Ersatzteilpreise kalkulieren: Warum ein einziger Aufschlag die meisten Preise verfehlt

Die meisten Preislisten für Ersatzteile sind auf dieselbe Weise entstanden. Jemand hat auf die Kosten jedes Teils einen Aufschlag gelegt, für Kleinteile vielleicht einen zweiten, und seitdem wird die Liste von Hand nachgezogen. Das Verfahren ist einfach und leicht zu begründen, denn jeder Preis lässt sich auf Kosten zurückführen. Seine Schwäche: Es behandelt jedes Teil in der Liste gleich.

Ersatzteilpreise kalkulieren: Was Fehlpreise kosten, sieht niemand

Im Ersatzteilgeschäft eines OEM steckt in den Ersatzteilen ein großer Teil der Marge. BCG bezifferte 2025 die Bruttomarge auf Ersatzteile und Verbrauchsmaterial auf etwa die Hälfte des Umsatzes. Bei solchen Margen gehört der Preis zu den stärksten Hebeln im Kundendienst, und er wirkt in beide Richtungen. Ist ein Teil, das nur du herstellst, zu billig, verschenkst du Marge, die der Kunde bezahlt hätte. Ist ein Teil, das der Kunde auch woanders bekommt, zu teuer, geht der Auftrag an jemand anderen. Der Preis ist einer der Gründe, warum Kunden Ersatzteile woanders kaufen.

Keiner der beiden Fehler erscheint als Verlust. Für die Marge, die du nie verlangt hast, und für den Auftrag, der zum Händler ging, gibt es keine Zeile im Bericht. Deshalb können ein paar Prozentpunkte Fehlpreis über die ganze Preisliste jahrelang unentdeckt bleiben. Sie aufzuspüren beginnt mit einer Einsicht: Die Liste enthält ganz verschiedene Arten von Teilen. Bevor du weiterliest, zieh dir die zwanzig meistverkauften Teile heraus. Am Ende brauchst du sie.

Drei Positionen, die ein Aufschlag verfehlt

Nimm drei Positionen aus einer Preisliste. Die Zahlen sind gerundet und als Beispiel erfunden. Jedes der drei Teile kostet dich etwas anderes, und die Liste legt auf alle denselben Aufschlag von 40 %.

Eine gefräste Düse für eine deiner eigenen Maschinen kostet dich in der Fertigung 200 €, mit Aufschlag steht sie bei 280 €. Niemand sonst stellt sie her, einen Marktpreis gibt es also nicht. Der Kunde hat nur die Wahl zwischen einer stehenden Maschine und einer Zeichnung, die er einem Lohnfertiger schickt. Für ein Teil, das eine Linie am Laufen hält, sind 280 € weit weniger, als es dem Kunden wert ist. Ein Preis nach diesem Wert könnte bei 450 € liegen.

Einen Linearführungswagen kaufst du beim Hersteller der Führung zu. Er kostet dich 150 €, mit Aufschlag steht er bei 210 €. Der Kunde kann die Herstellernummer vom Wagen ablesen und dasselbe Teil beim Händler des Herstellers kaufen, in diesem Beispiel für 180 €. Hier hebt der Aufschlag den Preis über das, was der Kunde zu zahlen bereit ist, und der Auftrag geht woanders hin.

Ein Standard-Thermoelement Typ K kostet dich 20 € und steht mit 28 € in der Liste. In Online-Katalogen gibt es dasselbe Thermoelement für etwa 24 €. Diesen Preis bestimmt allein der Markt. Wer darüber liegt, verliert den Auftrag und einen Teil des Vertrauens, das der Kunde in den Rest der Liste hat.

Ein Verfahren, drei Ergebnisse: ein Preis zu niedrig, zwei zu hoch. Über die ganze Liste gemittelt kann der Aufschlag trotzdem stimmig wirken, denn die Fehler gehen in beide Richtungen und heben sich in der Summe teilweise auf. Position für Position liegt er bei den meisten daneben. Such dieselben drei Arten von Positionen in deiner eigenen Liste, bevor du einen einzigen Preis änderst.

Teile die Preisliste in drei Gruppen

Die drei Positionen zeigen, wie du sortierst. Bevor du dich für ein Verfahren entscheidest, ordne jedes Teil der Liste einer von drei Gruppen zu. Entscheidend ist, ob der Kunde es auch woanders kaufen kann:

• Teile, die es nur bei dir gibt, nach deiner Zeichnung gefertigt und von niemandem sonst verkauft. Der Preis richtet sich nach dem Wert des Teils für den Kunden und danach, wie kritisch es für die Maschine ist. Dafür brauchst du die Kritikalität jedes Teils und eine Vorstellung davon, was den Kunden eine stehende Maschine kostet.
• Teile, die es woanders unter anderer Nummer gibt, zugekauft bei einem Hersteller, der sie auch über Händler vertreibt. Der Preis richtet sich nach einem Referenzpreis am Markt, also nach dem Preis des Herstellers oder seiner Händler für dasselbe Teil. Dafür brauchst du zu jedem Teil die Herstellernummer und einen aktuellen Referenzpreis.
• Normteile aus dem Katalog, die Online-Kataloge unter einer genormten Bezeichnung verkaufen. Hier bestimmt der Markt den Preis. Dafür brauchst du den aktuellen Katalogpreis und eine Regel, wie nah du dich an ihm hältst.

Innerhalb jeder Gruppe sortierst du ein zweites Mal: danach, wie kritisch das Teil für die Maschine des Kunden ist. Ein kritisches Teil, das es nur bei dir gibt, hat den höchsten Wert. Auch ein kritisches Teil der zweiten Gruppe kann eine Marge über dem Referenzpreis tragen, denn der Kunde bezahlt dafür, das richtige Teil schnell vom Hersteller der Maschine zu bekommen. In jeder Gruppe bleiben deine Kosten die Untergrenze, die kein Preis unterschreitet.

Die meiste Arbeit macht die zweite Gruppe. In den Stammdaten fehlt oft die Verbindung zwischen deiner Artikelnummer und der Herstellernummer, denn das Teil wurde unter der Nummer des Herstellers zugekauft und bei der Aufnahme in deinen Katalog umbenannt. Diese Verbindung wiederherzustellen ist die erste Aufgabe. Sie zeigt dir zugleich, welche deiner Teile ein Kunde auch woanders kaufen kann.

Probier die Sortierung an zwanzig Positionen aus, bevor du die ganze Liste anfasst. Nimm die zwanzig meistverkauften Teile, die du vorhin herausgezogen hast, ordne jedes einer der drei Gruppen zu und vergleiche seinen heutigen Preis mit dem, den das Verfahren seiner Gruppe ergäbe. Liegen die Teile, die es nur bei dir gibt, unter ihrem Wert und die Katalogteile über dem Markt, liegt die Liste in beide Richtungen daneben, und du weißt, wo du anfängst. Steigen dadurch Preise, kommt es darauf an, wie du sie den Kunden ankündigst, genauso wie auf die neuen Zahlen.