Herstellerteilenummer statt OEM-Teilenummer: das Teil vom Hersteller

Eine Nachbestellung wie jede andere. An einer Verpackungslinie muss ein Drucksensor getauscht werden. Im Materialstamm steht er unter der Teilenummer des Maschinenbauers, und die letzten drei Bestellungen gingen an den Maschinenbauer, zu dessen Preis. Der Sensor im Ersatzteillager erzählt etwas anderes. Auf dem Gehäuse stehen Logo und Typenschlüssel eines Sensorherstellers, der genau dieses Modell über seine eigenen Händler verkauft, oft mit Lager in der Nähe. Der Maschinenbauer hat den Sensor zugekauft, eingebaut und ihm eine eigene Nummer gegeben. Seitdem zahlt das Werk seinen Aufschlag mit, weil niemand die Nummer des Herstellers notiert hat.

Was die Umstellung ist und wo sie endet

Bei der Umstellung hältst du fest, wer das Teil hinter der Nummer des Maschinenbauers herstellt und unter welcher Herstellerteilenummer. Danach kaufst du dasselbe Teil beim Hersteller oder bei seinen Händlern. Am Teil selbst ändert sich nichts: derselbe Sensor aus derselben Fabrik, unter der Nummer, unter der ihn sein Hersteller verkauft. Deshalb ist sie der sicherste Schritt im Ersatzteileinkauf: Das Werk tauscht kein Teil gegen ein anderes, sondern eine Bezugsquelle gegen eine andere.

Diese Grenze ist schnell überschritten. Führt der Katalog des Herstellers eine neuere Version, einen anderen Stecker oder einen anderen Druckbereich, ist es nicht mehr dasselbe Teil. Dann geht es um ein Alternativteil mit eigener Prüfung, wie sie der Beitrag zu Form, Fit, Function beschreibt. Und die Umstellung ist enger als die Frage, wer ein Teil sonst noch liefern kann, wenn nur der OEM sichtbar ist. Dafür gibt es einen eigenen Beitrag. Hier geht es um einen einzigen Schritt: dasselbe Teil, sein Hersteller, dessen Nummer.

Warum die Herstellernummer fehlt

Der Materialstamm hält fest, was das Werk bei der Lieferung der Maschine erfahren hat. Das ist die Ersatzteilliste des Maschinenbauers. Also stehen im Datensatz seine Nummer, ein Kurztext und ein Preis, aber nicht, wer das Teil gebaut hat. Den Typenschlüssel des Herstellers findest du am Teil im Lager, an der Maschine oder in einer alten Zeichnung. In den Datensatz schafft er es fast nie, und jede Nachbestellung beginnt beim Datensatz.

Mit den Jahren wird die Lücke größer. Derselbe Sensor wird für eine zweite Linie unter der Nummer eines anderen Maschinenbauers gekauft, dann einmal im Notfall beim Händler unter der Herstellernummer. Am Ende hat das Werk drei Datensätze für ein Teil und weiß nicht, dass sie zusammengehören. Wer einen davon öffnet, sieht eine einzige Quelle und einen festen Preis. Der erste Schritt jeder Umstellung ist deshalb, den Hersteller hinter der Nummer des Maschinenbauers zu finden und ihn dort einzutragen, wo der nächste Einkäufer nachsieht.

Welche Teile zuerst umgestellt werden

Nicht jedes Teil gehört umgestellt, und die Ausnahmen zählen genauso viel wie die Kandidaten. Hat der Maschinenbauer ein Teil verändert, auf die Maschine kalibriert, als Baugruppe geprüft oder eine Gewährleistung oder Zertifizierung an seine Nummer gebunden, dann hat er etwas hinzugefügt. Seine Nummer bleibt. Das gilt auch, wenn sein Service den Preis wert ist, etwa bei einem schwer zugänglichen Bauteil, das sein Techniker im Rahmen eines Servicevertrags einbaut.

Für alle anderen Teile entscheidet eine kurze Prüfung, ob sie in Frage kommen:

• Hersteller und Herstellerteilenummer sind bekannt und passen zum Teil in der Maschine
• der Maschinenbauer hat das Teil weder verändert noch kalibriert noch zu einem Set ergänzt
• keine Gewährleistung, Sicherheitszertifizierung und kein Servicevertrag hängt an seiner Nummer
• das Teil wird oft genug oder zu einem Preis gekauft, bei dem sich die Umstellung lohnt

Fang dort an, wo alle vier Punkte zutreffen und am meisten Geld fließt. In den meisten Werken stehen elektrische und hydraulische Komponenten und Sensoren oben auf der Liste, also Teile, die Maschinenbauer zukaufen statt selbst fertigen. Beim Hersteller zu kaufen kann auch den Weg des Teils verkürzen. Das wiegt schwerer, solange Stahlzölle die Ersatzteilpreise über Aufschläge nach oben treiben.

Die Umstellung gehört in den Datensatz

Eine Umstellung, die nur im Postfach eines Einkäufers steht, ist mit der nächsten Nachbestellung verloren. Sie gehört in den Materialstamm, zum ursprünglichen Material: Hersteller, Herstellerteilenummer, die neue Bezugsquelle, das Datum der Entscheidung und wer sie getroffen hat. Die Nummer des Maschinenbauers bleibt als Querverweis im Datensatz. So findet die Instandhaltung das Teil weiter über das Handbuch des Maschinenbauers, und die Bedarfsanforderung landet auf dem richtigen Material. Tauchen die drei Datensätze für einen Sensor auf, werden sie vor der nächsten Bestellung zu einem zusammengeführt.

Genau dafür ist Partium Cockpit gebaut. Partium Cockpit ist die Software für die Teams, die sich um Ersatzteile kümmern: Instandhaltung und Einkauf. Das Dashboard zeigt, was heute zu tun ist, und die Funktion, in der du es erledigst. Bei einer Umstellung lautet die erste Frage, wer das Teil gebaut hat. Die Lieferantensuche findet, wer das Teil noch herstellt oder verkauft – bis zum Originalhersteller hinter der Händlernummer. Ist der Datensatz zu dünn für eine Antwort, werden zuerst die Lücken gefüllt. Die gezielte Attributanreicherung ergänzt, was einem Datensatz fehlt – genau die Attribute, die du für die nächste Entscheidung brauchst. Ist der Hersteller bekannt, folgt die Preisfrage. Der Preis-Benchmark sagt dir, was ein Teil kosten sollte – so hast du für jeden Preis, den du zahlst, einen Vergleichswert. Und auch das Gespräch mit dem Maschinenbauer läuft anders, weil du jetzt weißt, was das Teil ist und wo es sonst zu haben ist. Bereite jede Lieferantenverhandlung auf einer Seite vor: was du dort kaufst und was es kosten sollte.

Nimm dir die Teile vor, die dein Werk am häufigsten nachbestellt, und sieh nach, wie viele davon eine Herstellernummer tragen, die nie jemand notiert hat. Buch eine Demo und sieh es dir an unserem Demo-Katalog an oder an einem Auszug aus deinen eigenen Teilen.