Ersatzteil-Stammdaten vor S/4HANA: liegen lassen, zusammenführen, ergänzen

Das Stammdatenteam zieht den Ersatzteil-Auszug aus ECC und sortiert ihn nach Kurztext. Drei Zeilen beschreiben denselben Drehgeber. Eine wurde in dem Werk angelegt, dessen Förderanlage heute damit läuft. Eine wurde in einem Schwesterwerk angelegt, das ein Ersatzteil unter eigener Nummer gekauft hat. Die dritte gehört zu einem Werk, das vor Jahren geschlossen wurde, und seine Datensätze stehen noch im Materialstamm. Alle drei ziehen nach S/4HANA um, wenn niemand etwas anderes entscheidet.

Mit S/4HANA liest zum ersten Mal seit Jahren jemand alle Ersatzteile

Die Entscheidung, von SAP ECC auf S/4HANA umzusteigen, ist gefallen und finanziert, und der Materialstamm gehört dazu. Ersatzteile sind die Ecke dieses Materialstamms, die im Alltag niemand von vorn bis hinten liest. Die Instandhaltung sucht das Teil, das sie braucht, der Einkauf bestellt, was er finden kann, und ein Datensatz, nach dem niemand sucht, wird nie wieder gesehen. Die Migration ändert das. Jeder Datensatz im Auszug muss zugeordnet, geladen und geprüft werden, also sieht ausnahmsweise jemand alle an.

Was dabei auftaucht, ist absehbar. Es gibt inaktive Materialien, die seit Jahren niemand angefasst hat. Es gibt dasselbe Teil unter mehreren Nummern, in verschiedenen Werken angelegt von Leuten, die es jeweils gut beschrieben haben, in ihren eigenen Worten. Und es gibt Kurztexte, in denen „ENCODER“ steht und sonst nichts, und die kein Techniker mit einer Suche findet. Ein gemessener Fall zeigt in dieselbe Richtung. Eine Masterarbeit der Universität Lund aus dem Jahr 2024 untersuchte die Ersatzteile eines OEM anhand seiner ERP-Daten, und die Autoren kamen zu dem Schluss, dass das System eine Bereinigung brauchte.

Wer diese Datensätze so umzieht, wie sie sind, trägt ihre Kosten ins neue System: das Teil, das doppelt gekauft wird, weil das erste unter einer anderen Nummer lag, die Reparatur, die auf ein Teil wartet, das niemand findet, die Stunden, in denen Datensätze von Hand abgeglichen werden. Diese Kosten sind in unserem Beitrag über schlechte Ersatzteil-Stammdaten zusammengefasst. Die Migration ist der Moment, in dem das Budget es einem Team erlaubt, sich darum zu kümmern. Es ist nicht das letzte Mal, dass sie auftauchen, und der letzte Abschnitt kommt darauf zurück.

Ersatzteil-Stammdaten vor S/4HANA brauchen drei Entscheidungen je Gruppe

Ein Migrationswerkzeug zieht Datensätze um. Es entscheidet nicht, welche Datensätze es geben sollte, und diese Entscheidung gehört vor dem Laden zu den Leuten, die die Teile kennen. Sie fällt leichter je Gruppe von Datensätzen als Zeile für Zeile. Sortier den Ersatzteil-Auszug in drei Gruppen:

• Liegen lassen. Datensätze ohne Bewegung, ohne Bestand und ohne installiertes Equipment, das sie nutzt. Sie werden nicht geladen, sobald die Instandhaltung abgezeichnet hat, dass keine Maschine das Teil noch braucht.
• Zusammenführen. Datensätze, die dasselbe Teil unter verschiedenen Nummern beschreiben. Ein Datensatz bleibt und übernimmt Bestand und Werksdaten der anderen, und die übrigen werden gesperrt, damit niemand mehr darauf bestellt.
• Ergänzen. Datensätze, von denen die nächste Suche und die nächste Bestellung abhängen, denen aber der Hersteller, die Herstellerteilenummer oder die Merkmale fehlen, die eine Variante von der anderen unterscheiden. Sie ziehen um, sobald diese Felder gefüllt sind.

Am Drehgeber sieht man, wie die drei greifen. Material 300871 im geschlossenen Werk heißt „ENCODER“, hat keine Teilenummer und hat sich seit der Schließung nicht bewegt. Es bleibt liegen, sobald die Instandhaltung bestätigt, dass der Drehgeber nirgends sonst verbaut ist. Material 140552 im Schwesterwerk heißt „DREHGEBER 1024 IMP 10MM“, trägt die Herstellerteilenummer mit Bindestrichen geschrieben und hat zwei Stück auf Lager. Es ist derselbe Drehgeber wie im eigenen Datensatz des Werks mit den Förderanlagen, also wird es in diesen Datensatz zusammengeführt, und seine zwei Drehgeber werden zu Bestand, den beide Werke sehen. Paare wie dieses zu finden kostet die meisten Stunden. Material 100917 im Werk mit den Förderanlagen bleibt nach der Zusammenführung bestehen und zieht um, sobald es vollständig ist: Hersteller, Herstellerteilenummer in einer einzigen Schreibweise, Auflösung, Wellendurchmesser und Ausgangssignal. Die Materialnummern und Texte hier gehören zum Beispiel.

