Les achats hors contrat commencent par une recherche vide

Un préparateur d’une usine d’emballage a besoin d’une électrovanne pour une remplisseuse qui tombe sans cesse en défaut. Il cherche « solenoid valve 24V 1/4 » dans le référentiel articles, trouve deux fiches qui ne semblent pas correspondre, et abandonne. Le distributeur d’automatismes le plus proche a la vanne sur son site, avec un prix, une photo et une livraison le lendemain. Le préparateur la commande avec la carte de l’entreprise, la remplisseuse repart le lendemain matin, et la facture arrive aux achats trois semaines plus tard, sans bon de commande derrière.

Pour les achats, c’est un achat hors contrat : une dépense hors contrat, hors fournisseurs agréés et hors de tout prix négocié. Pour le préparateur, c’était le seul moyen d’avoir la pièce à temps.

Les dépenses hors contrat coûtent cher, et les achats MRO le savent

Cela n’en fait pas un petit problème. Il coûte de l’argent à chaque commande, car le prix catalogue du distributeur le plus proche est rarement celui qu’un contrat paierait. Il disperse le volume chez des fournisseurs que les achats n’ont jamais choisis, ce qui affaiblit chaque négociation suivante. Et il cache des dépenses à ceux qui sont censés les piloter. Les directions achats le prennent assez au sérieux pour que la suppression des dépenses hors contrat figure comme objectif dans leurs fiches de poste.

Les réponses habituelles découlent de cette lecture : des validations plus strictes, des catalogues limités aux articles sous contrat, des plafonds de carte, un rappel par e-mail à la maintenance. Chacune a sa place. Mais toutes supposent que la personne qui a commandé en dehors des achats avait le choix. Avant d’ajouter une règle, regardez les commandes que vous avez déjà. Pour chaque pièce de rechange achetée hors contrat le trimestre dernier, vérifiez une chose : la pièce était-elle déjà dans votre référentiel articles au moment de l’achat ?

Les achats hors contrat commencent là où la recherche échoue

Pour les pièces de rechange, la réponse est souvent oui. La vanne achetée par le préparateur figurait dans le référentiel articles, sous une fiche « MAGNETVENTIL 3/2 G1/4 24VDC », créée des années plus tôt dans une usine sœur en Allemagne, avec du stock sur l’étagère là-bas. Le préparateur a cherché en anglais, avec les mots de la plaque de la vanne, et la fiche était rédigée dans une autre langue, avec un autre ordre des mots. La recherche ne l’a pas trouvée, donc pour le préparateur elle n’existait pas.

C’est le schéma derrière une bonne partie des achats hors contrat. Les matières de production s’achètent sur une liste stable de références que tout le monde connaît. Les pièces de rechange sont demandées par des gens qui ont la pièce sous les yeux, une plaque usée ou une description dans leurs propres mots, et qui en ont besoin vite. Quand la recherche ne relie pas ces mots à la fiche, le demandeur fait ce que n’importe qui ferait sous pression : il trouve la pièce ailleurs.

Le coût s’accumule ensuite. Une commande hors contrat pour une pièce déjà en stock l’achète au mauvais prix, chez le mauvais fournisseur, pendant que votre propre stock reste sur l’étagère. Et quand la personne suivante demande aux achats de créer la pièce proprement, elle est souvent créée une fois de plus, sous un nouveau numéro et avec encore une autre description. La recherche vide qui se termine par un achat laisse derrière elle un référentiel plus désordonné, et la recherche suivante a plus de chances de revenir vide.

Remonter des commandes jusqu’à la fiche

La question utile pour les achats n’est plus de savoir qui a enfreint la règle. C’est de savoir quelles pièces sortent sans cesse du contrat, et pourquoi on ne trouve pas leurs fiches. C’est une question de données, et on peut y répondre pièce par pièce.

Commencez par les dépenses. Extrayez les commandes hors contrat de pièces de rechange des deux derniers trimestres, et regroupez-les par pièce plutôt que par personne. Pour chaque pièce, cherchez une fiche existante, dans n’importe quelle usine, sous n’importe quelle description. La plupart des équipes trouvent trois sortes de pièces :

• des pièces qui figuraient dans le référentiel et en stock quelque part, et ont été achetées quand même parce que la recherche les a manquées
• des pièces qui figuraient dans le référentiel sans être stockées, et sont parties chez un fournisseur hors contrat
• des pièces vraiment nouvelles, pour lesquelles une commande hors contrat était un premier pas raisonnable

Seule la troisième sorte relève des règles. Les deux premières relèvent de la recherche, et c’est là qu’est l’argent : la première coûte un achat entier, la deuxième un écart de prix et un fournisseur que vous n’avez pas choisi.

Donner à chaque demandeur une recherche qui trouve la pièce

Une fois les commandes hors contrat remontées jusqu’aux pièces, la solution se place là où le demandeur a abandonné. Partium Cockpit est le logiciel des équipes qui gèrent les pièces de rechange : maintenance et achats. Le tableau de bord montre ce qu’il faut faire aujourd’hui, et la fonctionnalité où le faire. Pour les achats, la première vue est celle des dépenses. Voyez où se situent vos dépenses, par catégorie, fournisseur et pièce, jusqu’à la longue traîne.

La seconde, c’est la recherche elle-même, pour le préparateur qui a la vanne en main. La Recherche d’articles trouve la pièce avec les mots dont vous disposez, même quand la fiche est désordonnée. La fiche allemande remonte ainsi pour la plaque en anglais, et avec elle le stock. Une seule recherche montre où la pièce est en stock, sur chaque site, pour la trouver avant de la racheter.

Les règles gardent leur rôle une fois que la recherche a joué le sien. Un demandeur qui voit la vanne sur l’étagère d’une usine sœur a une meilleure option que le site du distributeur, et la plupart la prennent. Réservez une démo, ou demandez la licence de démonstration et remontez les commandes hors contrat du trimestre dernier sur votre propre catalogue.