Stock muerto de repuestos: clasifícalo antes de liberarlo

Finanzas quiere bajar el stock, y el responsable del almacén tiene la lista que demuestra que se puede: todos los repuestos sin una sola salida en tres años. En el banco junto a la puerta hay doce poleas trapezoidales de fundición bajo una capa de polvo. Se montó una. Las otras once esperan desde entonces. Más abajo en la misma lista está la unidad de embrague-freno de repuesto de la prensa principal, que tampoco se ha movido en ocho años y sin la que la planta no puede funcionar. En el informe, los dos repuestos parecen iguales. Solo uno puede salir, y el responsable de mantenimiento sabe cuál.

El stock muerto se acumula por buenas razones

El stock es la forma en que el almacén cumple su promesa de disponibilidad, así que tener de más siempre parece el lado seguro. Mantenimiento ha aprendido lo que cuesta una rotura de stock, y un repuesto en la estantería es la respuesta en la que confía. Compras lo llama acaparar. Desde el taller es una respuesta racional a la última vez que una línea esperó un repuesto.

Otras tres costumbres hacen crecer el montón. Un repuesto que se necesita una vez se compra por docenas, porque el descuento por volumen o el pedido mínimo del proveedor hacían que doce parecieran más baratos que uno. Así llegaron las poleas. Una máquina se retira del servicio y sus repuestos se quedan en la estantería, todavía contabilizados, todavía contados. En los almacenes alemanes, mantenimiento tiene su propia jerga para lo que queda: Lagerhüter, «guardianes del almacén», repuestos que custodian la estantería, y Ersatzteilleichen, «cadáveres de repuestos».

La investigación muestra lo rápido que un repuesto pasa de moverse poco a no moverse nada. En un estudio de 2011 sobre repuestos de servicio, investigadores de la Universidad Erasmus de Róterdam observaron que más de la mitad de los repuestos pedidos una sola vez no volvieron a tener demanda en el periodo siguiente, mucho más de lo que predeciría el azar. Un estudio de caso sobre la organización de repuestos de un fabricante de ascensores, de la Universidad de Vaasa, situó los errores en los datos de planificación en primer lugar entre las causas del exceso de stock. Los parámetros de reposición equivocados y los registros que no describen el repuesto siguen comprando lo que nadie retira. Así que, antes de recortar, mira cómo llegó ahí cada repuesto.

Clasifica el stock muerto según por qué dejó de moverse

Una palabra necesita una línea propia. «Obsoleto» tiene dos sentidos en el almacén. El primero es un repuesto descatalogado por su fabricante, que es una cuestión de ciclo de vida. El segundo es el stock que ya no rota, que es el tema de este artículo. Un repuesto puede ser lo uno sin lo otro.

Toma un almacén de una planta de estampación y cuatro repuestos de la lista de finanzas. El primero es un juego de dedos de pinza de una unidad de transferencia que se desmontó al reconstruir la línea de prensas 2. Ninguna máquina de la planta los usa. El segundo son las once poleas, compradas en una cantidad que nadie necesitaba. El tercero es una bomba hidráulica de engranajes que aquí no se ha movido en cuatro años, mientras el comprador de la planta hermana está a punto de pedir la misma bomba. El cuarto es la unidad de embrague-freno, que nunca se ha retirado y debe quedarse en la estantería.

Solo los dos primeros son stock muerto. Los dedos de pinza sirven a una máquina que ya no existe, y las poleas durarán más que la prensa para la que se compraron. La bomba de engranajes es un traspaso a la espera. La unidad de embrague-freno es un seguro que la planta ya ha pagado, y se queda. Un informe que ordena por la fecha de la última salida pone los cuatro en la misma columna. Clasificarlos según por qué dejaron de moverse da a cada uno su propia decisión.

La misma revisión encuentra los repuestos que se agotaron

La lista de repuestos que nadie retira tiene un gemelo. En el mismo almacén, los repuestos que se retiran cada mes se agotan, y una línea espera un repuesto mientras las estanterías guardan otros que nadie toca. Los dos vienen de las mismas costumbres: stock fijado una vez y rara vez revisado, comprado por el descuento por volumen y no por el consumo. Es el segundo de los factores de coste del mantenimiento: stock en el sitio equivocado, pagado dos veces.

Eso da a la revisión un segundo propósito. El capital que se libera no tiene por qué volver intacto a finanzas. Va primero a los repuestos que se agotaron el último año, porque esas roturas de stock son las que enseñaron al almacén a acaparar. Cuando las estanterías tienen lo que se consume, pierde fuerza el argumento de tener doce de todo. Pide al almacén su lista de roturas de stock del año pasado y ponla junto a la lista de stock muerto antes de la reunión.

Traspasa primero, mantén los críticos y luego libera

El orden de la revisión importa más que su velocidad. Empieza por cada repuesto, el capital inmovilizado en él y su criticidad. Después pregunta si otra planta lo necesita, porque un repuesto que se traspasa a una planta hermana es un repuesto que nadie tiene que buscar y volver a comprar. La bomba de engranajes sale de este paso en un camión hacia la planta hermana.

Después, saca los repuestos críticos. Mantenimiento fija sin qué repuestos no puede funcionar la planta, y ese criterio prevalece sobre cualquier cifra de rotación. La unidad de embrague-freno sale de la lista aquí y no vuelve a ella. Lo que queda es el stock muerto propiamente dicho: repuestos de máquinas que ya no están y cantidades que nadie necesitaba. Esos se pueden vender, devolver o achatarrar.

Antes de que salga nada, la lista va a mantenimiento para que la firme. Pide también a tus ingenieros de planta más veteranos que la lean. La lista incluye repuestos de máquinas antiguas que ahora cuesta conseguir, y ellos son quienes saben qué prensa sigue usando el repuesto antiguo. Una lista firmada es además una que compras puede defender cuando finanzas pregunte por qué se quedó algo de stock lento. Para la práctica más amplia de mantener un almacén en forma, la guía de gestión de repuestos cubre lo que viene antes y después de esta revisión.

Partium Cockpit clasifica la lista y mantiene los críticos en la estantería

Partium Cockpit hace esta revisión en todo tu catálogo, y mantenimiento tiene la última palabra. Muestra el capital inmovilizado en stock que nadie consume, repuesto a repuesto. Eso responde a la pregunta de finanzas, y el almacén necesita más para clasificar la lista. Cockpit presenta stock muerto y exceso de stock, repuesto a repuesto, con el capital inmovilizado en cada uno y su criticidad. Antes de liberar nada, la bomba de engranajes va donde se necesita. Cockpit encuentra la planta que necesita el stock que tiene otra planta. La unidad de embrague-freno nunca llega a la lista de recortes. La criticidad que fija tu equipo prevalece sobre el modelo, así que un repuesto sin el que la planta no funciona no se marca como stock a reducir.

Empieza esta semana con un almacén. Saca todos los repuestos sin ninguna salida en tres años, toma los veinte que más capital inmovilizan y clasifícalos en los cuatro tipos: traspasar, mantener, máquina retirada, comprado de más. Después lleva la lista a mantenimiento antes de que vaya a finanzas. Para hacer la misma clasificación en todo tu catálogo, reserva una demo y pide la licencia de demostración con tu propio catálogo.