Die Reihenfolge zählt. Wer zuerst die toten Datensätze liegen lässt, macht die Zusammenführung kleiner, denn eine Dublette in einem geschlossenen Werk muss dann nicht mehr zusammengeführt werden. Wer vor dem Ergänzen zusammenführt, füllt die Felder einmal, im verbleibenden Datensatz, statt dreimal. Jede Gruppe braucht außerdem eine andere Unterschrift. Die Instandhaltung zeichnet ab, was liegen bleibt, Lager und Einkauf zeichnen ab, was zusammengeführt wird, und das Stammdatenteam verantwortet, was ergänzt wird.

Die Aufteilung muss zu den Terminen der Migration passen

Den Auszug eines Werks kann man von Hand sortieren. Den Auszug eines Konzerns, mit Zehntausenden Ersatzteil-Datensätzen über Werke und Sprachen hinweg, nicht, und die Migration läuft nach Terminen, die das Stammdatenteam nicht festlegt. Wer nach Bewegung und Bestand sortiert, findet den Großteil der ersten Gruppe an einem Nachmittag. Die zweite und dritte Gruppe brauchen jemanden, der Kurztexte liest, Teilenummern in drei Schreibweisen vergleicht und entscheidet, welche Merkmale jede Art von Teil braucht. Bei diesem Lesen geht einer Aufteilung von Hand die Zeit aus.

Partium Cockpit ist der Ort, an dem das Team diese Arbeit macht. Die Klassifizierung ordnet jedes Teil deines Katalogs am Tag des Uploads ein. Jede Funktion in Cockpit baut auf dieser Ordnung auf. Für den Auszug heißt das: Der Drehgeber landet am Tag des Ladens in seiner Klasse, und die Klasse sagt, welche Merkmale ein vollständiger Datensatz trägt. Die Dublettenbereinigung findet dasselbe Teil unter verschiedenen Nummern und verhindert, dass ein neuer Datensatz im Materialstamm eine weitere hinzufügt. Der DREHGEBER des Schwesterwerks und der Drehgeber des Werks mit den Förderanlagen kommen als eine Gruppe an, und die Zusammenführung bleibt die Entscheidung des Teams. In der Gezielten Attributanreicherung nimmt die vollständige Ergebnistabelle Korrekturen direkt in der Tabelle und als Massenänderung an: Die KI schlägt vor, dein Team korrigiert. Vorschlag und Entscheidung bleiben getrennt, also ist jedes Feld, das im Datensatz des Drehgebers gefüllt wird, eines, das das Team angenommen hat.

Der Stamm ändert sich nach dem Go-live, also laufen die Prüfungen weiter

Am Tag, an dem S/4HANA live geht, sind die Ersatzteil-Stammdaten so sauber, wie sie je sein werden. Am nächsten Morgen legt ein Einkäufer im Schwesterwerk einen Datensatz für ein Teil an, das er nicht finden konnte, und eine neue Maschine kommt mit ihrer Ersatzteilliste. Eine Bereinigung, einmal für die Migration gemacht, beginnt in derselben Woche zu altern. Teams, die ihren Materialstamm schon einmal bereinigt haben, kennen das Muster: Das Geld wird auf einen Schlag ausgegeben, und der Verfall beginnt von vorn.

Die Prüfungen, die den Auszug sortiert haben, braucht der neue Materialstamm jeden Tag: eine Klasse für jedes neue Teil, eine Dublettenprüfung, bevor ein neuer Datensatz gespeichert wird, und die Felder, von denen eine Suche abhängt, gefüllt, bevor das Teil bestellt wird. Dein ERP bleibt das führende System. Partium Agent liest daraus und schreibt zurück, was dein Team entscheidet. So betrieben, bleibt der Drehgeber nach dem Go-live ein Datensatz, und die nächste Migration beginnt nicht mit demselben Auszug.

Fang diese Woche mit einem Werk an. Zieh seinen Ersatzteil-Auszug und sortier ihn in drei Gruppen: keine Bewegung und kein Bestand, dieselbe Herstellerteilenummer unter zwei oder mehr Materialnummern, und Teile im Einsatz, denen Hersteller oder Teilenummer fehlen. Zähl jede Gruppe und bring die erste Liste zur Instandhaltung zum Abzeichnen. Diese drei Zahlen sind die Größe der Entscheidung, die deine Migration gleich trifft. Um dieselbe Aufteilung auf diesem Auszug laufen zu lassen, buch dir eine Demo und sieh es dir auf unserem Demo-Katalog an, oder auf einem Auszug aus deinen Daten.