersteller und Teilenummer in jedem Datensatz fest, damit jeder das Teil findet.

Die meisten davon beginnen mit Daten, die das Werk schon hat. Das Problem ist, dass sie über das ERP, die Tabellen des Ersatzteillagers und die Bestellhistorie mehrerer Standorte verteilt sind.

Die Ersatzteildaten hinter vier der fünf Entscheidungen liegen an einem Ort

Partium Cockpit bringt die ersten vier dieser Entscheidungen zusammen. Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Bei Ausfall und Dublette endet die Suche nicht mehr am Lager eines Werks. Eine Suche zeigt, wo das Teil auf Lager liegt, in jedem Werk. So findest du es, bevor du es noch einmal kaufst. Im Einkauf bekommt jedes Angebot seinen Maßstab. Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte. Jeder Preis, den du zahlst, hat damit eine Referenz. Und bei den Teilen, die verschwinden werden, bekommt die Instandhaltung die Warnung rechtzeitig. Sieh, ob ein Teil aktiv ist, ausläuft oder abgekündigt ist. So planst du Obsoleszenz, statt auf sie zu reagieren.

Wenn du diese fünf Treiber in deinen eigenen Ersatzteildaten sehen willst, buch eine Demo und frag nach der Demo-Lizenz für deinen eigenen Katalog.