Preiserhöhung für Ersatzteile kommunizieren, ohne Kunden zu verlieren

Die Kosten sind gestiegen, und die Preisliste muss nachziehen. Zuerst wurden Material und Fracht teurer, 2026 kamen die Zölle hinzu: Im August berichtete Antone Gonsalves für Supply Chain Dive, dass Deere für 2027 mit einem „step-up“ rechnet, also mit nochmals höheren Zollkosten. Einkäufer spüren denselben Druck von ihrer Seite, wie die Käuferseite desselben Zolls zeigt. Für einen OEM lautet die Frage: Wie hebe ich die Ersatzteilpreise an und behalte die Kunden, die sie bezahlen? Die Antwort liegt vor allem in dem, was rund um das Schreiben passiert, und sie betrifft den Ersatzteilvertrieb genauso wie die Preisliste.

Erst entscheiden, was steigt, dann schreiben

Ein Schreiben ist nur so klar wie die Entscheidung dahinter. Bevor jemand den ersten Satz formuliert, steht fest, welche Positionen steigen, um wie viel und aus welchem Grund jede Gruppe steigt. In einer Preisliste stehen ganz verschiedene Arten von Teilen, und nicht alle steigen gleich. Teile, die nur du herstellst, folgen deinen Kosten und ihrem Wert für den Kunden. Teile, die der Kunde unter der Herstellernummer auch woanders bekommt, folgen dem Preis dieses Herstellers. Normteile aus dem Katalog folgen dem Markt, und manche steigen vielleicht gar nicht. Wie du sie sortierst, zeigen die drei Gruppen einer Preisliste.

Der Grund muss in einen Satz passen und für die Positionen stimmen, die er betrifft. „Die Material- und Frachtkosten für gefräste Teile sind 2026 gestiegen“ ist ein Grund. „Die Marktlage“ ist eine Floskel, die ein Kunde als gar keinen Grund liest. Prüf jetzt auch deine Verträge auf Fristen und Preisklauseln. Wer die Verträge verantwortet, legt den frühesten Termin fest, und das Schreiben richtet sich danach.

Dann denk an die Kunden, die am Morgen nach dem Schreiben beim Ersatzteilvertrieb anrufen. Sie alle stellen mehr oder weniger dieselben wenigen Fragen. Schreib diese Fragen jetzt auf, solange die Entscheidung frisch ist, und die Antworten gleich daneben.

Wer zuerst von der Preiserhöhung für Ersatzteile erfährt

Wie eine Preiserhöhung für Ersatzteile ankommt, hängt davon ab, wer in welcher Reihenfolge davon erfährt. Wer sie aus einem Schreiben erfährt, mit dem er nicht gerechnet hat, ruft an, um sich zu beschweren, oder kauft still und leise woanders.

Informiere zuerst den Ersatzteilvertrieb, ein paar Tage bevor irgendetwas rausgeht. Dort kommen die Anrufe an, und ein Vertrieb, der von der Erhöhung erst durch einen Kunden erfährt, verspielt dessen Vertrauen in einem einzigen Telefonat. Gib dem Team den Grund, den Termin, die betroffenen Positionen und die Antworten auf die drei Fragen, die es am häufigsten hören wird:

• „Warum wird das teurer?“ Der Grund aus dem Schreiben in einem Satz, und zu welcher Gruppe das Teil gehört.
• „Gilt das auch für meine offene Bestellung?“ Was mit Bestellungen vor dem Stichtag passiert, so wie es deine Bedingungen regeln.
• „Kann ich noch zum alten Preis bestellen?“ Ob es vor dem Stichtag noch ein Zeitfenster gibt, und bis wann.

Danach rufst du die Schlüsselkunden und die Händler an. Ein Anruf ihres Ansprechpartners eine Woche vor dem Schreiben zeigt ihnen, dass sie wichtig sind, und lässt ihnen Zeit, ihre eigenen Budgets zu planen. Erst dann geht das Schreiben an alle anderen. Im Portal änderst du die Preise an dem Tag, den das Schreiben nennt, keinen Tag früher. Sieht ein Kunde den neuen Preis im Portal, bevor das Schreiben da ist, hat er eine Erhöhung entdeckt, die du scheinbar verstecken wolltest.

Das Schreiben, Teil für Teil

Ein gutes Preisschreiben ist kurz und hat sechs Teile mit je ein oder zwei Sätzen. Die Zahlen im Beispiel sind erfunden.

Was sich ändert. „Ab dem 1. März 2027 steigen die Preise für 410 der 3.200 Ersatzteile in unserer Preisliste.“ Nenn die Zahl der Positionen und den Termin gleich im ersten Satz. So weit lesen die Kunden, manche nicht weiter.

Warum. „Die Material- und Frachtkosten für gefräste Teile und Gussteile sind im Lauf des Jahres 2026 gestiegen.“ Ein Satz, der für die betroffenen Positionen stimmt.

Ab wann. Noch einmal der Termin, und was mit Bestellungen passiert, die davor eingehen. Wiederhol ihn, denn an dieser Stelle schauen die Kunden später nach.

Welche Teile. Eine Liste oder ein Link darauf, mit der Nummer, dem alten und dem neuen Preis jedes betroffenen Teils. Eine Pneumatik-Verschraubung, die von 14,20 € auf 15,10 € steigt, muss sich über ihre Nummer in Sekunden finden lassen.

Was gleich bleibt. Die Teile, deren Preis sich nicht ändert, die Lieferzeiten, die Servicebedingungen. Eine Erhöhung fällt Kunden stärker auf als das, was bleibt. Also sag, was bleibt.

Wen anrufen. Eine Ansprechperson mit Namen oder die Durchwahl des Ersatzteilvertriebs, mit Erreichbarkeit. Endet ein Schreiben mit einer allgemeinen Adresse, liest der Kunde daraus: Hier will niemand den Anruf.

Sag es klar. Eine Erhöhung, die in einer neuen Zuschlagszeile oder im Kleingedruckten der Rechnung steckt, erreicht den Kunden trotzdem, nur später und als Überraschung, und sie kostet mehr Vertrauen als die Erhöhung selbst.

Nach dem Schreiben: Hör auf den Vertrieb

Ob die Entscheidung richtig war, zeigen die Wochen nach dem Schreiben. Bitte den Ersatzteilvertrieb, jeden Anruf zur Erhöhung festzuhalten: den Kunden, das Teil, die Frage und was der Kunde danach getan hat. Nach wenigen Wochen zeigt sich ein Muster. Häufen sich die Anrufe bei einer Gruppe von Teilen, ist diese Gruppe oft zu stark gestiegen, oder ihr Grund hat nicht überzeugt.

Nach drei Monaten schaust du dir die geänderten Positionen noch einmal an. Vergleiche die Bestellungen jeder Gruppe mit denselben Monaten des Vorjahres, und schau am genauesten auf die Teile, die Kunden auch woanders kaufen können. Diese Aufträge gehen ohne Anruf verloren. Eine Position, deren Bestellungen gesunken sind, während der Rest gehalten hat, gehört noch einmal auf den Tisch.

Bevor dein nächstes Schreiben rausgeht, fang mit dem Briefing an. Schreib die drei Fragen auf, die dein bester Kunde stellen wird, und formuliere die Antworten für den Vertrieb, bevor du das Schreiben aufsetzt.