Lagerhüter im Ersatzteillager: erst sortieren, dann räumen

Die Finanzabteilung will den Bestand senken, und der Lagerleiter hat die Liste, die zeigt, dass es geht: jedes Teil ohne Entnahme seit drei Jahren. Auf der Werkbank an der Tür liegen zwölf Keilriemenscheiben aus Grauguss unter einer Staubschicht. Eine wurde eingebaut. Die anderen elf warten seitdem. Weiter unten auf derselben Liste steht die Ersatz-Kupplungs-Brems-Einheit der Hauptpresse, die sich ebenfalls seit acht Jahren nicht bewegt hat und ohne die das Werk nicht laufen kann. Im Bericht sehen beide Teile gleich aus. Nur eins davon kann weg, und die Leitung der Instandhaltung weiß, welches.

Totbestand entsteht aus guten Gründen

Bestand ist das Mittel, mit dem das Ersatzteillager sein Versprechen der Verfügbarkeit hält, deshalb fühlt sich zu viel immer wie die sichere Seite an. Die Instandhaltung hat gelernt, was ein Fehlteil kostet, und ein Teil im Regal ist die Antwort, der sie vertraut. Der Einkauf nennt das Ergebnis Horten. Aus Sicht der Werkstatt ist es eine vernünftige Reaktion auf das letzte Mal, als eine Linie auf ein Teil gewartet hat.

Drei weitere Gewohnheiten vergrößern den Haufen. Ein Teil, das einmal gebraucht wird, wird im Dutzend gekauft, weil die Preisstaffel oder die Mindestbestellmenge des Lieferanten zwölf billiger aussehen ließ als eins. So kamen die Riemenscheiben ins Lager. Eine Maschine wird außer Betrieb genommen, und ihre Ersatzteile bleiben im Regal, weiter gebucht, weiter gezählt. Im Ersatzteillager hat das, was dabei zurückbleibt, längst eigene Namen: Lagerhüter, die das Regal bewachen, und Ersatzteilleichen, die keiner mehr anfasst.

Die Forschung zeigt, wie schnell ein Teil von langsam zu still rutscht. In einer Studie zu Serviceteilen von 2011 fanden Forschende der Erasmus-Universität Rotterdam, dass mehr als die Hälfte der nur einmal bestellten Teile im folgenden Zeitraum keinen weiteren Bedarf hatte, weit mehr, als der Zufall erwarten ließe. Eine Fallstudie zur Ersatzteilorganisation eines Aufzugherstellers an der Universität Vaasa nannte Fehler in den Planungsdaten als ersten Grund für Überbestand. Falsche Dispositionsparameter und Datensätze, die das Teil nicht beschreiben, kaufen weiter, was niemand entnimmt. Bevor du kürzt, sieh dir also an, wie jedes Teil dorthin gekommen ist.

Lagerhüter danach sortieren, warum sie liegen

Ein Wort braucht eine eigene Zeile. „Obsolet“ hat im Ersatzteillager zwei Bedeutungen. Die erste ist ein Teil, das vom Hersteller abgekündigt ist, also eine Frage des Lebenszyklus. Die zweite ist Bestand, der sich nicht mehr bewegt, und um den geht es hier. Ein Teil kann das eine sein, ohne das andere zu sein.

Nimm ein Ersatzteillager in einem Presswerk und vier Teile von der Liste der Finanzabteilung. Das erste ist ein Satz Greiferfinger für eine Transfereinheit, die beim Umbau der Pressenlinie 2 ausgebaut wurde. Keine Maschine im Werk nimmt sie mehr auf. Das zweite sind die elf Riemenscheiben, gekauft in einer Menge, die niemand brauchte. Das dritte ist eine Hydraulik-Zahnradpumpe, die sich hier seit vier Jahren nicht bewegt hat, während der Einkäufer im Schwesterwerk gerade dieselbe Pumpe bestellen will. Das vierte ist die Kupplungs-Brems-Einheit, die nie entnommen wurde und im Regal bleiben muss.

Nur die ersten beiden sind Totbestand. Die Greiferfinger gehören zu einer Maschine, die es nicht mehr gibt, und die Riemenscheiben werden die Presse überdauern, für die sie gekauft wurden. Die Zahnradpumpe ist eine Umlagerung, die nur darauf wartet, stattzufinden. Die Kupplungs-Brems-Einheit ist eine Versicherung, die das Werk schon bezahlt hat, und sie bleibt. Ein Bericht, der nach dem Datum der letzten Entnahme sortiert, stellt alle vier in eine Spalte. Wer danach sortiert, warum das Teil liegt, bekommt für jedes eine eigene Entscheidung.

Dieselbe Durchsicht findet die Teile, die ausgegangen sind

Die Liste der Teile, die niemand entnimmt, hat einen Zwilling. Im selben Ersatzteillager gehen die Teile aus, die jeden Monat entnommen werden, und eine Linie wartet auf ein Teil, während in den Regalen andere liegen, die niemand anrührt. Beides kommt aus denselben Gewohnheiten: Bestand, der einmal festgelegt und selten geprüft wird, gekauft nach der Preisstaffel statt nach Verbrauch. Das ist der zweite der Kostentreiber in der Instandhaltung: Bestand am falschen Ort, doppelt bezahlt.

Damit hat die Durchsicht einen zweiten Zweck. Das Kapital, das die Räumung freisetzt, muss nicht unangetastet an die Finanzabteilung zurückgehen. Es geht zuerst an die Teile, die im letzten Jahr ausgegangen sind, denn diese Fehlteile haben dem Ersatzteillager das Horten beigebracht. Wenn die Regale halten, was entnommen wird, wird das Argument für zwölf von allem schwächer. Lass dir vom Ersatzteillager die Liste der Fehlteile des letzten Jahres geben, und leg sie vor dem Termin neben die Liste der Lagerhüter.

Erst umlagern, kritische Ersatzteile behalten, dann räumen

Die Reihenfolge der Durchsicht zählt mehr als ihr Tempo. Beginne mit jedem Teil, dem darin gebundenen Kapital und seiner Kritikalität. Frag dann, ob ein anderes Werk es braucht, denn ein Teil, das in ein Schwesterwerk umgelagert wird, muss niemand noch einmal suchen und kaufen. Die Zahnradpumpe verlässt diesen Schritt auf einem Lkw ins Schwesterwerk.

Nimm als Nächstes die kritischen Ersatzteile heraus. Die Instandhaltung legt fest, ohne welche Teile das Werk nicht laufen kann, und dieses Urteil wiegt schwerer als jede Umschlagszahl. Die Kupplungs-Brems-Einheit verlässt die Liste hier und kommt nicht mehr auf sie zurück. Was übrig bleibt, ist der eigentliche Totbestand: Ersatzteile für Maschinen, die es nicht mehr gibt, und Mengen, die niemand brauchte. Diese Teile können verkauft, zurückgegeben oder verschrottet werden.

Bevor etwas das Lager verlässt, geht die Liste zur Instandhaltung, die sie abzeichnet. Bitte auch deine erfahrensten Betriebsingenieure, sie zu lesen. Die Liste enthält Teile für ältere Maschinen, die heute schwer zu bekommen sind, und diese Leute wissen, welche Presse das alte Teil noch nimmt. Eine abgezeichnete Liste kann der Einkauf auch verteidigen, wenn die Finanzabteilung fragt, warum mancher langsame Bestand geblieben ist. Was vor und nach dieser Durchsicht kommt, damit ein Ersatzteillager in Form bleibt, behandelt der Leitfaden zum Ersatzteilmanagement.

Partium Cockpit sortiert die Liste und hält kritische Ersatzteile im Regal

Partium Cockpit führt diese Durchsicht über deinen ganzen Katalog, und die Instandhaltung behält das letzte Wort. Es zeigt das Kapital in Bestand, den niemand abruft, Teil für Teil. Das beantwortet die Frage der Finanzabteilung, und das Ersatzteillager braucht mehr, um die Liste zu sortieren. Cockpit zeigt Totbestand und Überbestand, Teil für Teil, mit dem jeweils gebundenen Kapital und seiner Kritikalität. Bevor etwas geräumt wird, geht die Zahnradpumpe dorthin, wo sie gebraucht wird. Cockpit findet das Werk, das Bestand braucht, den ein anderes Werk hält. Die Kupplungs-Brems-Einheit kommt nie auf die Liste zum Abbau. Die Kritikalität, die dein Team festlegt, geht vor dem Modell. Ein Ersatzteil, ohne das die Anlage nicht läuft, wird nicht als abzubauender Bestand markiert.

Fang diese Woche mit einem Ersatzteillager an. Zieh jedes Teil ohne Entnahme seit drei Jahren, nimm die zwanzig, die am meisten Kapital binden, und sortier sie in die vier Arten: umlagern, behalten, abgebaute Maschine, zu viel gekauft. Bring die Liste dann zur Instandhaltung, bevor sie an die Finanzabteilung geht. Um dieselbe Sortierung über deinen ganzen Katalog laufen zu lassen, buch dir eine Demo und frag nach der Demo-Lizenz für deinen eigenen Katalog.